Электронная подпись для участия в закупках — какая нужна и где получить

Чтобы поучаствовать в торгах, компании потребуется электронная подпись. В статье рассказываем, какая именно подпись нужна, как получить и можно ли обойтись без неё.

А если у вас нет времени читать текст целиком, то переходите в последний пункт «Статья за 30 секунд», мы пересказали там основные тезисы.

Какая электронная подпись подойдёт для участия в торгах в роли поставщика

Электронная подпись — это аналог подписи на бумаге, но в электронном виде. Подписи бывают трёх видов и различаются степенью защиты. Подробнее об этом мы рассказывали в статье «Как получить электронную подпись и упростить себе бизнес».

Чтобы поучаствовать в госзакупках и получить шанс стать поставщиком товаров или услуг для заказчика, компании потребуется электронная подпись. Все госзакупки проходят в рамках ФЗ №44 и ФЗ № 223. Подробнее о разнице между этими видами закупок мы рассказали в статье «Как участвовать в торгах на сайте госзакупок».

Но для обоих видов тендеров потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП или УКЭП). Она нужна, чтобы зайти на электронную торговую площадку, предоставить документы и подписать контракт.

Андрей Сегренёв, руководитель компании «РосТендер»:Различия между КЭП для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ нет. Для участия в закупках необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. Исключением являются электронные торговые площадки, для работы на которых КЭП должна содержать дополнительные расширения для доступа к этим площадкам. Например, площадки B2B-Centre, Фабрикант, электронный магазин РЖД.

На каком этапе закупки нужна КЭП и можно ли обойтись без неё

Некоторые этапы закупки или даже вся процедура могут проводиться без КЭП. Но это скорее исключение, чем правило. Чаще КЭП может потребоваться на этапе регистрации на электронной торговой площадке (ЭТП), в момент подачи заявки, подписания контракта, закрывающих документов по исполненному контракту. Т.к. оформление подписи занимает время, лучше позаботиться об этом заранее.

Обычно заказчик указывает требования к подписи в документации к закупке, а также на площадке, на которой проводится закупка.

Андрей Сегренёв, руководитель компании «РосТендер»:Существуют процедуры, которые не требуют наличия электронной подписи. Например, запросы цен, котировок, конкурсы в коммерческих закупках, могут проводиться заказчиками в бумажной форме. В таких случаях заказчик указывает адрес электронной почты или почтовый адрес, на который поставщики направляют свои предложения. Но и в таких закупках есть вероятность, что заказчик запросит у поставщика дополнительно направить на электронную почту документы, заверенные КЭП. Ещё бывают некоторые закупки у единственного поставщика, когда контракт с победителем подписывается на бумаге. Также среди коммерческих закупок, которые проводятся на ЭТП, могут встречаться процедуры, не требующие подписи.

Кому в компании нужна квалифицированная электронная подпись

Строгих требований нет — можно выпустить КЭП хоть на каждого сотрудника компании, если есть такая потребность. Но обычно это не нужно. Главное, чтобы электронная подпись была у руководителя компании — именно она потребуется, чтобы зарегистрироваться на электронной площадке.

А вот подавать заявки на участие и подписывать контракты можно УКЭП уполномоченного сотрудника. Но это не обязательно — подавать заявки и подписывать контракты руководитель может самостоятельно, тогда можно не выпускать дополнительных КЭП. 

Андрей Сегренёв, руководитель компании «РосТендер»:Чтобы у сотрудников была возможность самостоятельно подписывать заявки на участие и контракты, лучше выпустить сертификат подписи на сотрудника организации. Руководителю организации не стоит передавать свою КЭП в пользование сотрудникам, поскольку электронная подпись является аналогом собственноручной подписи и имеет равную юридическую силу.

Где и как получить ЭЦП для торгов

Руководитель юридического лица может бесплатно получить усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России, или в аккредитованном удостоверяющем центре. Перечень таких удостоверяющих центров есть на сайте Министерства связи. Лучше выбирать центр, у которого есть сервисный центр в вашем городе поставщика. Если в процессе выдачи подписи возникнут ошибки, будет проще приехать и разобраться в ситуации.

Вот как получить КЭП

На руководителя компании. Руководитель должен лично посетить отделение ФНС, подать заявление на выпуск сертификата и записать его на токен (сертифицированный носитель — USB-флешка). 

При себе необходимо иметь: 

• паспорт,

• СНИЛС,

• сертифицированный носитель.

На сотрудника компании. Сотрудники организаций могут получить подпись в любом аккредитованном Удостоверяющем центре. Необходимо обратиться в УЦ, подать заявку на выпуск сертификата и лично посетить удостоверяющий центр, чтобы пройти идентификацию. 

При себе необходимо иметь:

• паспорт,

• СНИЛС,

• сертифицированный носитель,

• заявление на выпуск сертификата, если заявка оформлялась онлайн,

• доверенность, заверенную руководителем организации.

Важно. При первом выпуске сертификата квалифицированной электронной подписи, налоговую или удостоверяющий центр нужно посетить лично и руководителю, и сотруднику компании. А при повторном выпуске сертификат можно получить в дистанционном формате — нужно будет подписать заявку действующей КЭП. 

А как использовать КЭП на электронной торговой площадке, мы рассказали в статье «Как участвовать в электронных торгах с государством».

Андрей Сегренёв, руководитель компании «РосТендер»:Сертификат электронной подписи записывается на сертифицированный носитель. Чаще всего используются Рутокен и JaCarta. КЭП, выпущенная УЦ ФНС или доверенными лицами УЦ ФНС, действует 15 месяцев, её нельзя скопировать на компьютер или другой носитель, также не предусмотрена запись дополнительных расширений на такую КЭП. Руководитель организации может иметь только один действующий квалифицированный сертификат, полученный в УЦ ФНС или у доверенных лиц ФНС. При выпуске второго сертификата, действие предыдущего будет аннулировано. Если организация планирует участие в закупках на тех ЭТП, где требуются дополнительные расширения, необходимо приобрести подпись с расширениями, поскольку универсальная КЭП не будет работать на таких площадках. Приобрести такую подпись можно в любом аккредитованном Удостоверяющем центре, она выпускается на сотрудника организации.

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Статья за 30 секунд

• Чтобы стать участником госзакупок, компании понадобиться усиленная квалифицированная электронная подпись. Она подойдёт для большинства торгов.

• Иногда для некоторых этапов закупки КЭП не требуется, но чаще всего без неё даже не получится зарегистрироваться на торговой площадке. 

• Чтобы зарегистрироваться на электронной торговой площадке, нужна КЭП руководителя — этого достаточно. Если подавать заявки и отправлять документы на торги будут сотрудники, то подпись можно получить и для них.

• Руководитель юрлица может оформить КЭП бесплатно в удостоверяющем центре ФНС России, или в аккредитованном удостоверяющем центре.