Электронная подпись (ЭП) — аналог подписи на бумаге, только в электронном виде. ЭП имеет ту же юридическую силу, что и реальная подпись на бумажном документе. Если документ подписан ЭП, его мгновенно можно отправить контрагентам, которые находятся в других городах — не нужно отправлять документы по почте или факсу и ждать возврата подписанных копий. ЭП позволяет полностью отказаться от обмена бумажными документами. А ещё можно отправить декларацию, подписанную ЭП, в налоговую и не ходить туда — сдавать отчётность тоже можно в электронном виде.
Вот как оформить электронную подпись и во сколько она обойдётся.
Зачем нужна ЭП
Обычно мы подписываем договоры при личной встрече. Это удобно, если контрагент живёт в том же городе. Но когда партнёры расположены в других городах по всей стране, нам приходится обмениваться сканами по электронной почте или отправлять оригиналы почтой. Это отнимает время. А если отправлять документы курьером, это ещё и дополнительные расходы. Оформив ЭП, можно подписывать документы в несколько кликов.
ЭП позволяет полностью отказаться от бумажных документов и работать в онлайне:
- наладить электронный документооборот с контрагентами, удалёнными сотрудниками и государством;
- не тратить время на печать и отправку документов в другие города и страны;
- не платить за доставку документов контрагентам и сотрудникам;
- участвовать в госзакупках и электронных торгах;
- удалённо регистрировать сделки по покупке и продаже офисов, торговых площадей и другой коммерческой недвижимости;
- быть уверенными в юридической силе сделок;
- сдавать отчётность в системе ЕГАИС (тем, кто занимается покупкой и продажей алкоголя);
- ездить по всему миру и не задумываться об обмене документами на бумажном носителе.
Как работает ЭП
Допустим, вы отправили контрагенту договор на подпись по электронной почте. Можно использовать ЭП, и тогда не придётся встречаться лично.
Электронная подпись, которая состоит из открытого и закрытого ключа. «Ключ» — в данном случае небольшая программа, записанная на флеш-карте.
Открытый ключ шифрует информацию: он доступен и предпринимателю, и тому с кем он подписывает документ, то есть контрагенту. Закрытый ключ, наоборот, дешифрует данные и есть только у предпринимателя — его не должен знать никто больше. Закрытый и открытый ключ записываются на флешку: если она потеряется, придётся перевыпускать ЭП.
Ключи хранятся на флешке. Сначала подписывают документ открытым ключом, потом закрытым
Сначала партнёры в специальной программе формируют открытые ключи и обмениваются ими по электронной почте, в мессенджере или другим способом.
Открыв этот ключ в специальной программе, можно увидеть, на кого он выпущен и до какого срока действует — это позволяет убедиться, что обе ЭП действительны и принадлежат именно тем людям, которые должны подписать документ. После этого предприниматель и контрагент подписывают договор закрытыми ключами. Такие ключи хранятся в безопасном месте, а доступ к ним должен быть защищён паролем, который знает только владелец ЭП.
На электронном документе ЭП может выглядеть по-разному. Иногда это графическая картинка с подписью ответственного лица и печатью предприятия
ЭП может быть в виде штампа, который содержит данные о владельце сертификата и сроке его действия, или невидимой
После подписи документа закрытыми ключами у партнёров в компьютерах появляется новый файл — он подтверждает, что договор подписан ЭП, имеет юридическую силу и в него нельзя вносить изменения.
Документ, подписанный ЭП, обычно имеет то же название, что и исходный файл, но с расширением .sig или .sgn
Если после подписания кто-то изменит документ, то программа распознает подпись как недействительную.
В соответствии Федеральным законом «Об электронной подписи» N 63-ФЗ электронная подпись может быть трёх видов: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
Простая и неквалифицированная ЭП
Простая ЭП — это логин и пароль, которые используют для входа на сайт или уникальный код, который приходит в сообщении.Неквалифицированная ЭП — это более надёжный вариант подписи с открытым и закрытым ключом, который позволяет преобразовывать документы с помощью криптографического шифрования.
Такие подписи подойдут для обмена первичными документами с контрагентами. Обычно заключают соглашение, что ЭП приравнивается к физической. Типовую форму такого соглашения можно скачать. Но простая и квалифицированная подписи подходят не для всех документов. Например, ими нельзя подписывать бумаги, содержащие государственную тайну.
Зачастую для электронного документооборота не требуется специально получать неквалифицированную электронную подпись. Перед подключением к системе лучше уточнить у оператора, встроен ли в неё ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. В систему может быть встроен также сертификат ключа проверки электронной подписи. Например, так чаще всего бывает с банковским программным обеспечением и онлайн-сервисом «Банк-клиент».
Квалифицированная ЭП
Эта подпись — самый защищённый вариант. Квалифицированная подпись — это всё равно что собственноручная подпись на бумаге, она имеет такую же юридическую силу и её можно получить только в специальных аккредитованных центрах. Такая подпись подойдёт, если предприниматель хочет перейти на электронный документооборот с партнёрами, работать с госзакупками, дистанционно общаться с государственными органами. С помощью квалифицированной ЭП можно:- подписывать любые виды документов в электронном виде — акты, счета, ведомости, накладные и т.п.;
- сдавать бухгалтерскую, налоговую, статистическую и другую отчётность через интернет;
- оформлять трудовые отношения с удалёнными сотрудниками;
- взаимодействовать с государственными информационными системами, например Госуслугами, Росреестром и ещё более 300 площадок;
- участвовать в госзакупках на федеральных электронных торговых площадках;
- участвовать в торгах банкротов на Сбербанк-АСТ и других площадках;
- взаимодействовать с ЕГАИС;
- подавать документы на регистрацию юридического лица и ИП, а также вносить изменения в ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
- регистрировать сделки с недвижимостью.
Недавно мы обнаружили, что в арбитражный суд поступил запрос о признании невозможной к взысканию с нашей компании страховых отчислений в размере ста рублей. Это недоразумение нас сильно удивило, но иметь проигранное в суде дело не хотелось, поэтому пришлось подготовить ответ. Подать его можно было или по почте, или в электронном виде. Для второго способа нужна была квалифицированная электронная подпись. Мы выбрали второй вариант и не пожалели. Оказалось, что это достаточно сильно расширяет возможности компании. Кроме онлайн-общения с судом мы оперативно зарегистрировали личный кабинет на сайте ФНС и посмотрели, числятся ли за нами долги по налогам. Оказалось, что у нас там переплата. После этого с помощью электронной подписи мы добавили контактную информацию в свой профиль в нескольких базах юридических лиц. А ещё зарегистрировались в качестве поставщика на нескольких основных площадках электронных торгов — попробуем поучаствовать в тендерах.
Чтобы подписать документ, его надо загрузить в программу криптопровайдера, например в «КриптоАРМ», и заверить своей ЭП. Зашифрованный документ можно сохранить на компьютере и переслать заинтересованной стороне.
Какая электронная подпись подойдёт для ООО и ИП
Квалифицированная ЭП заменяет собственноручную подпись или подпись и печать, позволяя подписывать самое большое количество видов электронных документов. При этом содержание подписи для сотрудника ООО и ИП отличаются.Для ООО. ЭП всегда выпускается на имя определённого физического лица: если у предпринимателя есть сотрудники, то ЭП надо выпустить на каждого из них. ЭП сотрудника или руководителя компании содержит данные юридического лица — такой ЭП можно подписывать документы от лица ООО.
Для ИП. Предприниматель, который работает на себя, выпускает подпись на своё имя. Подпись для ИП отличается от подписи для физлица только тем, что содержит данные ОГРН.
Один человек может использовать несколько подписей. Например, генеральный директор ООО может оформить на себя ЭП компании и действовать от её имени. А может получить и личную подпись, чтобы выступать как физическое лицо, например, на Госуслугах.
Как получить ЭП
Простую ЭП предприниматель может бесплатно оформить на Госуслугах, с помощью программы «КриптоАРМ» или платно получить в любой организации, которая занимается выдачей подписей. Чтобы получить квалифицированную или неквалифицированную ЭП, рекомендуем следовать нашей пошаговой инструкции.Шаг 1. Собрать документы
Обычно удостоверяющий центр запрашивает следующие документы:- паспорт заявителя;
- СНИЛС будущего владельца ЭП;
- для ООО или другой организации — учредительные документы;
- выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- свидетельство о постановке на учёт в налоговой инспекции;
- документы, которые подтверждают полномочия руководителя, например решение об избрании;
- для иностранной организации — перевод на русский язык документов о государственной регистрации, выданных за границей.
Большинство удостоверяющих центров просят предоставить оригиналы или нотариально заверенные копии. Если документы подаёт не будущий владелец ЭП, а другой сотрудник, понадобится доверенность. Когда ЭП выпускают не на руководителя, а, например, на главного бухгалтера, нужно предоставить в удостоверяющий центр доверенность на право подписывать документы от лица организации.
Шаг 2. Выбрать удостоверяющий центр
Удостоверяющие центры бывают аккредитованные и неаккредитованные. Квалифицированные сертификаты имеют право выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры. К ним относятся удостоверяющие центры, получившие аккредитацию Минкомсвязи, а также удостоверяющие центры ФНС, Казначейства, Центробанка. Полный перечень есть на сайте Минкомсвязи.Шаг 3. Оплатить ЭП
Стоимость сертификата зависит от вида подписи и операций, которые с ней можно будет выполнять. Например, подпись для бизнеса и сдачи электронной отчетности стоит от 3 000 рублей, для электронных торгов — от 5 900 рублей. При этом подпись на флешке или другом физическом носителе обойдётся дороже, чем подпись в облаке.Если ЭП нужна для работы с госзакупками, то программа криптозащиты «КриптоПро CSP» обычно входит в стоимость оформления ЭП и обозначена отдельной позицией в счёте.
Шаг 4. Получить ЭП
ЭП обычно выдаётся на USB-флешке, но может лежать и в облаке. В любом случае она действует один год с момента выдачи, а после её надо выпускать заново.ЭП на флешке. На USB-флешке хранится специальная программа, которая позволяет заверять электронные документы. Вместе с флешкой предприниматель получает квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи. Сертификат — доказательство того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата.
ЭП в облаке. Облачная электронная подпись подразумевает, что закрытый ключ ЭП хранится на сервере удостоверяющего центра, и подписание документов происходит там же. В этом случае владелец ЭП не получает флешки: ему понадобится установить на смартфон или компьютер специальное приложение, которое предоставляет удостоверяющий центр.
Как проверить подлинность ЭП
После получения ЭП нелишним будет проверить, что в подписи содержатся правильные реквизиты компании. Если в данные закралась ошибка, подписанные ею документы будут недействительны. Обычно удостоверяющие центры проверяют всё по несколько раз, но иногда случается, что в систему закрались неверные данные о владельце ЭП или сертификат больше недействителен. Можно проверить полученную ЭП несколькими способами:- с помощью плагина для офисных программ Ворд и Эксель;
- с помощью плагина для Адоб Ридера, который работает с пдф-документами;
- онлайн с помощью специальных сервисов, например «Контур.Крипто»;
- в отдельной программе «КриптоАРМ»;
- с помощью плагина для браузеров Сафари, Опера, Хром и других;
- на сайте Госуслуг.
Если при регистрации подписи были введены неверные данные о владельце или в них допущена ошибка, такая подпись недействительна. Необходимо связаться с удостоверяющим центром и перевыпустить подпись. При нарушении условий использования подписи, указанных в сертификате, она также может быть признана недействительной. Например, если кто-то попытается изменить документ, подписанный с помощью ЭП, подпись может перестать действовать.
Что делать, если потеряли ЭП
Если вы потеряли ключ или его украли, надо обратиться в удостоверяющий центр. Это можно сделать лично, по телефону или электронной почте. Центр отзовёт сертификат, и он будет недействительным. То есть злоумышленники не смогут подписывать документы от вашего имени, совершать сделки, участвовать в торгах и выполнять другие действия онлайн.
Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП нельзя. Чтобы снова пользоваться ЭП, надо ещё раз подготовить документы, обратиться в удостоверяющий центр, выпустить новый сертификат и заново оплатить услугу.
Кратко: как получить и использовать ЭП
- ЭП позволяет подписывать первичные документы, сдавать электронную отчётность, оформлять трудовые отношения с сотрудниками, участвовать в торгах и вести бизнес, не выходя из офиса.ЭП может быть простая, неквалифицированная и квалифицированная. Квалифицированная ЭП открывает для предпринимателя больше возможностей.
- Чтобы получить ЭП, надо подготовить документы, обратиться в удостоверяющий центр и оплатить услугу. Это обойдётся в три-шесть тысяч рублей.
- ЭП можно получить на флешке или в облаке — всё зависит от того, как предприниматель планирует использовать подпись и на каком оборудовании.
- Чтобы подписывать документы ЭП, понадобится специальная программа. Её можно установить как на компьютер, так и на смартфон.
- Если предприниматель потерял ЭП или она попала к злоумышленникам, надо как можно быстрее обратиться в удостоверяющий центр и заблокировать подпись.
