Электронный документооборот в России активно развивается. Это отражается и на предпринимателях — всё больше контрагентов просят присылать акты и договоры в ЭДО, а в некоторых ситуациях этого требует государство. В материале расскажем, как электронный документооборот упрощает работу бизнеса, чем полезен и как на него перейти.
А если нет времени читать всю статью, то переходите в пункт «Главное за 30 секунд», пересказали там основные мысли.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот — это обмен электронными документами между сторонами через операторов ЭДО. Этот процесс регламентирован: просто отправить файл по электронной почте или в мессенджере — не считается ЭДО, хотя документ находится в электронной форме.
Для ЭДО должны соблюдаться два условия:
-
Документ нужно подписать электронной подписью — так он станет юридически значимым. Подробнее мы рассказывали в статье «Как получить электронную подпись и упростить себе бизнес».
-
Документ отправлен через систему электронного документооборота. Некоторые документы, если они подписаны с помощью КЭП, можно отправлять по электронной почте, но для безопасности лучше направлять документы с помощью СЭД — так они будут защищены шифрованием. А еще обмен через СЭД обязателен, если отправляете, например, счета-фактуры. Подробнее мы рассказывали в статье «Система электронного документооборота (СЭД): что такое и кому полезно».
ЭДО в целом похож на отправку документов сотруднику или контрагенту по email, но прозрачнее, так как файлами обмениваются через СЭД. В большинстве систем виден статус, это помогает сразу понять, на какой стадии находится подписание документа: отправлен, получен, подписан второй стороной.
Кроме самого руководителя бизнеса, обмениваться документами с контрагентами могут и сотрудники. Для этого кроме электронной подписи им понадобится специальный документ: машиночитаемая доверенность. Подробнее о том, в каких случаях она требуется и как её получить, мы рассказывали в этой статье.
Какие виды ЭДО существуют
Чаще всего электронный документооборот делят на две большие категории — внутренний и внешний. Многие системы электронного документооборота позволяют обмениваться документами для обоих видов.
Внутренний электронный документооборот. Пригодится, если компания часто обменивается документами между руководством и сотрудниками. Например, актами, приказами, финансовыми и бухгалтерскими отчётами, инструкциями и другими документами. Этот вид ЭДО не обязателен — предприниматели могут перейти на него по желанию, чтобы ускорить, упростить или удешевить работу с документами.
Внешний электронный документооборот. Сюда входят все случаи, когда документы отправляются за пределы компании — контрагентам, партнёрам. В этом случае компании также свободно переходят на ЭДО. Но, если планируете обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, в этом случае ЭДО обязательно.
Сюда же относится электронный документооборот с государственными структурами. Если компания работает с маркированными или прослеживаемыми товарами, придётся переходить на ЭДО, чтобы правильно передавать данные в «Честный знак» и в ФНС.
Какими документами можно обмениваться по ЭДО
Остаются документы, например, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности ещё нужно хранить в бумажном виде. Но большую часть документов можно перевести в ЭДО. Для некоторых, самых востребованных документов, налоговая служба разработала готовые форматы:
-
Электронный путевой лист → скачать форму с сайта ФНС
-
электронного заказа и заявки → скачать форму с сайта ФНС
-
электронного договора фрахтования → скачать форму с сайта ФНС
-
Акт сверки взаимных расчётов → скачать форму с сайта ФНС
-
Договорный документ в электронной форме (XML) → скачать форму с сайта ФНС
-
Перечень типовых наименований элементов содержания договорного документа → скачать форму с сайта ФНС
-
Договорный документ в электронной форме (PDF/A-3) → скачать форму с сайта ФНС
-
Универсальный передаточный документ (УПД) → скачать форму с сайта ФНС
-
Универсальный корректировочный документ (УКД) → скачать форму с сайта ФНС
-
Акт о расхождении по форме ТОРГ-2 → скачать форму с сайта ФНС
-
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 → скачать форму с сайта ФНС
-
Акт выполненных работ/оказанных услуг → скачать форму с сайта ФНС
-
Акт о приёмке выполненных работ → скачать форму с сайта ФНС
-
Электронная транспортная накладная, электронная сопроводительная ведомость и электронный заказ-наряд → скачать форму с сайта ФНС
-
Формат электронного расходного ордера на заправку воздушных судов → скачать форму с сайта ФНС
Во многих системах ЭДО есть шаблоны популярных документов, для которых ФНС не утвердила формы. Также система может подсказывать, какой текст следует указать в файле.
Как перейти на ЭДО
Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно:
Шаг 1. Получить квалифицированную электронную подпись руководителя. Если сотрудники тоже будут подписывать документы от имени компании, то они также должны получить подписи физлиц и машиночитаемые доверенности.
Шаг 2. Выбрать оператора и подключиться к его системе электронного документооборота. Именно в этой системе и будет происходить обмен документами.
Шаг 3. Оповестить сотрудников о переходе на ЭДО. Строгой формы для этого не установлено — можно издать положение о переходе на ЭДО — шаблоны есть в интернете, их нужно адаптировать под себя.
Шаг 4. Оповестить контрагентов о переходе на ЭДО. Сообщите партнёрам и клиентам, в каком сервисе они могут обмениваться с вами документами.
Важно. Если у вас есть несколько ключевых клиентов, перед тем, как выбирать СЭД, спросите у них, в системах они работают. Возможно, что удобнее будет выбрать этого же оператора, или другого, с возможностью отправлять документы в СЭД клиентов — это называется роумингом.
Какие плюсы и минусы есть у ЭДО
Преимущества ЭДО:
Обмениваться документами станет проще и быстрее. В ЭДО не нужно тратиться на бумагу и услуги курьеров. А статус документа виден прямо в системе. Если вторая сторона забудет его подписать — легко будет напомнить.
Информация в документах защищена. Операторов ЭДО строго отбирает ФНС, все они используют шифрование данных. Также СЭД проверяют, что каждый документ подписан подлинной электронной подписью.
Документооборот может стать дешевле. Этот пункт зависит от тарифа СЭД и объёма документооборота. Если компания за год подписывает лишь пару актов и сдаёт одну декларацию, то ЭДО может быть менее выгодным, чем отправка в бумаге. Но для компаний, которые часто обмениваются документами с партнёрами, клиентами, сотрудниками, и сдают много отчётности, ЭДО поможет сэкономить на услугах курьеров и расходах на бумагу и канцелярскую технику.
Недостатки ЭДО:
Сотрудники могут сопротивляться переменам. Не всегда коллектив открыт к новому. Поэтому предпринимателю важно учитывать, что команду нужно будет обучить работе в ЭДО. А также быть готовым к тому, что поначалу люди могут совершать больше ошибок в процессе и обмениваться документами даже медленнее, чем раньше.
Переход на ЭДО требует затрат. В зависимости от выбранной системы документооборота и тарифа, сумма будет различаться. Но на первом этапе переход в любом случае потребует заметных трат — на установку и настройку системы, обучение сотрудников, покупку и регистрацию КЭП.
Статья за 30 секунд
-
Электронный документооборот — это обмен электронными документами между сторонами через операторов ЭДО. Для ЭДО должны соблюдаться два условия: документ нужно подписать электронной подписью и отправить через систему электронного документооборота.
-
Чаще всего электронный документооборот делят на две большие категории — внутренний и внешний. Многие системы электронного документооборота позволяют обмениваться документами для обоих видов.
-
Большую часть документов можно перевести в ЭДО. А для самых востребованных ФНС даже разработала готовые форматы, посмотреть их можно по этой ссылке.
-
С ЭДО обмениваться документами станет проще и быстрее, информация в них будет защищена, а сам процесс документооборота может стать дешевле. Но на первом этапе придётся потратить деньги и время, чтобы перейти на новую систему и обучить работе в ней сотрудников.
-
Чтобы перейти на ЭДО, нужно получить квалифицированную электронную подпись для себя и сотрудников, выбрать оператора и подключиться к его системе электронного документооборота, а также оповестить работников и контрагентов о переходе.
