Отказное письмо для маркетплейсов: кому нужно и как его получить

Представьте: вы закупили товар и готовы разместить его на маркетплейсах. Осталось сделать так, чтобы через месяц его не сняли с продажи из-за отсутствия одной бумажки — документа, который подтверждает качество товара.

Отказное письмо документ маленький, но важный.

В статье рассказали, что такое отказное письмо, кому нужно его оформлять и почему лучше не откладывать это занятие.

Что такое отказное письмо и как узнать, нужно ли оно

Чтобы продавать товары на маркетплейсах, нужно доказать, что продукция безопасна для людей, животных и природы. Для этого нужно получить один из документов: сертификат соответствия, декларацию соответствия или отказное письмо.

Сертификат соответствия можно получить только после экспертизы производственных процессов и тестирования образцов. Для декларации соответствия и отказного письма по закону хватит и документальных проверок.

Есть два способа узнать, какой именно документ оформлять перед выходом на Ozon, Wildberries и другие маркетплейсы:

1. Обратиться за помощью в орган по сертификации. Этот вариант гораздо проще и быстрее второго — но лучше отправить запрос в 2-3 организации, чтобы точно не допустить ошибки.

2. Самостоятельно проштудировать регламенты — долго, нудно, но тоже сработает. Первым делом изучите технические регламенты Таможенного союза. Если не нашли в нём свою группу товаров, переходите к Перечням продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия.

Если ваша продукция окажется в регламентах или перечнях — там будет указано, оформлять вам сертификат или декларацию

Если вашего товара нет ни в регламентах, ни в перечнях, поздравляем: чтобы продавать его на маркетплейсах, хватит и обычного отказного письма. Вот примеры такой продукции:

• канцелярские товары и бумага,

• бижутерия,

• резинки и заколки для волос,

• ёлочные игрушки,

• сувениры,

• искусственные цветы,

• садовый и спортивный инвентарь.

Что будет, если не получить отказное письмо до начала продаж на маркетплейсе

По закону продавцы не обязаны оформлять отказные письма, но маркетплейсы просят это делать — и причём заранее. Дело в том, что по требованию покупателей или контролирующих органов площадка может запросить у селлера документы, которые подтверждаю качество продукции. Если не прислать документы в течение 3 дней, карточки товаров скроют, а продавцу придётся возмещать убытки и издержки. В самом плохом случае могут заблокировать и аккаунт продавца.

Отрывок из оферты Ozon. У Wildberries такие же требования, а вот Яндекс Маркет просит отказное письмо ещё до начала продаж на их площадке

Как получить отказное письмо

Процесс зависит от того, кто ваш поставщик:

Товар производит российская компания. Всё просто, отказное письмо должен предоставить производитель — запросите у него документ.

Товар производит зарубежная компания или вы сами. Обратитесь в сертификационный центр. Важно, чтобы он был аккредитован — проверить можно тут.

В сертификационном центре расскажут, какие документы нужны для оформления отказного письма — они могут отличаться. Но часто список такой:

• заявление (пример предоставит ваш сертификационный центр);

• название, реквизиты, юридический адрес и ФИО руководителя компании (или реквизиты и ФИО ИП). Часто достаточно учредительных документов;

• наименование товаров и коды ТН ВЭД и ОКПД 2. Если не получается определить коды, вам помогут в сертификационном центре;

• техническое описание и фото товара.

Делают отказное письмо за 1-3 дня, стоит услуга от 3 до 5 тыс. руб.

Как выглядит отказное письмо

Единого бланка нет: шаблон немного разный у каждого сертификационного центра. Но вот что точно должно быть в отказном письме:

• название и реквизиты организации, которая выдаёт документ;

• название ООО или ФИО ИП;

• исходящий номер письма и дата составления;

• название продукции, коды ОКП или ТН ВЭД;

• информация о том, что для товара не нужны сертификаты и декларации; это подтверждается упоминанием конкретных регламентов и постановлений.

Пример отказного письма от органа по сертификации Роспромтест

Нужно ли менять или продлевать отказное письмо

Хорошие новости: отказное письмо оформляется бессрочно, продлевать его не нужно. Но есть ситуации, когда придётся оформить новое отказное письмо:

• у вас изменилось юрлицо;

• изменились регламенты и постановления, упомянутые в отказном письме. Перепроверять их лучше раз в год;

• вы расширяете ассортимент — например, продаёте теперь не только ёлочные игрушки, но и подарочные сувениры.

Коротко: самое важное про отказное письмо для маркетплейсов

1. Отказное письмо подтверждает, что для продажи товаров на маркетплейсах не нужно получать сертификаты и декларации.

2. По закону оформлять отказное письмо необязательно. Но маркетплейсы просят это делать и могут скрыть карточки товаров и заблокировать продавца, если не предоставить отказное письмо в течение 3 дней после запроса.

3. Чтобы узнать, какой документ вам оформлять перед выходом на маркетплейсы — изучите регламенты, постановления или обратитесь в аккредитованный сертификационный центр (это проще и быстрее).

4. Отказное письмо делают за 1-3 дня, цена — до 5 тыс. руб. 

5. Единой формы для отказного письма нет, но в нём обязательно должны быть данные юрлица или ИП, дата и номер письма, информация о товарах и упоминания постановлений и регламентов.

6. Отказное письмо действует бессрочно. Исключения — изменилось юрлицо, изменились законы о сертификации или вы расширяете ассортимент. В этих случаях нужно оформлять новое письмо.