Оптимизация бюджета предприятия — это не только снижение затрат. Оптимизация — это изменение структуры затрат. Во время оптимизации какие-то затраты приходится и увеличивать.
Даже если ваш бизнес нормально проходит экономическую турбулентность, лучше подстелить соломки. Прочитайте статью до конца, чтобы узнать какие расходы и как нужно снизить, а какие и для чего — повысить.
Но для начала давайте обсудим,
Что будет, если бюджет не оптимизировать
Есть два варианта ответа.
Второй вариант, когда собственник намерен развивать бизнес, независимо от внешних условий. Здесь принимаются во внимание текущие реалии и собственник оптимизирует бюджет даже успешного предприятия. Ведь оптимизация повышает маржинальность а, следовательно, и устойчивость бизнеса. Тогда никакие кризисы становятся не страшны.
С чего не надо начинать оптимизацию затрат
По классике, в первую очередь нужно уменьшить
-
постоянные и переменные издержки
-
долговую нагрузку
-
дебиторскую задолженность
С классикой одна проблема: если бы можно было быстро уменьшить дебеторку или постоянные издержки, все сделали бы это давно и сразу. Но почему-то этого не происходит.
На практике, снижением дебеторки приходится заниматься мучительно долго, и всё равно решить вопрос можно только наполовину: если дебитору нечем платить, то взыскивать долг через суд сложно, дорого и уж точно не быстро.
То же самое с собственными долгами или зарплатным фондом. Если бы можно было мгновенно отдать банку долг — разве стали бы мы платить проценты? А если бы работники согласились на снижение зарплаты… ладно, не будем фантазировать.
И всё-таки, в распоряжении менеджмента есть инструменты по оптимизации затрат.
Как выбрать затраты, которые нужно сократить
Начните с внутреннего аудита расходов.
Попросите бухгалтера сделать выписку расходов, не относящихся к основной деятельности предприятия. Часто это долгосрочные контракты, которые продолжают длиться, несмотря на то, что необходимость в них отпала, ослабла или появились другие варианты.
К таким контрактам относятся контракты на
-
рекламу
-
информационное сопровождение
-
юридическое сопровождение
-
маркетинговые консультации
-
обучение сотрудников
-
подписки на бумажные издания
-
программное обеспечение
-
техобслуживание оборудования
-
клининг
Часть таких контрактов можно приостановить, часть — расторгнуть.
За алгоритмом оптимизации затрат обратимся к эксперту.
Рекомендую использовать двухшаговый метод.
Первый шаг — определение существенности затрат через их влияние на выручку и/или расходы. Так мы сможем понять, на чем фокусироваться.
Второй шаг — анализ причинно-следственных связей затрат через общение с ответственными и топ-менеджерами. На этом шаге затраты нужно проранжировать, например, по шкале от 1 до 10, где высший балл — это затраты, без которых компания не может существовать в принципе, а низший балл — это затраты, без которых компания может продолжать свое существование без проблем. Всё, что ниже 5 баллов мгновенно попадает под сокращение. Всё, что выше — обсуждается.
Что ещё сократить
Принципиально важные затраты тоже рекомендуется проанализировать. Иногда в них заложены излишки, позволительные в тучные времена, но не в кризис:
Тарифы на мобильную связь. Топ-менеджеры и менеджеры среднего звена могут оплачивать связь самостоятельно. А вот линейным сотрудникам, чей функционал связан с коммуникациями, оплату мобильных телефонов сокращать нельзя.
Администрирование электронных и интернет-систем. Вместо штатного администратора можно передать администрирование на аутсорс. Аутсорс может предложить и более компетентных специалистов, и более широкий спектр услуг.
Расходы на командировки. Временно можно отказаться от междугородних поездок (действительно ли есть вопросы, которые нельзя решить по телефону? За исключением бани, конечно).
Расходы на содержание персонала. Перевести часть персонала на удалёнку (уменьшив офисные расходы на чай/кофе/печеньки), и сдать часть офиса субарендаторам. Если некоторых сотрудников потребуется уволить, читайте наши советы, как организовать процесс увольнения грамотно.
Хостинг собственных сайтов. Почти всегда можно найти провайдера дешевле. Главное соответствие корпоративным требованиям безопасности.
Отказ от выплаты дивидендов. Ну или как минимум, перенаправление дивидендов на формирование фондов развития. Хотя сокращение выплат себе, любимому, даётся тяжелее всего.
Можно отказаться от затрат, прямо не влияющих на производственные результаты: остановить разработку брендбука, изменение логотипа, проведение косметического ремонта офиса. Всё это можно безболезненно отложить до лучших времён.
Оптимизация бизнес-процессов
Почти всегда можно использовать потенциал, заложенный в бизнес-процессах компании. Технология производства, путь движения товара, время хранения товара на складе — на каждом этапе можно сократить время, деньги или количество сотрудников, участвующих в данном этапе. Это трудоёмкий процесс, но кризис — время перестать его откладывать.
Хорошей практикой считается «подсушить» компанию, не трогая при этом маркетинг и рекламу. Практика показывает, что безболезненно уменьшить затраты на 10-15% можно в каждом бизнес-процессе. Чтобы уменьшить расходы на 20-40% нужно рассматривать каждый процесс отдельно. Что касается рекламы и маркетинга, то если рекламный канал «качает», сокращать затраты на него нельзя ни в коем случае. Режем всё, что угодно, только не курицу, несущую золотые яйца.
О чём забывают при оптимизации
Снижение издержек не должно приводить к рискам.
Например.
Отказ от обучения сотрудников. Если компания оплачивает сотрудникам курсы «по выбору» — это социальное обязательство, которое можно пересмотреть. Не отказаться от обязательства (это может снизить лояльность), а приостановить его действие на период турбулентности. Если курсы нужны для поддержания профессиональных навыком, например для менеджмента процессов по стандартам ISO — отказываться от них нельзя.
Отказ от юридического сопровождения будет выглядеть неразумно, если у компании нет юриста в штате. Наоборот, затраты на юристов во время кризиса как правило растут — неплатежи, защита интересов компании и т.п.
Представительские расходы и любые нерациональные издержки. Вместо доставки воды в офис можно купить стационарный фильтр. Перейти на более дешёвую бумагу. Можно даже временно перейти с коньяка VSOP на VS (шутка — нельзя, конечно).
При оптимизации рекомендую использовать здравый скептицизм и максимально прозрачное понимание «выхлопа» тех или иных затрат.
Какие издержки при оптимизации нужно повысить
Часть затрат лучше увеличить сейчас, чтобы больше сэкономить потом.
Например:
Покупка нового оборудования, а не ремонт старого. Особенно, если новое оборудование автоматизирует какие-то элементы производственного процесса или высвобождает трудовые ресурсы.
Реорганизация бизнеса. Если вы планировали поглощения, слияния, закрытие филиалов и т.п. — действуйте без промедления. Особенно, если на это есть деньги.
Затраты на новые каналы продаж. Неважно, что вы продаёте — товары или услуги. Высвободившиеся ресурсы направьте на тестирование новых каналов продаж. Каждый канал продаж — это увеличение выручки.
Повышение качества. В кризис многие игроки снижают качество товаров или обслуживания. Можно получить серьёзное конкурентное преимущество, если действовать наоборот — сохранять или даже повышать качество. Расходы на контроль качества — стратегическое вложение денег.
Быстрая имплементация результатов исследований и разработок. Нет времени пилить продукт, настало время внедрять. Внедряйте «на троечку», и улучшайте по возможности.
Экономическая безопасность. Слив клиентской базы, воровство со склада, промышленный шпионаж — всё это реальные риски, которыми следует озаботиться (и полностью контролировать) как можно быстрее.
Интеграция с новыми партнёрами. Разделите с партнёрами расходы на содержание производственной базы, склада или бухгалтерии — так можно заметно снизить свои затраты.
Что и говорить, повышение издержек — необычный метод оптимизации. Такие решения контринтуитивны, но в этом их сила. Обсудите это с коллегами.
_____________
Переложите часть расходов на Делобанк. Приём платежей онлайн, оплата по QR-кодам, интернет-эквайринг и оплата через смартфон — эти вопросы банк успешно решает для своих клиентов.
