Как заменить отпуск сотрудника компенсацией: правила, алгоритм, разбор спорных ситуаций

Закон допускает, что сотрудник обменяет отпуск на деньги, но такой обмен возможен в двух конкретных ситуациях. Работодателю следует о них знать: чтобы не нарушить ТК и избежать проблем с госинспекцией труда. 

Рассказываем, когда можно выплатить компенсацию за отпуск и как её оформить. В конце статьи делаем разбор сложных случаев, связанных с компенсациями. 

Когда закон разрешает заменить отпуск компенсацией 

По трудовому законодательству таких случаев всего два.

Случай первый: компенсация взамен дополнительного отпуска.

Есть люди, которым положены дополнительные отпускные дни как вознаграждение за работу в опасных условиях, в районах Крайнего Севера, ненормированный график. 

Ещё есть работники, которым по закону положено больше 28 дней основного отпуска. Работающие инвалиды отдыхают 30 дней, несовершеннолетние — 31. На юридическом языке их отпуска называют основными удлинёнными. 

Часть отпуска, свыше 28 дней, можно компенсировать деньгами: когда человек об этом просит и директор не против. 

Важно. Беременные, несовершеннолетние, специалисты вредных, опасных производств — категории, в отношении которых запрещена замена дополнительного или удлинённого отпуска деньгами. Они получают компенсацию только во втором случае. 

Случай второй: компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении. 

О ней рассказываем в следующем разделе. 

28 дней основного ежегодного отпуска человек должен брать в натуральном виде. Сотрудники приходят к руководству, просят деньги вместо отдыха — по незнанию. Стоит объяснить персоналу, что трудовой кодекс запрещает такой обмен. Если трудовая инспекция узнает, то оштрафует работодателя-ИП на 5 тысяч, организацию на 30–50 тысяч.

Компенсация за отпуск при увольнении — сколько платить

Платить надо столько, сколько человек не доотдыхал. Если работник три года не брал отпуск, при увольнении директор обязан компенсировать 84 дня. На практике может выйти сумма в пару сотен тысяч рублей. А если о подобной истории узнает ГИТ, ещё штраф сверху выпишет.

Объясняем, почему.

Основной отпуск должен быть предоставлен ежегодно. В крайнем случае работодатель может оформить перенос на следующий год, если одновременно сошлись два условия:

1. Важные процессы в компании рухнут, когда ответственный за них уйдёт отдыхать. Например, на производстве остался единственный технолог. 

2. Сотрудник не против переноса и готов написать письменное согласие.

При переносе работает правило: в следующем году человек должен отгулять перенесённый отпуск. Если он не отдыхал два года подряд, значит, работодатель нарушил ТК. 

Следите, чтобы ваши сотрудники отдыхали ежегодно. Это убережет их от стресса и выгорания, а вас — от конфликтов с ГИТ и выплат огромных компенсаций при увольнении. Какие ещё правила надо соблюдать, рассказали в статье «Оформляем отпуск работника: документы, спорные ситуации».

Как рассчитать сумму компенсации

Компенсацию за неиспользованный отпуск считают по формуле: 

средний дневной заработок (СДЗ) * количество невзятых дней

Как определить СДЗ, мы рассказывали в подробном гайде по расчету отпускных. 

Число невзятых отпускных дней при увольнении считают из расчёта 2,33 дня за каждый отработанный месяц. Для неполного месяца действует особое правило:

• излишки меньше половины месяца не включаем в расчёт;

• излишки больше половины месяца округляем до полного месяца.

Чтобы было понятнее, посмотрим пример. Маркетолог Алина устроилась в компанию 5 декабря 2021 года, а увольняется 28 мая 2023. В июле 2022 Алина отдохнула 28 дней. Её средний заработок равен 2 150 руб. 

Определяем стаж: 

• с 05.12.2021 по 04.12.2022 — всего 12 месяцев;

• с 05.12.2022 по 04.05.2023 — всего 5 месяцев;

• с 05.05.2023 по 28.05.2023 — всего 23 дня, поэтому округляем до целого месяца.

Итого: 18 месяцев. 

18 * 2,33 = 42 дня. Столько дней отдыха накопила Алина.

42 - 28 = 14 дней. Это неиспользованные дни.

2 150 * 14 = 30 100 руб. Сумма выплаты.

30 100 - 13% = 26 187 руб. Такую компенсацию получит Алина в последний рабочий день. 

Чтобы перечислять деньги сотрудникам быстро и в любой день, подключитесь к зарплатному проекту Делобанка. Карту на каждого человека банк откроет бесплатно. Работники будут получать кэшбек и процент на остаток, а вы — через онлайн-банк добавлять в зарплатный проект новых сотрудников, отправлять деньги за 5 минут, отслеживать операции онлайн. Закажите обратный звонок, и специалисты подробно объяснят условия.

Оформляем компенсацию: пошаговый алгоритм  

Если человек хочет получить деньги взамен дополнительных дней отпуска и начальник не против — последовательность действий такая:

1. Работник пишет заявление. 

2. Директор оформляет приказ, даёт его на подпись работнику, бухгалтеру, кадровику. 

3. Кадровик или бухгалтер вносит информацию в личную карточку и график отпусков.

Вот образец заявления и приказа — можете сохранить документы и адаптировать под себя. 

Если человек увольняется, бухгалтер считает компенсацию безо всяких заявлений и приказов. 

Закрепим ключевые положения по компенсациям и перейдём к разбору сложных ситуаций: 

Разбираем неоднозначные ситуации, связанные с компенсациями 

Посмотрим, как работодателю поступить в разных ситуациях, чтобы не нарушить закон и права работников. 

Сотрудник несколько лет не брал отпуск: можно ли суммировать невзятые дни и заменить компенсацией

Для наглядности посмотрим пример. 

Игорь сходил в отпуск в 2021 году на 14 дней, а 14 дней остались не использованы. В следующем году ситуация повторилась. Казалось бы, директор компенсирует деньгами отпуска 2021–2022 годов и нет проблем.

Но нужно рассмотреть каждый год отдельно. Ни за 2021, ни за 2022 Игорю не положен дополнительный или удлинённый основной отпуск. Основной 28-дневный заменять деньгами запрещено. Поэтому невзятые дни нельзя суммировать и обменять на деньги. Что тогда с ними делать?

Остатки от предыдущего года надо включить в график отпусков на следующий год. Разом давать 56 дней не советуем: эта цифра может насторожить ГИТ. Излишки, оставшиеся с прошлых годов, лучше дробить. По соглашению с руководством человек может отдохнуть вне графика, чтобы использовать накопленные дни.

Сотрудник совмещает должности: можно выплатить ему деньги вместо отдыха

Такая история случается в небольших фирмах, где директор — одновременно бухгалтер, администратор, курьер. В отпуск он не может уйти — некому работать.

Но ТК не делает исключений. Один раз допустимо оформить перенос в связи с производственной надобностью. В следующем году отпуск надо отгулять. 

Если директор сам себе выписал компенсацию, она считается незаконной. На первый раз ГИТ, скорее всего, ограничится предупреждением. На второй раз оштрафует, поэтому искать себе замену всё равно придётся. 

Сотрудник отработал совсем немного: надо ли платить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

Мы говорили, что в общем случае за каждый полностью отработанный месяц работник получает 2,33 дня отпуска. 

Например, человек отработал 5 месяцев. Он накопил 12 отпускных дней и имеет право получить за них компенсацию при увольнении.