С отпуском связано много нестандартных ситуаций. Например, новичок только устроился, просит отпуск, а заменить его некем. Или сотрудник официально в отпуске, а директору он срочно нужен на работе из-за внештатной ситуации.
Разобрались, как работодателю поступить в таких случаях, чтобы сохранить рабочие процессы и не нарушить закон. Ещё выяснили, какие документы нужно оформить и как выплатить компенсацию при увольнении.
Какие документы нужно оформить и когда
Перечень обязательных документов для оформления отпусков включает:
Вот формы и образцы документов — их можно скачать и адаптировать под себя:
Не забывайте предоставлять документы персоналу под подпись и вносить информацию в личные карточки и табеля учёта рабочего времени.
Если кто-то из штата хочет отдохнуть вне графика и начальство даёт согласие, сотрудник должен написать заявление на отпуск. ТК не предусматривает срока подачи заявления, но это нужно сделать заранее: чтобы бухгалтерия успела рассчитать отпускные, а работодатель оплатить.
Оплатить отпуск следует не позднее чем за три дня до его начала. Работник отдыхает с понедельника — перечислите ему деньги в четверг, а лучше раньше. За просрочку выплаты ГИТ может оштрафовать организацию на 30–50 тысяч, а ИП — на одну–пять тысяч руб.
Важно. Компания получит штраф в случае неверного расчета отпускных. Бухгалтер завысил сумму → включил в расходы по УСН «доходы минус расходы» → тем самым, занизил налоговую базу. По статье 122 НК это грозит штрафом в 20% от неуплаченной суммы налога. А если занизить выплату, Роструд начнёт проверку: соблюдает ли компания ТК. Чтобы избежать ошибок в расчете, прочтите нашу инструкцию: в ней правила, формулы, примеры.
Нестандартные случаи, связанные с отпусками
Один сотрудник хочет отдохнуть авансом, другой просит продлить отпуск, потому что у него заболел ребёнок, а третий срочно нужен на производстве, иначе всё рухнет — посмотрим, как руководителю поступить в таких ситуациях.
Отпуск авансом
По общему правилу, человек обязан отработать в организации непрерывно шесть месяцев, и тогда у него появляется право на отпуск.
Сотрудник, который отработал меньше шести месяцев, тоже может уйти на отдых, но с одобрения руководства. Если директор откажет новичку в отпуске авансом, то не нарушит трудовое законодательство.
Работник устроился на фирму 4 июля, а с 18 июля он уходит в отпуск на пару дней с согласия начальства. Расчетный период для отпускных — это фактически отработанные дни, то есть, период с 04.07 по 17.07.
Важно. Беременным женщинам, несовершеннолетним, усыновителям, демобилизованным нельзя отказывать в отпуске авансом.
Отпуск в удобное время
Брать ежегодные отпуска по желанию в удобное время могут многодетные родители, родители детей-инвалидов, несовершеннолетние. График — не преграда: работодатель обязан подстроить график под сотрудника с привилегией.
Для оформления работник должен подать заявление на отпуск и приложить документы, которые подтверждают его право, например, свидетельства о рождении детей.
Болезнь во время отдыха
Дни болезни из отпуска выпадают. Сотрудник может продлить ежегодный отпуск за их счёт, либо перенести на новые даты по согласованию с работодателем.
Важно. Продление или перенос отпуска из-за больничного возможны в случае болезни самого отпускника, а не его ребёнка. Если сотрудник не выйдет на работу в положенный день, мотивируя это болезнью ребёнка, директор имеет право уволить за прогул.
Вот реальный пример. У сотрудника во время отпуска заболел ребёнок. Мужчина пошёл в больницу, открыл листок нетрудоспособности. Полагая, что теперь ему положено продление отпуска, на работу он не вышёл. Руководитель увидел, что работника нет на месте, и уволил его на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК. Мужчина не согласился с начальником, подал иск в суд, дошёл до апелляционной инстанции. Судебная коллегия признала, что прав работодатель.
Отзыв из отпуска
При острой необходимости директор может отозвать отпускника, но только с его согласия. Неиспользованные отпускные дни должны быть отданы сотруднику в текущем году, либо присоединены к отпуску за будущий год.
Запрещено отзывать:
-
несовершеннолетних;
-
беременных;
-
занятых на опасных / вредных производствах.
Когда отзываете сотрудников из отпусков, берите с них письменное согласие. Переписка в вацапе не годится: нужен документ с согласием и оформленный приказ. В случае визита инспекторов ГИТ согласие и приказ докажут, что вы не нарушили трудовой кодекс. За отказ выйти на работу не стоит штрафовать, лишать премий или ещё как-то наказывать, если не хотите платить компенсацию морального вреда.
Частичный отпуск
По правилу, одна часть отпуска должна продлиться не меньше 14 дней из 28. Оставшуюся можно разбивать и брать хоть по одному дню.
Разделение отпуска на части происходит по обоюдному согласию. Не принуждайте сотрудника взять пару дней отдыха, если он хочет всю часть целиком — опять же, чтобы избежать проблем с госинспекцией труда. Сотрудник не против разделения — пусть выразит своё согласие письменно. В реальном кейсе суд освободил директора ООО от штрафа, который наложил инспектор ГИТ. А всё потому, что сотрудник написал «согласен» в листе ознакомления с графиком отпусков, в котором стояла отметка о разделении на части.
Отпуск совместителя
Работодатель обязан отпустить совместителя тогда, когда у него отпуск на основной работе. Если на основной работе отпуск длиннее, чем на дополнительной, совместитель может взять отпуск за свой счёт на недостающие дни.
Если на дополнительной работе сотрудник не отработал шесть месяцев, директор должен отпустить его на отдых авансом.
Перенос отпуска
Сотрудники должны отдыхать ежегодно. Если это пагубно отразится на производственных процессах, отпуск допустимо перенести на следующий год — с согласия работника. Перенесённый отпуск нужно использовать не позднее следующего года. Дальше переносить отпуск запрещено, пусть даже сотрудник не против.
Важно. Многие сотрудники готовы не ходить в отпуска, чтобы накопить побольше дней и при увольнении получить хорошую компенсацию. Директор не должен допускать этого. Если ГИТ вскроет, что человек два года не был в отпуске, оштрафует работодателя.
Компенсация при увольнении — как и когда платить
Работодатель может компенсировать деньгами дополнительную часть отпуска, которая превышает 28 дней, либо невзятые отпускные дни, когда работник увольняется. Заменять деньгами основной отпуск запрещено.
Причитающиеся работнику суммы надо выплатить в день увольнения. Либо на следующий день после того, как сотрудник потребует расчёт.
Пошаговый алгоритм выплаты компенсации за отпуск смотрите в нашей инструкции.
