Как уволить работника в 2023 году: важные документы

С начала 2023 года появились новые документы, без которых уволить человека нельзя. Теперь вместо формы СЗВ-М нужно заполнять форму с персональными сведениями, а вместо СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 — специальные разделы отчета ЕФС-1.

Если не соблюдать новые правила, можно нарваться на штрафы. Разобрались, как правильно увольнять работников в 2023 году.

Что изменилось в документах на увольнение с 2023 года

С 2023 года правительство отменило несколько форм и вместо них ввело другие. Вот их список:

• Новые формы для отчета РСВ и справки СТД-Р.

• Вместо СЗВ-М — персонифицированные сведения о физических лицах (перссведения).

• Вместо СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 — специальные разделы отчета ЕФС-1.

• Формально отменили справку о сумме заработка для расчета пособий (форма № 182н). А формально потому, что при увольнении компания не обязана эту форму заполнять. Но, если об этом попросит сотрудник — заполнять придётся. Так сказала федеральная служба по труду и занятости.

Какие документы для увольнения нужны в любом случае

В следующих разделах мы подробнее остановимся на разных видах увольнения. А сейчас расскажем об основных документах, которые нужно заполнять в любом случае.

Справка СДТ-Р — это документ, который подтверждает опыт работы сотрудника в вашей компании. Его нужно выдавать в том случае, если работник перешел на электронную трудовую книжку и не вел бумажную.

В справку нужно вписать период, который сотрудник работал в компании. А также информацию о переводах, повышении квалификации и других кадровых мероприятиях. Писать её можно в свободной форме.

Важно! С 2023 года код выполняемой функции в графе 5 (Код выполняемой функции) нужно прописывать в формате XXXX.X, а не XX.XXX-X-X. А если сотрудник был мобилизован, в справке нужно отразить кадровые мероприятия: приостановление и возобновление трудового договора. Подробнее — в приказе Минтруда №713.

Пример формы СТД-Р. Серым выделена графа 5

Её выдают в том случае, если у работника нет электронной трудовой книжки. Запись в ней нужно делать по правилам Минтруда:

• строка 1 — порядковый номер;

• строка 2 — дата увольнения;

• строка 3 — запись о причине увольнения по ТК РФ со ссылкой на его статью, часть и пункт статьи;

• строка 4 — дата и номер приказа об увольнении.

Важно! Трудовую книжку нужно выдавать сотруднику на руки в последний день работы. Даже, если он уходит в отпуск с последующим увольнением. Другой вариант — отправить книжку почтой, если работник даёт на это письменное согласие. Исключение — за границу отправлять трудовую книжку нельзя.

Кроме того, если сотрудник не заберёт книжку, хранить ее нужно 50 лет. А когда работник получит книжку, он должен поставить подпись в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Листок может быть произвольной формы. В нём нужно описать все движения денег за месяц: начисления, налоги и итоговую сумму зарплаты.

Пример формы расчётного листка. Источник

Этот отчет должна подготовить бухгалтерия по форме КНД 1151162. Правила заполнения расписаны в приложении к приказу ФНС. В отчёте бухгалтерия отражает информацию о всех выплатах, которые получал сотрудник за определенный период. Например, если дата увольнения — 30.05.2023, то перссведения нужно выдать за май 2023. При этом отчет нужно передавать в ИФНС, а не в ПФР.

Важно! Информацию из перссведений нужно продублировать в разделе 3 формы РСВ (расчет по страхов взносам). Затем эту информацию нужно передать в ИФНС. А работнику выдать копии страниц, где содержатся только его данные.

Саму форму нужно скачать из постановления ПФР №245 и заполнить в ней титульный лист, подразделы 1 и 1.1. Затем отчёт нужно передать в СФР максимум до конца рабочего дня, следующего за днём подписания приказа об увольнении. То есть, если уволили сотрудника 30 мая, до конца рабочего дня 31 мая нужно передать отчёт. Сотруднику выдавать копий не нужно.

Важно! Если не сдать отчёт в СФР вовремя, компанию могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей.

Выписки нужно предоставлять из двух подразделов:

• Подраздела 1.2 раздела 1. В него входят сведения о страховом стаже. Но оформлять его нужно только тем работникам, которые подходят под особые категории или у кого в отчетном году были перерывы в стаже. Подробнее — в пт. 2 и 12 статьи 11 № 27-ФЗ.

• Подраздела 3 раздела 1. Но только в том случае, если компания перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника. Подробнее — в том же № 27-ФЗ.

Это необязательная справка. Выдавать ее нужно в случае, если об этом просит сотрудник в письменной форме.

Это тоже необязательный документ. Но, если вы его ведёте и указываете в нём всю информацию о работнике, добавьте в неё запись о расторжении трудового договора. После увольнения попросите работника в ней расписаться. А по его требованию — выдайте копию карты.

Давайте кратко повторим, какие документы нужны при любом виде увольнения и куда их нужно передавать.

Важно! Если не выдать нужные документы сотруднику, работодателя могут оштрафовать. Организацию — на 30 000 – 50 000 рублей, ИП и должностных лиц компании — на 1 000 – 5 000 рублей. Если нарушение повторится, штрафы будут больше. А за задержку выдачи трудовой книжки есть ещё и материальная ответственность.

Теперь разберёмся в документах, которые нужно оформлять при конкретном виде увольнения.

Как уволить сотрудника по собственному желанию

В дополнение к документам из предыдущего раздела нужно подготовить ещё два:

1. Заявление об увольнении.

2. Приказ об увольнении.

В нём работник в письменной форме должен объяснить, почему он хочет покинуть организацию. Писать заявление можно в свободной форме, главное — включить несколько пунктов:

• фамилию, имя, отчество и должность;

• основание увольнения — по собственному желанию;

• дата предполагаемого увольнения;

• дата подписания заявления;

• подпись.

В самом заявлении не должно быть абстрактных формулировок. Работник должен написать своё явное желание уволиться. Если заявление написано некорректно, попросите сотрудника его переписать. А когда оно будет подходить по правилам, поставьте в нём дату, подпись и заключение «согласен». Само заявление можно зарегистрировать в журнале учёта, если такой есть.

Подать заявление об увольнении по собственному желанию работник может за 2 недели до планируемого ухода. Если он на испытательном сроке, то за 3 дня. Есть исключение: если сотрудник поступил в учебное заведение, вышел на пенсию, ухаживает за ребёнком или больным родственником, уволить его нужно в день требования. Так же можно поступить и по взаимной договорённости.

Важно! Отсчёт дней для отработки начинается со следующего рабочего дня после подачи заявления. При этом в расчёт входят выходные и праздники.

Универсальной формы приказа нет. Её можно разработать самостоятельно и закрепить в учётной политике. Вот, что обязательно должно быть в форме:

1. Название компании.

2. Название документа. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). 

3. Номер приказа по системе учета документов в компании и дата его издания. Дата в этом случае — последний рабочий день сотрудника.

4. Реквизиты трудового договора.

5. Сведения о работнике. Его ФИО, должность, подразделение, номер в табеле. 

6. Основание увольнения. В этом случае — инициатива работника.

7. Подпись руководителя компании с расшифровкой. 

8. Подпись сотрудника, ее расшифровка и дата, когда он ознакомился с документом.

Как уволить сотрудника по соглашению сторон

Здесь тоже понадобится несколько документов:

• Предложение расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон.

• Соглашение о расторжении трудового договора.

• Приказ об увольнении.

По сути, это заявление с просьбой или предложением об увольнении. Определенной формы у него нет. Заявление может написать работник или работодатель. Главное — указать, что договор будет расторгнут по соглашению сторон. 

Ограничений по срокам в таких договорах нет — уволить сотрудника можно день в день.

Этот документ составляют в двух экземплярах. Один остаётся у работодателя, а второй забирает работник. В соглашении нужно отразить: срок увольнения, размер сумм, подлежащих оплате работнику из-за увольнения, порядок передачи трудовой книжки. А если сотрудник навредил компании, то ещё размер и порядок возмещения материального вреда.

Это такой же приказ, как и в увольнении по инициативе работника. Только в основании увольнения нужно указывать «по соглашению сторон пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Как уволить сотрудника по инициативе работодателя

В статье 81 ТК РФ есть список оснований, по которым можно расторгнуть трудовой договор. Но условно их можно объединить в 2 группы:

1. По причине со стороны работника. Например, если работник не справляется со своими обязанностями или прогуливает смены.

2. По причине со стороны компании. Например, если компания ликвидирует ИП или сокращает штат.

В каждом из случаев понадобится много документов, чтобы уволить сотрудника. Подробнее о некоторых из них мы рассказывали в статье «Пять законных способов уволить сотрудника, который вас не устраивает».  

Как увольнять совместителей, пенсионеров и иностранцев

Чтобы уволить совместителей, пенсионеров и иностранцев нужно соблюсти несколько правил. Расскажем подробнее о каждом.

Как уволить совместителя

По правилам статьи 288 ТК РФ совместителя нужно предупредить об увольнении за 2 недели. При этом уведомление должны быть в двух экземплярах с подписью работника в одном из них. Форма уведомления свободная.

Когда срок уведомления пройдет, нужно выплатить совместителю зарплату, компенсацию за неиспользованные отпуска, прочие выплаты, если они предусмотрены и выдать ему документы. Только после этого вместо совместителя можно допустить к работе нового сотрудника.

Важно! В приказе об увольнении нужно писать «Приём на работу работника, для которого эта работа будет являться основной, статья 288 Трудового кодекса Российской Федерации». Основание для увольнения — уведомление или акт об отказе принять уведомление.

Как уволить иностранца

Чтобы уволить иностранца, нужно соблюсти общие правила из статей 77–84.1 главы 13 ТК РФ. А также дополнительные из статьи 327.6 ТК РФ и Федерального закона №115-ФЗ. В общем процесс увольнения выглядит так:

1. Подаётся приказ об увольнении. Он может быть составлен по инициативе работника, работодателя или по соглашению сторон.

2. Сотрудника уведомляют о приказе. Это значит, что работник должен расписаться об ознакомлении. Если сотрудника нет, акт нужно составлять при двух свидетелях. 

3. Организация выдаёт документы и рассчитывает сотрудника. Человек получает трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности, справку о среднем заработке. Выплаты зависят от основания увольнения и того, остался ли неиспользованный отпуск.

4. Организация уведомляет подразделение МВД по вопросам миграции. Это нужно сделать в течение 3 дней с даты увольнения, иначе компания получит штраф или её деятельность приостановят на 90 дней. Уведомление можно подать лично, отправить заказным письмом или через сайт Госуслуг. Заполнять его нужно по бланку, утвержденном приказом 30.07.2020 № 536. 

Если вы хотите уволить сотрудника, у которого закончился патент, процесс будет отличаться:

1. Сначала нужно отстранить человека от работы и не начислять ему зарплату.

2. Выждать месяц, пока сотрудник продлит или не продлит патент.

3. Уволить человека, если он не продлил патент. Приказ можно издать по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ.

4. Уведомить подразделение МВД по вопросам миграции. 

Как уволить пенсионера

Пенсионер может уволиться в любой день без двухнедельной отработки. Главное — подать заявление и подписать приказ. В приказе нужно написать «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Но, если пенсионер уже увольнялся по этой причине, отработать 2 недели ему все же придётся. В этом случае порядок расторжения договора будет стандартным.

Куда и в каких случаях нужно подавать дополнительные уведомления

Здесь есть несколько условий:

• Если сотрудник подлежит воинскому учёту, то после его увольнения нужно уведомить военкомат или администрацию. Уведомление нужно отправлять по специальной форме.

• Если работник выплачивает алименты, в течение 3-х дней после расторжения договора нужно уведомить судебного пристава-исполнителя или взыскателя. Форма уведомления произвольная. Если не уведомить пристава, то организация получит штраф от 30 до 100 тысяч рублей, а ИП и должностное лицо — 10 до 20 тысяч рублей.

Коротко о главном

1. Для увольнения любого вида нужны следующие документы: справка СДТ-Р, трудовая книжка (если нет электронной), расчётный листок за месяц, выписка из перссведений, сведения из формы ЕФС-1. По просьбе работника придётся подготовить справку 2-НДФЛ.

2. Все документы нужно выдать работнику в последний рабочий день. Даже, если сначала сотрудник идёт в отпуск, а увольняется после него.

3. Документы нужно вручать лично в руки или отправлять по почте с согласия работника. Правда, трудовую книжку нельзя отправлять за границу.

4. Заявление об увольнении и приказ об увольнении можно писать в свободной форме. 

5. Если сотрудник подлежит воинскому учёту, после увольнения нужно уведомить военкомат или администрацию. Если он платил алименты, нужно уведомить судебного пристава или взыскателя.