Как открыть филиал компании и не нарваться на штрафы

Филиал может частично или полностью выполнять функции компании и защищать ее интересы в другом регионе. Чтобы открыть филиал, нужно уведомить налоговую службу, дождаться подтверждения изменений и (при необходимости) зарегистрироваться во внебюджетных фондах. Но обо всём по порядку.

Если хотите сэкономить время, переходите к последнему разделу — Коротко о главном, там собрано всё самое важное в телеграфном стиле.

Голосование за открытие филиала

Для начала учредителям компании нужно провести собрание и проголосовать: чтобы принять решение, «за» должны высказаться не менее 2/3 всех учредителей. На собрании нужно вести протокол и записывать все сведения, включая итоги голосования, выбор руководителя филиала и список участников.

Вносить сведения о филиале в устав юридического лица можно по желанию, а вот в ЕГРЮЛ отразить сведения о филиале нужно обязательно (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Назначение руководителя

Руководителя филиала назначает юридическое лицо компании. Оно же оформляет нотариально заверенную доверенность на руководителя — чтобы тот обладал практически всеми полномочиями компании. Но некоторые функции ему недоступны: если на компанию подадут в суд, ответчиком станет головное отделение.

Учредительные документы филиала

По закону сведения о филиале нужно внести в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Для этого вам понадобится заполненное заявление по форме Р13014 и протокол или решение о создании филиала. Кроме того, нужно утвердить положение о филиале и приказ о назначении руководителя.

Документы для регистрации филиала можно подать разными способами:

• через регистрирующий орган,

• в специализированном МФЦ,

• через Госуслуги или ФНС России,

• почтой — с объявленной ценностью и описью вложения,

• через нотариуса, который подключен к единой информационной системе нотариата и системе межведомственного электронного взаимодействия.

Регистрация займет до 7 рабочих дней, после чего владелец компании получит уведомление о внесении изменений в ЕГРЮЛ и обновленный экземпляр Устава, если вы всё же решили внести в него правки. Только после этого филиал официально считается открытым. Все сведения передадут в налоговую службу по местонахождению филиала — вам никуда ходить не нужно. 

Выбор баланса

После этого вам следует определиться: выделять филиал на отдельный баланс или нет. 

• Филиал на отдельном балансе имеет право начислять выплаты работникам. В таком случае нужно отчитываться по налогам и платить страховые взносы по месту нахождения. 

• Если же не выделять филиал на отдельный баланс, вы сможете сдавать отчетность в головную организацию. Это удобный вариант, если у филиала небольшие обороты и мало сотрудников. В таком случае бухгалтерским учетом филиала занимается головной офис.

После открытия филиала организация не может использовать упрощенную систему налогообложения (УСНО). Придется переходить с УСН на ОСНО: для этого нужно уведомить налоговую о переходе.

Страхование и пенсии

Ставить филиал на учет в налоговой не нужно: на основании сведений из ЕГРЮЛ это сделает налоговый орган. То же касается регистрации в ПФР. Однако если у филиала есть свой расчетный счет, отдельный баланс и возможность начислять сотрудникам выплаты, нужно обратиться в Инспекцию Федеральной налоговой службы России (ИФНС) по месту нахождения организации — они передадут все данные в ПФР.

Также придется зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС). Перечень необходимых документов можно найти на сайте Фонда. Всё это нужно сделать в течение 30 дней со дня издания организацией приказа о филиале — иначе вам грозит штраф:

• 10 000 ₽ за нарушение срока подачи заявления в налоговую,

• 10% (но не менее 40 000 ₽) от полученных доходов за время деятельности без постановки на учет,

• до 100%, если обнаружен умысел или другие отягчающие обстоятельства,

• от 2 000 до 3 000 ₽ за нарушение срока подачи заявления в налоговую для должностных лиц.

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Особенности региона

Стоит ли адаптироваться под конкретный город или республику? Учитывать местный колорит, традиции, создавать отдельную страницу сайта? Здесь всё зависит от компании.

Если вы решили открыть кафе в Татарстане, вам как минимум придется сделать вывески на русском и татарском языках. Можно разрабатывать уникальные блюда для каждого региона: сибирский кофе, ароматный эчпочмак, морские деликатесы. Это вызовет у жителей лояльность и доверие к «чужеземцу».

Если же вы IT-компания, которая оказывает стандартные услуги во всех городах России, делать отдельный сайт необязательно: достаточно указать адрес филиала в контактах компании. Но если у вас разные цены для каждого региона, стоит адаптировать страницу — иначе клиенты испугаются столичных цен или будут недовольны высокой для их региона стоимостью.

Директору филиала важно общаться с местными сотрудниками: спрашивать о традициях, особенностях, климате, людях вокруг. Безусловно, узнать о регионе можно и в интернете, но местные подкинут гораздо больше идей благодаря своему опыту. Другой вариант — найти директора среди жителей региона: у него будут и связи, и понимание местной специфики.

Независимо от региона компании наверняка придется расширить ассортимент, пересмотреть сервис, приобрести дополнительные компетенции в логистике и перестроить систему управления. 

Как не потерять контакт с новыми филиалами

На этом этапе стоит определиться с типом управления. Централизованное управление — когда большинство решений принимаются в головном офисе. Такой формат не очень подходит для разнородного рынка, где у потребителей разные доходы, культурные особенности и предпочтения. 

Децентрализованные филиалы намного меньше зависят от действий руководства и привязаны к местным условиям, а потому работают быстрее и эффективнее. Однако автоматизировать процессы будет сложнее, а нанимать высококвалифицированный персонал — дороже. 

Чтобы тщательно следить за обстановкой в филиале, лучше использовать децентрализованный формат. Благодаря ковиду онлайн-общение уже не кажется нам таким страшным: даже с учетом часовых поясов вполне реально подобрать время, удобное для москвича и жителя Владивостока. Поэтому можно регулярно созваниваться и уточнять статус дел.

Интеграция в систему учета CRM даст возможность отслеживать количество клиентов, средний чек и другие показатели без прямого запроса к филиалу. Понять рентабельность также помогут ежемесячные отчеты, налаженный контакт с директором филиала и обратная связь от клиентов.

Коротко о главном

1. Филиал обладает практически всеми функциями компании и может защищать ее интересы в другом регионе. Чтобы открыть филиал, нужно уведомить налоговую службу, дождаться подтверждения изменений и (при отдельном балансе филиала) зарегистрироваться во внебюджетных фондах. 

2. Сведения о новом филиале нужно внести в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Если у вашего филиала есть собственный баланс и возможность выплачивать сотрудникам зарплату, следует обратиться в ФСС и ИФНС. Если бухгалтерия компании ведется из головного офиса, ничего делать не нужно.

3. Если не вставать на учет в налоговой, можно получить до 100% штрафа в случае умысла и других отягчающих обстоятельств. Так что лучше решить вопросы с документами в течение месяца.

4. Компании в любом случае придется адаптироваться под конкретный город или республику. Как минимум — добавить адрес нового филиала на сайт компании.

5. За счет привязки к местным условия децентрализованные филиалы работают эффективнее централизованных. Поэтому лучше следить за их деятельностью «издалека» и нанимать более инициативный и квалифицированный персонал.