Баннер новости Мобильный баннер новости

Как открыть филиал компании и не нарваться на штрафы

17 окт 2022

Филиал может частично или полностью выполнять функции компании и защищать ее интересы в другом регионе. Чтобы открыть филиал, нужно уведомить налоговую службу, дождаться подтверждения изменений и (при необходимости) зарегистрироваться во внебюджетных фондах. Но обо всём по порядку.

Если хотите сэкономить время, переходите к последнему разделу — Коротко о главном, там собрано всё самое важное в телеграфном стиле.

Голосование за открытие филиала

Для начала учредителям компании нужно провести собрание и проголосовать: чтобы принять решение, «за» должны высказаться не менее 2/3 всех учредителей. На собрании нужно вести протокол и записывать все сведения, включая итоги голосования, выбор руководителя филиала и список участников.

Вносить сведения о филиале в устав юридического лица можно по желанию, а вот в ЕГРЮЛ отразить сведения о филиале нужно обязательно (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Назначение руководителя

Руководителя филиала назначает юридическое лицо компании. Оно же оформляет нотариально заверенную доверенность на руководителя — чтобы тот обладал практически всеми полномочиями компании. Но некоторые функции ему недоступны: если на компанию подадут в суд, ответчиком станет головное отделение.

Учредительные документы филиала

По закону сведения о филиале нужно внести в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Для этого вам понадобится заполненное заявление по форме Р13014 и протокол или решение о создании филиала. Кроме того, нужно утвердить положение о филиале и приказ о назначении руководителя.

Документы для регистрации филиала можно подать разными способами:

  • через регистрирующий орган,

  • в специализированном МФЦ,

  • через Госуслуги или ФНС России,

  • почтой — с объявленной ценностью и описью вложения,

  • через нотариуса, который подключен к единой информационной системе нотариата и системе межведомственного электронного взаимодействия.

Регистрация займет до 7 рабочих дней, после чего владелец компании получит уведомление о внесении изменений в ЕГРЮЛ и обновленный экземпляр Устава, если вы всё же решили внести в него правки. Только после этого филиал официально считается открытым. Все сведения передадут в налоговую службу по местонахождению филиала — вам никуда ходить не нужно. 

Выбор баланса

После этого вам следует определиться: выделять филиал на отдельный баланс или нет. 

  • Филиал на отдельном балансе имеет право начислять выплаты работникам. В таком случае нужно отчитываться по налогам и платить страховые взносы по месту нахождения. 

  • Если же не выделять филиал на отдельный баланс, вы сможете сдавать отчетность в головную организацию. Это удобный вариант, если у филиала небольшие обороты и мало сотрудников. В таком случае бухгалтерским учетом филиала занимается головной офис.

После открытия филиала организация не может использовать упрощенную систему налогообложения (УСНО). Придется переходить с УСН на ОСНО: для этого нужно уведомить налоговую о переходе.

Страхование и пенсии

Ставить филиал на учет в налоговой не нужно: на основании сведений из ЕГРЮЛ это сделает налоговый орган. То же касается регистрации в ПФР. Однако если у филиала есть свой расчетный счет, отдельный баланс и возможность начислять сотрудникам выплаты, нужно обратиться в Инспекцию Федеральной налоговой службы России (ИФНС) по месту нахождения организации — они передадут все данные в ПФР.

Также придется зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС). Перечень необходимых документов можно найти на сайте Фонда. Всё это нужно сделать в течение 30 дней со дня издания организацией приказа о филиале — иначе вам грозит штраф:

  • 10 000 ₽ за нарушение срока подачи заявления в налоговую,

  • 10% (но не менее 40 000 ₽) от полученных доходов за время деятельности без постановки на учет,

  • до 100%, если обнаружен умысел или другие отягчающие обстоятельства,

  • от 2 000 до 3 000 ₽ за нарушение срока подачи заявления в налоговую для должностных лиц.

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!
Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Особенности региона

Стоит ли адаптироваться под конкретный город или республику? Учитывать местный колорит, традиции, создавать отдельную страницу сайта? Здесь всё зависит от компании.

Если вы решили открыть кафе в Татарстане, вам как минимум придется сделать вывески на русском и татарском языках. Можно разрабатывать уникальные блюда для каждого региона: сибирский кофе, ароматный эчпочмак, морские деликатесы. Это вызовет у жителей лояльность и доверие к «чужеземцу».

Если же вы IT-компания, которая оказывает стандартные услуги во всех городах России, делать отдельный сайт необязательно: достаточно указать адрес филиала в контактах компании. Но если у вас разные цены для каждого региона, стоит адаптировать страницу — иначе клиенты испугаются столичных цен или будут недовольны высокой для их региона стоимостью.

Директору филиала важно общаться с местными сотрудниками: спрашивать о традициях, особенностях, климате, людях вокруг. Безусловно, узнать о регионе можно и в интернете, но местные подкинут гораздо больше идей благодаря своему опыту. Другой вариант — найти директора среди жителей региона: у него будут и связи, и понимание местной специфики.

Независимо от региона компании наверняка придется расширить ассортимент, пересмотреть сервис, приобрести дополнительные компетенции в логистике и перестроить систему управления. 

Как не потерять контакт с новыми филиалами

На этом этапе стоит определиться с типом управления. Централизованное управление — когда большинство решений принимаются в головном офисе. Такой формат не очень подходит для разнородного рынка, где у потребителей разные доходы, культурные особенности и предпочтения. 

Децентрализованные филиалы намного меньше зависят от действий руководства и привязаны к местным условиям, а потому работают быстрее и эффективнее. Однако автоматизировать процессы будет сложнее, а нанимать высококвалифицированный персонал — дороже. 

Чтобы тщательно следить за обстановкой в филиале, лучше использовать децентрализованный формат. Благодаря ковиду онлайн-общение уже не кажется нам таким страшным: даже с учетом часовых поясов вполне реально подобрать время, удобное для москвича и жителя Владивостока. Поэтому можно регулярно созваниваться и уточнять статус дел.

Интеграция в систему учета CRM даст возможность отслеживать количество клиентов, средний чек и другие показатели без прямого запроса к филиалу. Понять рентабельность также помогут ежемесячные отчеты, налаженный контакт с директором филиала и обратная связь от клиентов.

Коротко о главном

  1. Филиал обладает практически всеми функциями компании и может защищать ее интересы в другом регионе. Чтобы открыть филиал, нужно уведомить налоговую службу, дождаться подтверждения изменений и (при отдельном балансе филиала) зарегистрироваться во внебюджетных фондах. 

  2. Сведения о новом филиале нужно внести в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Если у вашего филиала есть собственный баланс и возможность выплачивать сотрудникам зарплату, следует обратиться в ФСС и ИФНС. Если бухгалтерия компании ведется из головного офиса, ничего делать не нужно.

  3. Если не вставать на учет в налоговой, можно получить до 100% штрафа в случае умысла и других отягчающих обстоятельств. Так что лучше решить вопросы с документами в течение месяца.

  4. Компании в любом случае придется адаптироваться под конкретный город или республику. Как минимум — добавить адрес нового филиала на сайт компании.

  5. За счет привязки к местным условия децентрализованные филиалы работают эффективнее централизованных. Поэтому лучше следить за их деятельностью «издалека» и нанимать более инициативный и квалифицированный персонал.

Рекомендуем почитать
Показать статьи по тегу
Что такое модульная система интеграции и как с её помощью быстро внедрить готовые решения для бизнеса
28 ноября
#своедело
Ликбез
Что такое модульная система интеграции и как с её помощью быстро внедрить готовые решения для бизнеса
Оптимизация бюджета предприятия: как пройти кризис
14 ноября
#своедело
Ликбез
Оптимизация бюджета предприятия: как пройти кризис
Откройте расчетный счет за 10 минут
или получите консультацию по другим продуктам банка
Ввод номера телефона подтверждает ваше согласие на обработку персональных данных