#ДЕЛОКАЖДОГО: Как сохранить эффективность сотрудников и бизнеса на удалёнке

Кажется, что управлять сотрудниками на удалёнке проще простого — все, как и раньше, работают за компьютерами, только из дома. А коммуникацию можно выстроить и онлайн. Однако на деле всё не так просто. Это новый формат работы, к которому далеко не всем легко приспособиться и который требует участия и внимания руководителя. Журнал для бизнеса Inc. И Делобанк дают несколько советов, как выстроить эффективную работу коллектива.

1. Помогите организовать домашний офис
Человеку необходимо разделение рабочего и личного пространства. Обсудите этот момент с сотрудниками и поинтересуйтесь, оборудовано ли у них дома подходящее для работы место. Возможно, кому-то из них понадобится офисное кресло, — организуйте его доставку из офиса на дом сотруднику. Это может показаться излишними хлопотами, но на деле напрямую отразится на результатах работы. Кроме того, кому-то может потребоваться офисное оборудование, например принтер с печатной бумагой или мощный ноутбук с предустановленными программами. Об этом также стоит позаботиться.

2. Научите работать в новых условиях
Тщательно продумайте, как вы будете выстраивать работу. Расскажите коллегам о новых форматах. Если необходимо, объясните, как пользоваться онлайн-платформами для коммуникации, например сервисом видеоконференций. Для удобства передачи и хранения информации используйте облачные сервисы и систему электронного документооборота. Подумайте о тех, кто работает с большим количеством документов, требующих личных подписей. Бухгалтерам и юристам может прийтись сейчас нелегко. Однако и эта проблема решаема благодаря онлайн-технологиям. В Делобанке можно подключить облачную, но полноценную бухгалтерию с кадровым и складским учетом, в которой легко создать все необходимые отчёты и сдать их дистанционно как в ФНС, так и в ПФР. Также для всех клиентов банка бесплатно доступен 1С: Директ, который позволит бухгалтеру вести учёт, создавать и отправлять в банк платежи не заходя в интернет-банк.

3. Не рискуйте здоровьем
К сожалению, некоторые компании не могут позволить себе перевести на удалёнку абсолютно весь штат. Постарайтесь обеспечить своим сотрудникам безопасное перемещение и пребывание на рабочем месте. Наймите персонал, который будет регулярно дезинфицировать помещение. Если позволяет бюджет, оплачивайте сотрудникам такси до офиса и обратно. Подумайте, можно ли какие-то вопросы, которые требуют личного участия, решить онлайн. Современные технологии позволяют очень много и совершенствуются практически у нас на глазах. Например, если вы предоставили контрагенту товар и не успели выставить счёт до начала карантина, можете сформировать счёт на оплату с печатью и подписью онлайн в Делобанке.

4. Позаботьтесь о графике
Не стоит думать, что удалённая работа может быть круглосуточной, раз все постоянно дома. Важно, как и при работе в офисе, не нарушать личные границы и не беспокоить коллег в нерабочее время. Обозначьте рабочие часы. Подумайте о тех, кто находится дома с маленькими детьми, — им сейчас тяжелее всех. Позвольте им работать в том режиме, в котором им удобнее, и они ответят вам большей продуктивностью.
Большинство коллег привыкли общаться между собой в неформальной обстановке, например во время ланча. Выделите «пятиминутки» отдыха и организуйте виртуальные пространства, где можно отвлечься от работы.

5. Поддерживайте коммуникацию
Очень важно поддерживать общение не только между сотрудниками, но и с руководством компании. В офисе регулярно проходят совещания, а гендиректора можно встретить в коридоре или постучаться к нему в кабинет. В условиях удаленной работы может возникнуть тревожное ощущение, что руководство отстранилось от дел компании. Не допускайте этого. Устраивайте массовые видеоконференции с личным участием. Делитесь текущими делами и планами. Рассказывайте, как компания справляется с кризисом и какие дополнительные меры хочет предпринять. Это поможет снизить уровень тревожности и стресса. Хвалите сотрудников, которые лучше всего проявили себя. Дайте вашим коллегам слово. Пусть это будет беседа в формате «вопрос-ответ».