Как заполнить отчет СЗВ-ТД при работе с электронными трудовыми книжками

Правительство ввело электронные трудовые книжки и обязало работодателей предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД. Его обязаны сдавать все компании и ИП, имеющие наемных сотрудников. Рассказываем, как правильно заполнять отчетную форму и в какие сроки сдавать, чтобы не заработать штраф. 

Если у вас нет времени на чтение всей статьи, смотрите раздел «Коротко о главном», он в конце текста. 

Главное об электронных трудовых книжках в 2021 году 

Электронные трудовые появились в начале 2020 года. Период с 1 января по 31 декабря 2020 года считался переходным: можно было выбрать электронный формат, либо остаться с бумажной трудовой. 

Работники, которые в 2020 году перешли на электронные трудовые книжки, впоследствии уже не смогут вернуться обратно к бумажным. 

У тех, кто устраивается на работу в 2021 году впервые, выбора нет. Сведения о трудовой деятельности таких сотрудников изначально должны быть оформлены в электронном виде. 

Если работники не смогли подать заявление о переходе на электронную трудовую до конца 2020 по весомым причинам, они могут подать его и в 2021 году. К таким причинам Пенсионный фонд относит продолжительный отпуск, временную нетрудоспособность, отстранение от работы. 

Важно. Независимо от решения сотрудника, отделы кадров всем без исключения оформили электронные дубликаты. Но в них содержится информация о стаже только с 2020 года. 07.03.2021 вступил в силу Федеральный Закон № 30, согласно которому можно добавить в электронную книжку информацию о полном стаже. Для этого необходимо обратиться в любое отделение ПФР с бумажной книжкой и написать заявление. После этого можно не волноваться за сохранность бумажной трудовой. 

Как заполнить отчет СЗВ-ТД при работе с электронными трудовыми книжками

СЗВ-ТД появился в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Индивидуальные лицевые счета, открытые в ПФР на каждого человека, дополнили разделом «сведения о трудовой деятельности». Соответственно, Пенсионный фонд получает из СЗВ-ТД информацию о трудовой деятельности работников (застрахованных лиц). Работодатель обязан заполнять отчет на каждого сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Совместители и удаленщики тоже считаются. 

Важно. Работник подал заявление о выборе формата трудовой книжки — это уже основание заполнить на него СЗВ-ТД и подать в Пенсионный фонд. 

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД указан в Постановлении Правления ПФ России от 25.12.2019 № 730п. Вот как заполнить отчетную форму. 

Требования к заполнению. Если сдаете бумажный СЗВ-ТД, заполняйте его ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого, печатными буквами. Обязательное условие и для бумажной и для электронной формы — отсутствие сокращений и исправлений. 

Документ должен быть заверен подписью руководителя (доверенного лица) и печатью компании. Руководитель-ИП ставит личную подпись. 

Раздел «Сведения о страхователе». В этот раздел работодатель должен внести свои реквизиты.

1. Регистрационный номер в ПФР. Укажите номер, который вам присвоили при регистрации в качестве страхователя в Пенсионном фонде. Номер состоит из 12 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ. 

2. Наименование. Укажите название компании так, как оно прописано в учредительных документах. Нотариусы, адвокаты, ИП и главы фермерских хозяйств должны вписать ФИО идентично паспортным данным. 

3. ИНН. Укажите свой идентификационный номер налогоплательщика, состоящий из десяти, либо 12 цифр. 

4. КПП. Если в свидетельстве о постановке на учет есть КПП, впишите его в форму. Он состоит из девяти цифр. 

Раздел «Сведения о работнике». Здесь укажите ФИО работника в именительном падеже без сокращений, дату рождения и одиннадцатизначный СНИЛС. Формат СНИЛС ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ XX.

Раздел «Сведения об отчетном периоде». Отчетный период состоит из месяца и года. Формат месяца — ММ, формат года — ГГГГ. 

Раздел «Сведения о трудовой деятельности работника». Для дат этого раздела используйте формат ДД.ММ.ГГГГ. В графу «Сведения о приеме, переводе, увольнении» внесите код одного из значений: 

Подраздел «Наименование». Здесь нужно указать трудовую функцию работника и код выполняемой функции. 

• Графа «Трудовая функция». Впишите в нее название должности, специальности или профессии согласно штатному расписанию. 

• Графа «Код выполняемой функции» заполняется только, если в организации есть утвержденный профессиональный стандарт.

Подраздел «Основание». Здесь укажите наименование и номер документа, согласно которому произошло кадровое событие. Это должен быть приказ или распоряжение. В графу «Номер документа» впишите только цифру без знака №. 

Пример. Иванов Петр Семенович принят на должность маркетолога в ООО «Прометей» 1 декабря 2017 года. 20 февраля 2021 года он переведен на должность начальника отдела маркетинга. Отчетная форма СЗВ-ТД за февраль будет выглядеть так: 

Пример заполнения формы СЗВ-ТД с сайта Пенсионного фонда. 

Что изменится в форме СЗВ-ТД с июля 2021 года

С 1 июля 2021 года вступает в силу Постановление Правления Пенсионного фонда № 769п, которое вводит несколько изменений в форму СЗВ-ТД. Вот какие именно: 

1. Появится раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот раздел должны будут заполнять правопреемники работодателей, снятых с учета в качестве страхователей. 

2. Появится графа «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». В ней необходимо будет указывать код РКС, либо МКС (если работники относятся к районам Крайнего Севера). 

3. В графе «Код выполняемой функции» нужно будет в обязательном порядке писать пятизначный код в формате XXXX.X, соответствующий занимаемой должности и фактической работе сотрудника. Коды перечислены в Общероссийском классификаторе занятий. Например, код руководителя подразделения (управляющего) в строительстве 1323.3, а код официанта 5131.9.

4. Раздел «Отчетный период» исчезнет. 

До 1 июля заполняйте форму по старым правилам. 

Как и когда сдавать отчет СЗВ-ТД в 2021 году 

Вид отчета СЗВ-ТД зависит от количества сотрудников в компании: 

• Если меньше 25 человек, можно подать отчет в бумажной форме. Отправьте его в ПФР по почте, с курьером, либо принесите лично. 

• Если больше 25 человек, используйте только электронный формат СЗВ-ТД. Заполнить и отправить отчет можно на сайте Пенсионного фонда через Кабинет страхователя. Вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. О том, где ее взять, мы рассказывали в статье «Как получить электронную подпись и упростить себе бизнес». 

Важно. Госдума рассматривает законопроект, согласно которому работодатели с численностью сотрудников больше десяти тоже будут обязаны сдавать электронный СЗВ-ТД. Пока только рассматривает. 

Срок сдачи отчета зависит от кадрового события:

• Прием на работу, либо увольнение сотрудника — работодатель обязан подать СЗВ-ТД на следующий день после издания соответствующего приказа.

• Перевод на новую должность, подача заявления о выборе формата трудовой книжки, другое кадровое событие — работодатель должен отправить отчет до 15 числа месяца, следующего за отчетным. 

СЗВ-ТД нет надобности заполнять, если никаких кадровых рокировок в текущем месяце не было. Нулевая форма отчета не предусмотрена. 

Если хотите избавиться от хлопот с бухгалтерской отчетностью, подключите сервис Облачная бухгалтерия в Делобанке. Бухгалтерия поможет вам с расчетом налогов, отчетами для налоговиков и фондов, а налоговый календарь вовремя напомнит, что пора сдать тот или иной отчет. Подробнее можно узнать по ссылке. 

Что будет, если не сдать отчет СЗВ-ТД вовремя

Ответственность за нарушение сроков подачи СЗВ-ТД появилась только в 2021 году. В КоАП внесли статью 15.33.2. Штраф по этой статье предусмотрен для должностных лиц, а не для ИП и юрлиц. Сумма небольшая: от 300 до 500 руб. Однако штраф взыскивается за каждого сотрудника, информацию о котором вовремя не передали в Пенсионный фонд. То есть, если руководитель опоздал со сдачей отчета по 10 сотрудникам, штраф составит 5 тыс. руб. 

Если злостно опаздывать с подачей отчета, Пенсионный фонд может «настучать» в трудовую инспекцию, а та, в свою очередь, может явиться с проверкой. 

Еще одну меру наказания вводит ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если страхователь подал бумажный отчет, хотя должен был подать электронный, ему грозит штраф в размере 1 тыс. руб. 

Коротко о главном

1. Обязанность сдавать отчет по форме СЗВ-ТД возникла у работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Из отчета Пенсионный фонд получает информацию о трудовой деятельности работников. 

2. СЗВ-ТД нужно заполнять на каждого наемного сотрудника, включая удаленщиков и совместителей.

3. В разделе «Сведения о страхователе» укажите регистрационный номер в ПФР, название организации, ИНН и КПП (при наличии). 

4. В раздел «Сведения о работнике» впишите ФИО работника в именительном падеже, дату рождения и 11 цифр СНИЛС.

5. В разделе «Сведения о трудовой деятельности работника» укажите кадровое событие, например перевод или увольнение.

6. В графу «Трудовая функция» нужно вписать название должности, специальности или профессии согласно штатному расписанию.

7. В подразделе «Основание» укажите наименование и номер приказа, либо распоряжения, согласно которому произошло кадровое событие.

8. Если в вашей компании трудится меньше 25 человек, можете сдавать бумажный СЗВ-ТД. Если больше — только в электронном виде. 

9. Отчет необходимо заполнить и сдать, если в текущем месяце произошло кадровое изменение. Если приняли или уволили сотрудника, сдайте отчет на следующий день после издания приказа. В случае иного кадрового изменения сдайте отчет до 15 числа месяца, следующего за отчетным. 

10. Нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД грозит ответственным должностным лицам  штрафом до 500 руб. за каждого сотрудника.