Баннер новости Мобильный баннер новости

Как заполнить отчет СЗВ-ТД при работе с электронными трудовыми книжками

24 мар 2021

Правительство ввело электронные трудовые книжки и обязало работодателей предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД. Его обязаны сдавать все компании и ИП, имеющие наемных сотрудников. Рассказываем, как правильно заполнять отчетную форму и в какие сроки сдавать, чтобы не заработать штраф. 

Если у вас нет времени на чтение всей статьи, смотрите раздел «Коротко о главном», он в конце текста. 

Главное об электронных трудовых книжках в 2021 году 

Электронные трудовые появились в начале 2020 года. Период с 1 января по 31 декабря 2020 года считался переходным: можно было выбрать электронный формат, либо остаться с бумажной трудовой. 

Работники, которые в 2020 году перешли на электронные трудовые книжки, впоследствии уже не смогут вернуться обратно к бумажным. 

У тех, кто устраивается на работу в 2021 году впервые, выбора нет. Сведения о трудовой деятельности таких сотрудников изначально должны быть оформлены в электронном виде. 

Если работники не смогли подать заявление о переходе на электронную трудовую до конца 2020 по весомым причинам, они могут подать его и в 2021 году. К таким причинам Пенсионный фонд относит продолжительный отпуск, временную нетрудоспособность, отстранение от работы. 

Важно. Независимо от решения сотрудника, отделы кадров всем без исключения оформили электронные дубликаты. Но в них содержится информация о стаже только с 2020 года. 07.03.2021 вступил в силу Федеральный Закон № 30, согласно которому можно добавить в электронную книжку информацию о полном стаже. Для этого необходимо обратиться в любое отделение ПФР с бумажной книжкой и написать заявление. После этого можно не волноваться за сохранность бумажной трудовой. 

Как заполнить отчет СЗВ-ТД при работе с электронными трудовыми книжками

СЗВ-ТД появился в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Индивидуальные лицевые счета, открытые в ПФР на каждого человека, дополнили разделом «сведения о трудовой деятельности». Соответственно, Пенсионный фонд получает из СЗВ-ТД информацию о трудовой деятельности работников (застрахованных лиц). Работодатель обязан заполнять отчет на каждого сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Совместители и удаленщики тоже считаются. 

Важно. Работник подал заявление о выборе формата трудовой книжки — это уже основание заполнить на него СЗВ-ТД и подать в Пенсионный фонд. 

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД указан в Постановлении Правления ПФ России от 25.12.2019 № 730п. Вот как заполнить отчетную форму. 

Требования к заполнению. Если сдаете бумажный СЗВ-ТД, заполняйте его ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого, печатными буквами. Обязательное условие и для бумажной и для электронной формы — отсутствие сокращений и исправлений. 

Документ должен быть заверен подписью руководителя (доверенного лица) и печатью компании. Руководитель-ИП ставит личную подпись. 

Раздел «Сведения о страхователе». В этот раздел работодатель должен внести свои реквизиты.

  1. Регистрационный номер в ПФР. Укажите номер, который вам присвоили при регистрации в качестве страхователя в Пенсионном фонде. Номер состоит из 12 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ. 

  2. Наименование. Укажите название компании так, как оно прописано в учредительных документах. Нотариусы, адвокаты, ИП и главы фермерских хозяйств должны вписать ФИО идентично паспортным данным. 

  3. ИНН. Укажите свой идентификационный номер налогоплательщика, состоящий из десяти, либо 12 цифр. 

  4. КПП. Если в свидетельстве о постановке на учет есть КПП, впишите его в форму. Он состоит из девяти цифр. 

Раздел «Сведения о работнике». Здесь укажите ФИО работника в именительном падеже без сокращений, дату рождения и одиннадцатизначный СНИЛС. Формат СНИЛС ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ XX.

Раздел «Сведения об отчетном периоде». Отчетный период состоит из месяца и года. Формат месяца — ММ, формат года — ГГГГ. 

Раздел «Сведения о трудовой деятельности работника». Для дат этого раздела используйте формат ДД.ММ.ГГГГ. В графу «Сведения о приеме, переводе, увольнении» внесите код одного из значений: 


Подраздел «Наименование». Здесь нужно указать трудовую функцию работника и код выполняемой функции. 

  • Графа «Трудовая функция». Впишите в нее название должности, специальности или профессии согласно штатному расписанию. 

  • Графа «Код выполняемой функции» заполняется только, если в организации есть утвержденный профессиональный стандарт.

Подраздел «Основание». Здесь укажите наименование и номер документа, согласно которому произошло кадровое событие. Это должен быть приказ или распоряжение. В графу «Номер документа» впишите только цифру без знака №. 

Пример. Иванов Петр Семенович принят на должность маркетолога в ООО «Прометей» 1 декабря 2017 года. 20 февраля 2021 года он переведен на должность начальника отдела маркетинга. Отчетная форма СЗВ-ТД за февраль будет выглядеть так: 



Пример заполнения формы СЗВ-ТД с сайта Пенсионного фонда. 

Что изменится в форме СЗВ-ТД с июля 2021 года

С 1 июля 2021 года вступает в силу Постановление Правления Пенсионного фонда № 769п, которое вводит несколько изменений в форму СЗВ-ТД. Вот какие именно: 

  1. Появится раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот раздел должны будут заполнять правопреемники работодателей, снятых с учета в качестве страхователей. 

  2. Появится графа «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». В ней необходимо будет указывать код РКС, либо МКС (если работники относятся к районам Крайнего Севера). 

  3. В графе «Код выполняемой функции» нужно будет в обязательном порядке писать пятизначный код в формате XXXX.X, соответствующий занимаемой должности и фактической работе сотрудника. Коды перечислены в Общероссийском классификаторе занятий. Например, код руководителя подразделения (управляющего) в строительстве 1323.3, а код официанта 5131.9.

  4. Раздел «Отчетный период» исчезнет. 

До 1 июля заполняйте форму по старым правилам. 

Как и когда сдавать отчет СЗВ-ТД в 2021 году 

Вид отчета СЗВ-ТД зависит от количества сотрудников в компании: 

  • Если меньше 25 человек, можно подать отчет в бумажной форме. Отправьте его в ПФР по почте, с курьером, либо принесите лично. 

  • Если больше 25 человек, используйте только электронный формат СЗВ-ТД. Заполнить и отправить отчет можно на сайте Пенсионного фонда через Кабинет страхователя. Вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. О том, где ее взять, мы рассказывали в статье «Как получить электронную подпись и упростить себе бизнес». 

Важно. Госдума рассматривает законопроект, согласно которому работодатели с численностью сотрудников больше десяти тоже будут обязаны сдавать электронный СЗВ-ТД. Пока только рассматривает. 

Срок сдачи отчета зависит от кадрового события:

  • Прием на работу, либо увольнение сотрудника — работодатель обязан подать СЗВ-ТД на следующий день после издания соответствующего приказа.

  • Перевод на новую должность, подача заявления о выборе формата трудовой книжки, другое кадровое событие — работодатель должен отправить отчет до 15 числа месяца, следующего за отчетным. 

СЗВ-ТД нет надобности заполнять, если никаких кадровых рокировок в текущем месяце не было. Нулевая форма отчета не предусмотрена. 

Если хотите избавиться от хлопот с бухгалтерской отчетностью, подключите сервис Облачная бухгалтерия в Делобанке. Бухгалтерия поможет вам с расчетом налогов, отчетами для налоговиков и фондов, а налоговый календарь вовремя напомнит, что пора сдать тот или иной отчет. Подробнее можно узнать по ссылке

Что будет, если не сдать отчет СЗВ-ТД вовремя

Ответственность за нарушение сроков подачи СЗВ-ТД появилась только в 2021 году. В КоАП внесли статью 15.33.2. Штраф по этой статье предусмотрен для должностных лиц, а не для ИП и юрлиц. Сумма небольшая: от 300 до 500 руб. Однако штраф взыскивается за каждого сотрудника, информацию о котором вовремя не передали в Пенсионный фонд. То есть, если руководитель опоздал со сдачей отчета по 10 сотрудникам, штраф составит 5 тыс. руб. 

Если злостно опаздывать с подачей отчета, Пенсионный фонд может «настучать» в трудовую инспекцию, а та, в свою очередь, может явиться с проверкой. 

Еще одну меру наказания вводит ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если страхователь подал бумажный отчет, хотя должен был подать электронный, ему грозит штраф в размере 1 тыс. руб. 

Коротко о главном

  1. Обязанность сдавать отчет по форме СЗВ-ТД возникла у работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Из отчета Пенсионный фонд получает информацию о трудовой деятельности работников. 

  2. СЗВ-ТД нужно заполнять на каждого наемного сотрудника, включая удаленщиков и совместителей.

  3. В разделе «Сведения о страхователе» укажите регистрационный номер в ПФР, название организации, ИНН и КПП (при наличии). 

  4. В раздел «Сведения о работнике» впишите ФИО работника в именительном падеже, дату рождения и 11 цифр СНИЛС.

  5. В разделе «Сведения о трудовой деятельности работника» укажите кадровое событие, например перевод или увольнение.

  6. В графу «Трудовая функция» нужно вписать название должности, специальности или профессии согласно штатному расписанию.

  7. В подразделе «Основание» укажите наименование и номер приказа, либо распоряжения, согласно которому произошло кадровое событие.

  8. Если в вашей компании трудится меньше 25 человек, можете сдавать бумажный СЗВ-ТД. Если больше — только в электронном виде. 

  9. Отчет необходимо заполнить и сдать, если в текущем месяце произошло кадровое изменение. Если приняли или уволили сотрудника, сдайте отчет на следующий день после издания приказа. В случае иного кадрового изменения сдайте отчет до 15 числа месяца, следующего за отчетным. 

  10. Нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД грозит ответственным должностным лицам  штрафом до 500 руб. за каждого сотрудника.


Получить консультацию по открытию расчётного счёта или другим продуктам банка
Оставьте ваш номер
Ввод номера телефона подтверждает ваше согласие на обработку персональных данных
Рекомендуем почитать
Делобанк стал участником пилотной группы платформы «Знай своего клиента» Банка России
18 октября
Новости
Делобанк стал участником пилотной группы платформы «Знай своего клиента» Банка России
Как вернуть комиссию за платежи по QR-кодам
18 октября
Ликбез
Как вернуть комиссию за платежи по QR-кодам