Внутренние фонды: как продолжить развивать бизнес в кризис

Когда бизнес приносит прибыль, появляется соблазн вложить всё в развитие. Но если вдруг настанет кризис или спад спроса, денег может не хватить на аренду или зарплату. В этом случае выручат фонды — «копилки» для разных целей бизнеса.

Рассказываем про фонды, которые можно организовать внутри каждой компании. Они помогут даже в сложные времена выделять деньги на развитие, обучение сотрудников и доход предпринимателя.

Какие фонды важно сформировать в компании

Фондов может быть несколько. Всё зависит от того, что на данный момент важнее для компании. Например, кто-то хочет развивать команду — значит, нужно откладывать деньги на обучение сотрудников. А кто-то понимает, что зимой продаж гораздо больше, чем летом — в этом случае важно отложить деньги для сезона с низким спросом, чтобы не сокращать штат и переезжать в помещение на окраине города.

Вот фонды, которые обеспечат стабильность и предсказуемое развитие бизнеса: 

Резервный фонд. Это подушка безопасности для компании — на случай, если выручка будет низкой или её не будет вовсе. Такие накопления помогут продержаться в кризис: платить аренду, закупать материалы, выплачивать зарплаты сотрудникам и владельцам. Денег в фонде должно хватить на 3-6 месяцев работы с нулевой выручкой.

Тимофей Чернов, владелец кафе «Самба» В марте 2020 года мы закрылись из-за ковидных ограничений — работали только навынос. Резервного фонда у нас не было, а увольнять сотрудников мне не хотелось. В нашем городе сложно найти хороших официантов и поваров, да и команда к тому моменту сложилась отличная, было жаль терять людей. У кафе был небольшой резервный фонд, но его хватало только на закупку продуктов и оплату коммунальных услуг (помещение у нас своё). Поэтому мне пришлось занимать у друзей, чтобы выплачивать зарплаты ребятам — сам я остался без дохода. После снятия ковидных ограничений первое, что я сделал — рассчитал, каким должен быть комфортный резервный фонд, и вносил в него по 70% от чистой прибыли каждый месяц. Сейчас всё хорошо: в случае чего мы сможем работать с нулевой выручкой около 8 месяцев.

Фонд развития команды. Обучение сотрудников стоит денег — причём и новичков, и тех, кто работает давно. Без обучения сотрудников компании будет сложно развиваться и расширяться. Поэтому обучение лучше не откладывать, даже если доход падает — с большой вероятностью именно обучение сотрудников поможет бизнесу зарабатывать больше.

Виталий Хамидов, владелец IT-компании Мы быстро растём и всё время набираем новых стажёров — это ребята, которые приходят к нам учиться, а потом остаются работать. Я плачу стипендию им, а ещё выплачиваю премии тим-лидам — за то, что они учат новичков. Фонд развития команды начал пополнять с первого дня открытия ООО, даже раньше, чем резервный фонд. Это помогает нам не сбавлять обороты, даже когда рынок штормит и у нас становится меньше заказчиков. Я-то знаю, что спустя 2-3 месяца после кризисного периода заказов снова станет больше, и нам понадобятся люди для их выполнения.

Фонд покрытия расходов будущих периодов. Эта «копилка» нужна, чтобы бизнес с сезонным спросом мог нормально функционировать, когда доходы падают. Например, у компании по продаже и установке кондиционеров самый высокий спрос приходится на май-август. Значит, чтобы в сезон низкого спроса не урезать штат или зарплаты, нужно откладывать деньги в сезон высокого спроса.

Вот как это работает:

Фонд дивидендов. Нужен не только, чтобы выплачивать долю от прибыли своим акционерам. Из этой «копилки» владельцы бизнеса отчисляют себе зарплату, чтобы не остаться без денег даже в кризис.

Как наполнять фонды

Есть риск перечислять в фонды слишком много или слишком мало денег. Чтобы такой проблемы не возникло, нужно рассчитать оптимальную сумму.

Короткая схема выглядит так:

1. Владелец бизнеса рассчитывает, сколько денег должно быть в каждом фонде.

2. Определяет, какой процент прибыли нужно откладывать в фонд.

3. Пополняет фонды.

Раскроем каждый пункт подробнее.

Сколько денег должно быть в фонде

Рассмотрим этот шаг на примере резервного фонда. Чтобы сформировать резервный фонд, можно откладывать по 10-20% от чистой прибыли каждый месяц. Но полезнее и безопаснее посчитать ваши ежемесячные расходы и понять, к какой цифре в фонде нужно стремиться.

Например, кафе тратит деньги на закупку продуктов, зарплаты персоналу, аренду, оплату коммунальных услуг и быстроизнашивающиеся предметы — одежду персонала и посуду. В месяц все расходы составляют около 600 000 руб. Значит, оптимально будет накопить минимум 1 млн 800 тыс. руб.

Какой процент от чистой прибыли откладывать в фонд 

После предыдущего шага вы узнаете сумму, которая должна быть на счёте фонда. Остаётся посчитать, какой процент от чистой прибыли откладывать. Размер отчислений может быть каким угодно: 10, 50 и даже 100%.

Есть два способа накопить нужную сумму в фонде:

• способ 1: отталкиваться от процента. Представим, что чистая прибыль компании — 2 млн. руб. в месяц. Собственник посчитал: ему комфортно откладывать 20% прибыли, а на резервном фонде должна лежать сумма в 5 млн. руб. Чтобы накопить такую сумму, бизнесу потребуется около года.

• способ 2: отталкиваться от срока. Например, компания понимает, что низкий сезон начнется через 6 месяцев. Она хочет накопить резервный фонд в 5 млн руб. за полгода. Значит, нужно ежемесячно откладывать от прибыли чуть больше 40%.

Чем больше отчисления, тем быстрее компания накопит нужную сумму. Главное, чтобы у бизнеса были деньги на всё остальное: зарплаты, оплату счетов и другие нужные фонды — например, фонд развития команды.

Пополняйте фонды

Заведите отдельный расчётный счёт или копилку для фонда — отдельный накопительный счёт в банке.

Удобнее всего хранить резервный фонд в банке — например, на депозите с возможностью пополнения и снятия. А вот от акций, недвижимости и драгоценных металлов лучше отказаться. На этих инструментах можно потерять деньги или время: акции и золото падают в цене, а продажа квартиры займёт время.

Простая проверка: можете ли вы завтра вывести все деньги с фонда и ничего не потерять? Если да — способ подходит.

Коротко: как бизнесу выделить деньги на внутренние инвестиции

1. Определите, какой фонд нужен компании. Это зависит от того, что важно для вашего бизнеса. Например, если у вас сезонный спрос, важно сформировать фонд покрытия расходов будущих периодов.

2. Посчитайте, сколько денег должно быть в фонде. Например, резервного фонда должно хватать на 3-6 месяцев работы с нулевой выручкой.

3. Определите, сколько денег откладывать в фонд ежемесячно. Важно: откладывать деньги в фонд можно только с чистой прибыли.

4. Заведите расчётный счёт или копилку для фонда. В акциях, недвижимости и драгметаллах фонды хранить не стоит: есть риск потерять деньги или не успеть вовремя их вывести.