Переехать в другую страну и дистанционно работать за рубежом — обычная практика для сотрудников российских компаний в 2022 году. Но если для человека переезд — это купить билеты, снять квартиру и оформить карту иностранного банка, то для работодателя — это проблемы с документами, доступами и учётом.
Чтобы новое место работы не повлияло на трудовые функции сотрудника, лучше заранее подготовиться к его переезду. Например, изменить формат работы в трудовом договоре, перейти на электронный документооборот и ввести отдельный учёт рабочего времени для сотрудников из других стран.
Рассказываем, как подготовиться к переезду сотрудника в другую страну и что делать, если он планирует остаться там надолго. А если нет времени читать всю статью, переходите к последнему разделу — там дали короткую инструкцию на случай эмиграции сотрудников.
Шаг 1. Изменить формат работы на дистанционный
Чтобы сотрудник официально работал за границей, его переводят на дистанционный формат. Мы подробно рассказывали, как это сделать, в статье «Бизнес на удаленке. Новые требования Трудового кодекса». Если говорить в двух словах, то перевод выглядит так:
-
Сотрудник пишет заявление на смену формата работы в произвольной форме.
-
Работодатель издаёт приказ о переводе, а сотрудник изучает его под подпись.
-
Стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору.
Образец допсоглашения доступен на сайте Роструда. В нём можно указать место работы и особые условия, если того требуют трудовые функции. А ещё можно прописать часы, в которые сотрудник обязан быть на связи — это особенно актуально, если есть разница в часовых поясах.
Почему не стоит оставлять офисный формат. В лучшем случае сложности затронут только спецоценку условий труда — вам придётся закрепить за сотрудником рабочее место и потратить лишние деньги на его оценку.
В худшем случае грозит штраф. Если трудовая инспекция узнает, что место работы в договоре и по факту отличаются, то назначит штраф:
-
от 5 до 10 тыс. руб. — для ИП;
-
от 50 до 100 тыс. руб. — для организаций.
Шаг 2. Перейти на электронный документооборот с сотрудником
Самый простой вариант — подписывать документы усиленной электронной подписью. Юридические лица оформляют ЭП в удостоверяющих центрах, ИП и руководители компаний — налоговой службе. Подробнее о том, как её получить, мы рассказывали в статье «Как ИП получить квалифицированную электронную подпись».
Сотруднику понадобится электронная подпись для физических лиц. Её можно получить в личном кабинете налогоплательщика. Главное — не перепутать усиленную подпись с простой. Последнюю можно получить через МФЦ или Госуслуги, но она подойдёт только для получения государственных и муниципальных услуг в электронном виде.
Порядок перехода на электронный документооборот такой же, как и в случае с дистанционной работой — заявление от сотрудника, приказ от работодателя и допсоглашение.
Пункт об электронном документообороте можно включить в допсоглашение о переходе на дистанционную работу. Но заявление и приказ должны быть отдельными документами.
Более сложный вариант — это переход на электронный кадровый документооборот. Он предусматривает единовременный перевод всех сотрудников на электронные документы и ведение всей кадровой документации в электронном виде. Это комплексное решение для компаний, которые полностью переезжают за рубеж или работают только с удалёнными сотрудниками.
Чтобы организовать переход на электронный кадровый документооборот, издают специальный локальный нормативный акт и письменно уведомляют об этом всех сотрудников. Подключением занимаются удостоверяющие центры и поставщики ПО для электронного документооборота.
Почему важно перейти на электронный документооборот. По почте документы могут идти до нескольких недель, а с отдельными странами почтовое сообщение и вовсе прекращено (их список обновляется на сайте Почты России).
Ситуация опасна тем, что работодатель может поздно получить заявления на отпуск или увольнение — ведь сотруднику придётся ждать, когда письмо получит кадровая служба. Ещё компания не сможет оперативно знакомить сотрудника с приказами. А пока сотрудник не подписывает приказ, на него новые правила не распространяются.
Шаг 3. Настроить доступы к интернет-ресурсам и компьютеру сотрудника
Российские сайты, онлайн-сервисы, программы и приложения часто оказываются недоступными за границей. Всё дело в IP-адресе: если пользователь подключается из иностранной сети, защита сайта сразу блокирует доступ. Минцифры ещё в марте обещало исправить ситуацию, но проблемы до сих пор остались.
Чтобы сотрудник не остался без доступа к рабочим онлайн-ресурсам, можно настроить подключение двумя способами:
-
Через удалённый рабочий стол. Подходит, если у сотрудника есть собственное рабочее место в офисе. Настроить несложно — есть инструкции Microsoft на русском языке и Apple на английском. Но есть и нюансы: например, скорость удалённого рабочего стола бывает очень низкой, а при неполадках с офисной техникой сотрудник не сможет работать.
-
Через VPN-подключение. Подходит, если офисный компьютер сотрудника плохо работает или вовсе отсутствует. Чтобы настроить, понадобится отдельный компьютер под сервер — для настройки подключения через его IP-адрес. Разобраться можно по инструкции сервиса «СБИС». Если такого компьютера нет, можно арендовать сервер и настроить VPN по инструкции клуба DNS.
Важно. Если сотрудник работает с сайтами государственных органов и компаний, IP-адрес VPN должен быть российским — иначе подключиться из другой страны точно не получится.
Шаг 4. Определить, куда переводить деньги сотруднику
По общему правилу сотрудники российских компаний получают заработную плату в рублях. Но если в трудовом договоре или допсоглашении указано, что сотрудник работает в другой стране, то работодатель имеет право переводить деньги в иностранный банк. В этом случае заключают ещё одно допсоглашение — с указанием реквизитов зарубежного счёта, курса конвертации и сроков платежей.
Если сотрудник будет настаивать, что ему обязаны платить зарплату в иностранной валюте — разъясните положения Федерального закона № 44-ФЗ. По нему работодатель получает право, а не обязанность переводить деньги в иностранные банки, если сотрудник переезжает в другую страну.
Работодателям выгоднее переводить деньги в рублях на карту российского банка. На то есть две причины:
-
Минимальный риск, что оплата не пройдёт. С начала марта 2022 года несколько крупных российских банков отключили от SWIFT — системы, которая позволяет делать международные переводы. И остаётся шанс, что других банков это тоже коснётся. Если ваш банк отключат, вы не сможете перевести сотруднику зарплату — а за задержку придётся выплачивать пени.
-
Нет расходов на комиссию и конвертацию. Прямой перевод на счёт в иностранном банке — это дополнительные расходы. Почти любой международный платёж облагается комиссией в 2-3%, при этом рубли конвертируются в валюту по не самому выгодному курсу. Например, при официальном курсе в 60 рублей за 1 доллар конвертацию могут совершать по курсу 65 или 70 рублей.
Важно. Если сотрудник готов взять на себя эти расходы, нужно прописать это отдельным пунктом в допсоглашении.
Фактически сотруднику выгоднее получать деньги на карту российского банка. Если последний попадёт под санкции и потеряет доступ к SWIFT, можно открыть карту другого банка и переводить зарплату на неё. А переводы и конвертация для физических лиц почти всегда выгоднее, чем для организаций.
Шаг 5. Ввести учёт времени, проведённого сотрудниками за границей
Если гражданин России проводит за границей больше 183 календарных дней в течение 12 месяцев, он перестаёт налоговым резидентом и становится нерезидентом. Главное последствие — это повышение ставки НДФЛ до 30%.
Важно. Заплатить НДФЛ по ставке 30% придётся за весь календарный год, в котором сотрудник стал нерезидентом. Даже если вы 7 месяцев удерживали по 13%, пока он считался резидентом, придётся доудержать из будущих выплат ещё 17% за весь прошедший период.
Ставка повышается только для НДФЛ — включая налоги на дивиденды и ставки по вкладам. Остальные выплаты не меняются. Но налоговые вычеты на лечение, обучение и продажу квартиры нерезиденты получить не могут.
Сотрудники наверняка не будут отсчитывать срок своего пребывания за границей, поэтому лучше взять это на себя. Например, можно собрать простую экселевскую табличку и добавить туда несколько столбцов:
-
ФИО сотрудника;
-
дата выезда за границу;
-
периоды посещения России;
-
дата последней выплаты сотруднику;
-
ставка НДФЛ по последней выплате;
Как только сотрудник пробудет за границей больше 100 дней, стоит его предупредить об этом. Возможно, перспектива потерять 17% от дохода мотивирует его вернуться в Россию — это заметно упростит вашу задачу и зону ответственности как работодателя.
Инструкция на случай эмиграции сотрудников
Шаг 1. Переведите сотрудника на дистанционный формат, чтобы он официально работал за границей. Для этого нужно заявление самого сотрудника, приказ работодателя и допсоглашение к трудовому договору
Шаг 2. Подпишите ещё одно допсоглашение — о переходе на электронный документооборот, чтобы быстро передавать и подписывать документы. Можно обойтись выпуском усиленных электронных подписей, а можно перевести весь кадровый учёт на электронную платформу
Шаг 3. Настройте удалённый рабочий стол или VPN-подключение, чтобы сотрудник не остался без доступа к рабочим онлайн-ресурсам. Инструкции по настройке удалённого стола есть на сайтах Microsoft и Apple, по настройке VPN — на сайтах «СБИС» и DNS
Шаг 4. Определите, куда переводить деньги сотруднику. Выгоднее — на карту российского банка, потому что риски задержек минимальные даже в случае санкций. Если сотрудник настаивает на иностранном банке, подпишите с ним допсоглашение — с указанием реквизитов зарубежного счёта, курса конвертации и сроков платежей. Если он готов взять на себя комиссию и конвертацию, добавьте об этом отдельный пункт
Шаг 5. Введите учёт времени, проведённого сотрудниками за границей. Следите, чтобы сотрудник не потерял статус налогового резидента — иначе ставка НДФЛ повысится на 30%. В таком случае заплатить повышенный налог придётся за весь календарный год, в котором сотрудник стал нерезидентом — например, доудержать из будущих выплат ещё 17% за прошедший период.
