Здорово, когда сотрудники работают с энтузиазмом и показывают хорошие результаты. Но на любви к своему делу далеко не уедешь — если материально не поощрять лучших, они найдут более высокооплачиваемую работу. Ведь по данным аналитического центра НАФИ, главная мотивация 73% российских сотрудников — это премии и бонусы. Но их платят только 52% работодателей. Причина такой статистики простая: почти все выплаты облагаются налогами и страховыми взносами.
Желание сэкономить на налогах — нормальное явление для предпринимателя, особенно если есть законные способы. Например, Налоговый кодекс позволяет награждать сотрудников небольшими подарками и компенсировать расходы на медицинские услуги без уплаты НДФЛ. Вот четыре способа, как материально поощрить сотрудников и сэкономить на налогах.
Способ 1. Сделать подарок от имени организации
Любые подарки стоимостью до 4000 рублей не облагаются налогами. Это право предоставляет предпринимателям и организациям статья 217 Налогового кодекса. Подарить можно что угодно: часы, билет на футбол или самовар. Главное — оформить сделку юридически. Для этого нужно заключить с сотрудником договор дарения от имени компании. Вот что нужно в нём указать:
-
ФИО сотрудника;
-
дата и место дарения;
-
реквизиты компании или ИП;
-
название и краткое описание подарка;
-
стоимость подарка в рублях.
Если раньше вы не заключали договоры дарения, воспользуйтесь нашим образцом — его можно скачать с «Яндекс.Диска».
Важно. Юридические лица и предприниматели вправе делать подарки сотрудникам один раз в год. Повторный подарок могут признать уклонением от уплаты налогов — и взыскать неуплаченный НДФЛ.
Способ 2. Выписать материальную помощь
Материальная помощь не облагается налогами и взносами, если её сумма не превышает 4 000 рублей. Правила как с подарками: не больше одного в год и обязательное подтверждение документом. Только вместо договора сотрудник пишет заявление на материальную помощь. Форма свободная: достаточно указать ФИО, должность сотрудника и реквизиты работодателя.
Материальная помощь не всегда привязана к вознаграждению. Иногда её выписывают, если сотрудник попал в затруднительную финансовую ситуацию. Например, делает ремонт после затопления от соседей или переезжает в другой город из-за новой должности на работе. В таком случае в заявлении указывают причину и, по возможности, прикладывают к нему подтверждающие документы. Но правила остаются прежними: до 4 000 рублей — без налогов, всё что свыше — облагается НДФЛ.
Способ 3. Возместить расходы на медицинские услуги или санаторное лечение
Если сотрудник проходил платное медицинское обследование, лечение или реабилитацию, работодатель может возместить его расходы — без уплаты НДФЛ и страховых взносов. Чтобы выплатить компенсацию без налоговых последствий, нужно соблюсти три условия:
-
Сотрудник предоставляет документ, подтверждающий оплату. Например, справку из медицинской организации, квитанцию или чек. Ещё лучше, если сотрудник приложит договор оказания услуг — это снизит шансы на лишние проверки со стороны налоговой службы.
-
Медицинское учреждение работает по действующей лицензии. Проверить статус можно по Единому реестру лицензий: достаточно указать номер лицензии или ИНН организации.
-
У компании есть нераспределенная прибыль за предыдущий календарный год — и её сумма больше, чем размер компенсации.
Нарушение хотя бы одного из условий создаcт риски при налоговых проверках. Если инспекторы заинтересуются частыми переводами в пользу сотрудников, то проведут дополнительную проверку и начислят НДФЛ за необоснованную выплату.
Важно. Ограничений по размеру и количеству компенсаций за медуслуги нет. Главное, чтобы их общая сумма не превышала нераспределённую прибыль организации за отчётный период — иначе придётся объяснять инспекторам, откуда взялись лишние деньги.
Вместо медицинских услуг можно компенсировать стоимость санаторно-курортных путёвок. Правило действует как для сотрудников, так и для членов их семей — супруга и детей до 16 лет. Условия аналогичные: подтвердить документами и не превысить нераспределённую прибыль. Только вместо Единого реестра лицензий санаторий нужно проверить по Реестру курортного фонда.
Способ 4. Учесть расходы на премии при расчёте налога на прибыль или УСН
Если подарками и компенсациями обойтись не получилось, остаётся платить полноценные премии. Они облагаются налогами, как заработная плата — это значит, что их можно учесть в качестве расходов при расчёте налогов компании. Правило статьи 346.16 Налогового кодекса действует для двух систем налогообложения: упрощёнки формата «доходы минус расходы» и ОСНО.
Уменьшают налогооблагаемый доход только премии, связанные с трудовой деятельностью сотрудника. Вознаграждения к праздникам учитывать в качестве расхода запрещено. Это относится к премиям, приуроченным к праздничным нерабочим дням, профессиональным праздникам, юбилеям, присуждению почётных званий и госнаград.
Важно. Нельзя учитывать в качестве расходов подарки, материальную помощь или медицинские услуги для сотрудников. Есть только одно исключение — затраты на санаторно-курортное лечение сотрудников. Причём учитывать можно даже туристические путёвки, которые не связаны с лечением.
Учим платить премии и экономить на налогах за минуту
1. Делайте подарки и выплачивайте материальную помощь — не чаще одного раза в год и не больше 4 000 рублей. Чтобы документально подтвердить расходы, заключите договор дарения или попросите сотрудника написать заявление на матпомощь.
2. Оплачивайте медицинские расходы и санаторно-курортный отдых сотрудников. Проследите, чтобы медучреждение работало по действующей лицензии, а сотрудник предоставил документы, подтверждающие оплату.
3. Учитывайте премии в качестве расхода при расчёте налогов на ОСНО или упрощёнке формата «доходы минус расходы». Но подарки, матпомощь и премии к праздникам нельзя относить к затратам бизнеса.
