Как правильно рассчитать и оплатить больничный сотрудника в 2023 году

Первые три дня болезни работника оплачивает начальник, оставшиеся — Социальный фонд России. В текущем году расчет пособия по нетрудоспособности изменился, поскольку вступил в силу Федеральный закон № 98. Закон ввёл предел среднего дневного заработка, на базе которого рассчитывается пособие. Лимит надо учитывать при оплате. 

Разобрались, как считать больничные по новым правилам, чтобы не возникло проблем с сотрудниками и СФР. 

Правила для расчета больничного

Вот ключевые положения, которые нужно знать, чтобы рассчитать пособие по нетрудоспособности: 

Первые 3 дня болезни оплачивает работодатель, начиная с четвёртого дня — Социальный фонд. Правило работает, когда речь идёт о больничном из-за бытовой травмы или непрофессионального заболевания, в том числе из-за аборта или ЭКО. 

СФР полностью выплачивает пособие, если работник временно нетрудоспособен по причине:

• ухода за больным родственником;

• карантина;

• протезирования;

• оздоровительного лечения после стационара. 

Если работник получил травму на производстве или заболел профзаболеванием, ему положена единовременная выплата. В случае летального исхода выплата составит 2 миллиона (раньше был 1 миллион). Деньги выдаёт Социальный фонд.

Сумма пособия зависит от дохода, доход берём за расчетный период. Расчётный период — два предыдущих года до болезни. В 2023 году — это 2021 и 2022. Годы можно заменить. Например, сотрудница была в декрете в 2021 году. Допустимо учесть заработок за 2020 год при выполнении двух условий:

1. Сотрудница подала заявление.

2. Замена расчетного периода приведёт к увеличению выплаты. 

Такие условия закреплены в ФЗ № 255 «Об обязательном соцстраховании по ВНиМ». 

У среднего дневного заработка (СДЗ) есть потолок. СДЗ не должен превысить сумму предельных баз за расчетный период, поделенную на 730. Базы за 2021 и 2022 составляют 966 тысяч и 1 032 тысячи: всего 1 998 000 руб. Если поделить сумму на 730, получим 2 736,99 руб. Это максимум за день, даже если по факту получается больше. 

Пособие не может быть ниже рассчитанного из МРОТ. Правило ввели для поддержки людей, которые не работали два года или получали зарплату меньше минималки. Тогда следует исходить из 24 МРОТ: 16 242 * 24 = 389 808 рублей. Разделим на 730 и получим 533,98 руб. Это минимум СДЗ: меньшие цифры брать нельзя, пусть человек фактически наработал меньше. 

МРОТ влияет на больничные, зарплаты, отпускные, командировочные. Как именно — объяснили в этой статье и показали на примерах. Не забывайте учитывать районные коэффициенты, если они действуют в вашем регионе.

Важно. Когда причина нетрудоспособности — наркотическое или алкогольное опьянение, выплата тоже рассчитывается из МРОТ. Работник не соблюдает режим или вовремя не посещает врача без уважительной причины — выплата снижается до МРОТ со дня нарушения режима. 

В стаж для определения больничного входит время работы по трудовому или договору ГПХ, госслужбы, военной службы. Федеральный закон № 98 дополнил список. Теперь нужно засчитывать в стаже периоды: 

• нахождения в добровольческих формированиях в пользу ВС РФ;

• мобилизации;

• военного положения или времени;

• работы на территории иностранного государства, если между ним и РФ есть договор о суммировании страхового стажа. 

Стаж влияет на больничный. Чем больше стаж, тем больше сумма выплаты: 

Тем, у кого стаж до полугода, больничный считают по МРОТ. 

Пример расчета пособия по нетрудоспособности

Посмотрим на конкретной ситуации, как считать больничный. 

Менеджер Андрей проболел с 23 мая по 30 мая — всего 8 дней. За 2021 год его заработок составил 900 тысяч, а за 2022 год 1 миллион. Обе суммы укладываются в лимит. Стаж Андрея 7 лет.

1. Определяем СДЗ за расчётное время: 1 900 000 / 730 = 2 602,74 рубля. 

2. Сравниваем заработок с лимитом и МРОТ: фактический СДЗ не больше лимита и не меньше минималки, поэтому берём его. 

3. Учитываем стаж: Андрей проработал в общей сложности 7 лет, значит, процент выплаты составит 80%. 

4. Считаем итоговую выплату: (2 602,74 * 80%) * 8 дней = 16 657,54 руб. Из этой суммы директор Андрея обязан выплатить 6 246,58 (за первые 3 дня), остальное переведёт СФР. 

Перечислить работнику пособие — обязанность работодателя. Если этого не сделать, сотрудник может пожаловаться в прокуратуру, ГИТ или суд. Компанию оштрафуют, как за невыплату зарплаты: на сумму до 50 тысяч. Штрафы будут, если вовремя не отправить данные по сотруднику в СФР. А ещё пока человек болеет, его нельзя увольнять: Трудовой кодекс запрещает. Он сам изъявил желание уволиться — препятствий нет.

Как оформить и оплатить больничный лист

Шаг 1. Листок нетрудоспособности формирует врач больницы или поликлиники: государственной или частной. Важное условие — наличие медлицензии у такой организации. Врач добавит лист в систему, и он автоматически уйдёт в СФР. Больничные сейчас электронные: бумажные не выдают. 

Шаг 2. Работодатель рассчитывает свою часть пособия. Данные для расчета передаёт Социальный фонд. Фонд получает информацию от ФНС. 

Шаг 3. Работодатель отправляет в СФР сведения о застрахованном, если раньше они не были отправлены, либо изменились. Взаимодействие с фондом происходит через СЭДО — систему электронного документооборота. Если вы до сих пор к ней не подключились, вот инструкция от СФР, как и что делать. 

Взносы на нетрудоспособность и материнство с 2023 года начисляются на выплаты в адрес исполнителей по договорам ГПХ. Поэтому внештатники, кроме самозанятых, смогут получать декретные и больничные. Раз подрядчики стали застрахованными, на них тоже нужно подавать сведения в СФР. Подробно обо всех изменениях в системе страховых взносов читайте в нашем материале.

Шаг 4. Компания компенсирует 3 дня болезни. Выплата происходит в том же порядке, что и зарплаты: за вычетом НДФЛ. 

Шаг 5. Фонд выплачивает остаток суммы в течение десяти дней после получения сведений от работодателя. 

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Коротко о главном 

1. Чтобы высчитать больничный, нужно определить средний заработок за день. СДЗ не должен быть больше 2 736,99 и меньше 533,98 руб. В противном случае нужно считать, исходя из указанных лимитов. 

2. Руководство компенсирует больничный на первые 3 дня болезни или травмы, остаток — фонд. 

3. В стаж работы теперь засчитывается мобилизация, военное положение и добровольное участие в военных формированиях РФ. 

4. Чтобы обмениваться с СФР документами, следует подключиться к электронной системе.