Выплаты пособий напрямую из ФСС: что изменится в работе бухгалтеров

С 2011 года ряд регионов России участвует в пилотном проекте Фонда социального страхования «Прямые выплаты». В рамках проекта пособия работникам организаций и предприятий рассчитывают и выплачивают напрямую территориальные органы ФСС.

С 1 января 2021 года Минтруд планирует распространить механизм прямых выплат на всю страну. Новый порядок выплат изменит работу бухгалтеров. Мы расскажем, как подготовиться к этим изменениям, если ваш регион ещё не в пилоте. 

В статье будем использовать следующие термины:

Страховщик — Фонд социального страхования (ФСС, Фонд).

Страхователь — работодатель (организация или ИП).

Застрахованное лицо — работник предприятия или организации.

Страховой случай — временная нетрудоспособность, рождение ребёнка и другие ситуации, служащие основанием для выплаты пособия. 

Принцип действия проекта «Прямые выплаты» и сроки для перехода 

По общему правилу, больничные и прочие пособия выплачивает сотруднику работодатель. А Фонд соцстрахования возмещает разницу между суммой страховых взносов и суммой выданных сотруднику пособий. Такой принцип взаимодействия ФСС и работодателя называется зачётный. 

В регионах-участниках проекта «Прямые выплаты» Фонд самостоятельно и напрямую выплачивает людям пособия. Организация или ИП должны только получить от сотрудника заявление и документы и перенаправить их в ФСС. Фонд соцстрахования может запрашивать недостающие документы в Пенсионном фонде, налоговой, в ЗАГСах. 

По таким правилам в пилотных регионах выплачивают:

  • Пособие по временной нетрудоспособности (включая выплаты по несчастным случаям на производстве или профзаболеваниям).

  • Отпускные (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска по законодательству РФ).

  • Пособие по беременности и родам.

  • Единовременную выплату женщинам, которые встали на учёт на ранних сроках беременности (до 12 недель). 

  • Единовременную выплату при рождении ребёнка.

  • Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком. 

Их своих средств работодатель по-прежнему должен оплачивать социальное пособие на погребение и меры профилактики, направленные на снижение уровня профзаболеваний и травматизма. Эти расходы в дальнейшем ФСС работодателю возместит. 

В пилоте уже участвуют 77 субъектов федерации. С 2021 года присоединится Москва, Санкт-Петербург, Ханты-Мансийский автономный округ, Пермский край, Краснодарский край, Свердловская, Московская и Челябинская области. 

Согласно проекту Минтруда, новый закон должен вступить в силу с 1 января 2022 года. Однако, начиная с января 2021 года механизм прямых выплат уже будет реализоваться по всей стране. 

Власти утверждают, что механизм прямых выплат позволит людям получать пособия быстрее. Плюс работодателям не придётся изымать деньги из оборота. Поскольку рассчитывать сумму будет отделение Фонда, а не бухгалтер организации или ИП, должна снизиться вероятность ошибок в расчётах. В общем, Минтруд и ФСС обещают новую быструю и безопасную систему социальных выплат застрахованным лицам. 

Важно. Размер пособий и порядок их расчёта не изменится. 

Порядок назначения и выплаты пособий по новым правилам

Чтобы Фонд соцстрахования смог выплатить деньги застрахованному лицу, страхователь должен получить от работника необходимые документы и передать их в ФСС. Вот как должен действовать бухгалтер или ИП, чтобы работник получил пособие по новым правилам:

Шаг 1. Получить документы от сотрудника. Сотрудник обязан предоставить документы, подтверждающие наступление страхового случая. Например, чтобы подтвердить временную нетрудоспособность, нужно заполнить заявление по форме, утвержденной приказом ФСС № 578, и принести листок нетрудоспособности. Форма заявления не меняется в зависимости от страхового случая. 

В заявлении работник обязательно должен указать реквизиты банковского счёта, карты «Мир», либо оставить данные для почтового перевода. По этим реквизитам Фонд выплатит деньги. 

Важно. С 2017 года действует правило, по которому работник может выбрать вид листка нетрудоспособности: бумажный или электронный (ЭЛН). Если работник выбрал ЭЛН, страхователь должен получить сведения о нём. Это можно сделать по СНИЛСу сотрудника и номеру ЭЛН через личный кабинет интегрированной информационной системы ФСС. Работодатель получит листок с информацией, которую заполнила медицинская организация. Этот ЭЛН нужно дозаполнить, указав данные о работодателе и работнике. Кстати, законопроект Минтруда предусматривает использование только электронных листков нетрудоспособности. 

Шаг 2. Рассчитать пособие за первые три дня. Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании» и Постановление Правительства № 294 предусматривают, что первые три дня временной нетрудоспособности сотрудника оплачивает работодатель. Соответственно, нужно рассчитать сумму пособия за три дня, удержать с неё НДФЛ и выплатить с ближайшей зарплатой. 

Шаг 3. Отправить документы в ФСС. В течение пяти дней после получения документов от сотрудника их нужно передать в отделение Фонда по месту учёта. К документам не забудьте приложить опись по форме, утверждённой приказом ФСС № 578.  

Если в организации трудится меньше 25 сотрудников, то форма подачи документов бумажная или электронная на выбор. Если сотрудников больше 25, нужно подать документы в форме электронного реестра. Заполнить электронный реестр можно с помощью программы «Подготовка расчётов для ФСС». Электронный реестр необходимо подписать электронной подписью (ЭП) и отправить, например через шлюз приёма документов с ЭП

Документы можно отправить с помощью бесплатного сервиса ФСС, либо с помощью специального бухгалтерского ПО, например 1С. 

Шаг 4. Убедиться, что Фонд принял документы. Если Фонд примет документы, то вышлет уведомление о доставке. В противном случае страхователь получит извещение о предоставлении недостающих сведений. Значит нужно дополнить документы и отправить повторно. На это отводится пять рабочих дней. 

Затем ФСС в течение десяти дней рассчитает и перечислит пособие застрахованному лицу на счёт, который указан в заявлении. В пилотных регионах территориальный орган ФСС является налоговым агентом, который обязан удержать с суммы пособия НДФЛ. 

Так теперь выглядит схема взаимодействия ФСС, работодателя и застрахованных лиц. 

Ответственность для организаций и ИП за несоблюдение новых правил выплаты пособий 

Федеральный закон «Об обязательном соцстраховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» по проекту Минтруда будет дополнен статьей 15.2, которая введёт новые меры ответственности для страхователей. 

Так, отказ представить документы или пропуск сроков представления, повлечёт штраф в 200 рублей за каждый непредставленный документ. 

Если Фонд выявит недостоверность или неполноту сведений в документах, по которым рассчитывается и назначается пособие, штраф для работодателя составит от одной до пяти тыс. руб. 

Чек-лист, как подготовиться к переходу на прямые выплаты пособий из ФСС

  1. Объясните сотрудникам новый порядок и сроки зачисления пособий. Когда пособия выплачивает работодатель, деньги обычно поступают с очередной зарплатой. Когда пособия выплачивает Фонд, деньги поступают в течение десяти дней после отправки всех документов. Последующие выплаты (если говорить о ежемесячном пособии по уходу за ребёнком) поступают на счёт с первого по 15 число следующего месяца. 

  2. Напомните сотрудникам, чтобы внимательно заполняли заявление на выплату пособия, особенно реквизиты банковского счёта или карты «Мир», либо данные для почтового перевода. Территориальные органы Фонда зачисляют деньги по этим реквизитам. Если ошибиться — деньги не придут. 

  3. Потренируйтесь составлять и отправлять в Фонд соцстрахования электронные реестры сведений о застрахованных лицах. Возможно, понадобится установить новую версию бухгалтерского программного обеспечения. Или вам будет удобнее использовать бесплатную программу ФСС.

  4. Не забывайте рассчитывать и выплачивать пособие за первые три дня нетрудоспособности работника. 

  5. Если ваш регион подключится к прямым выплатам с 1 января 2021 года, заранее подготовьте список сотрудников, которые получают и продолжат получать ежемесячное пособие по уходу за ребёнком. Отправьте этот список в ФСС до конца декабря 2020 года. Лучше раньше, т. к. у ФСС в этот период резко возрастёт нагрузка.

Что ожидает предпринимателей в октябре: какие законы изменятся
Что ожидает предпринимателей в октябре: какие законы изменятся
Как предпринимателю попасть в реестр субъектов МСП
Как предпринимателю попасть в реестр субъектов МСП