С тех пор как вступил в силу закон №54-ФЗ, приобретение онлайн-кассы стало насущной необходимостью для предпринимателей, осуществляющих продажу товаров и услуг. Как выбрать подобный аппарат и не переплатить за ненужные вам функции и сервисы? Мы подробно разберём, как подобрать кассу под нужды вашего бизнеса, выбрав только необходимые услуги, и обязательно расскажем о самом доступном варианте — кассе по подписке (ещё их называют облачными).
Услуги
Начнём с дополнительных услуг, поскольку именно с ними зачастую связаны самые большие расходы. Часто бывает так, что из-за оформления договора с оператором фискальных данных, создания электронной подписи и других сервисов конечная стоимость онлайн-кассы может возрасти в два-три раза. Вряд ли это может кого-то обрадовать — особенно владельца небольшого бизнеса.
Важно сразу уточнять у продавца, что входит в запрашиваемую им цену. Главное, что нужно предпринимателю — это сама касса и фискальный накопитель (чип, ответственный за сохранение, передачу и шифрование данных кассового аппарата). Что касается различных сервисов, то их стоит подключать по необходимости. Например, договор с оператором вполне можно заключить самостоятельно. Правда, если вы не уверены в своих силах, то постановку кассы на учёт лучше доверить специалистам, ведь при нарушении её порядка придётся менять фискальный накопитель.
Кассы
На российском рынке представлено более 120 моделей сертифицированных онлайн-касс и дополнительного оборудования. Все их можно условно разделить на три категории по общему функционалу и особенностям работы:
- автономная касса;
- смарт-терминал;
- фискальный регистратор.
Особняком стоят облачные кассы — с них и начнём.
Облачная касса
Владельцы малого бизнеса всё чаще выбирают этот вариант, так как не всегда готовы отдать 50 000 рублей и более на установку и регистрацию «железного» терминала. Особенно удобно такое решение для владельцев интернет-магазинов, поскольку позволяет избежать покупки контрольно-кассового аппарата. Его заменяет касса виртуальная, которая к тому же берётся в аренду, что избавляет от ряда технических проблем или перекладывает их на плечи компании, предоставляющей сервис.
Стоимость пользования одной облачной кассой обычно составляет 2-3 т.р. в месяц. Дополнительно оплачивается фискальный накопитель, это ещё порядка 500 р. ежемесячно. Большинство сервисов предлагают комплекты услуг, которые включают, например, отправку данных оператору фискальных данных и помощь в регистрации кассы в ФНС.
Преимуществ у арендованных облачных касс немало: они не требуют места и технического обслуживания (в том числе замены фискальных накопителей), ПО включено в стоимость услуги, с их помощью можно автоматизировать некоторые процессы (например, открывать и закрывать рабочие смены) и просматривать детальную статистику по операциям. В конце концов, им не нужен кассир. Но стоимость использования в долгосрочной перспективе скорее всего окажется выше, чем при покупке своего кассового оборудования. И бумажные чеки с их помощью оформить не получится.
Автономная касса
Такая касса — это доступный вариант для бизнеса с низкой интенсивностью продаж. В самой базовой модификации это простой кнопочный аппарат, способный печатать чеки. Если вам не нужна функция отслеживания статистики продаж и остатков, интеграция с 1С, то это хороший выбор. При средней стоимости около 15 000 рублей такая касса особенно хороша для работы на открытом воздухе — например, в рыночной палатке. Более продвинутые модели автономных касс могут выходить в сеть через кабель или Wi-Fi. Этот вариант подойдёт для работы в офисе.
При всей своей привлекательности такие аппараты постепенно выходят из употребления. В 2019 году вводится обязательная маркировка сразу для множества групп товаров (одежда, обувь, автопокрышки, фотокамеры и т.д.). Автономные кассы технически не способны загружать такие данные и печатать их на чеке, поэтому многим предпринимателям нужно задуматься о переходе на более продвинутое оборудование.
Смарт-терминал
Это современные онлайн-кассы на базе планшетных компьютеров. Часто они снабжаются встроенным фискальным регистратором. Наличие сенсорного дисплея и портов для подключения дополнительного оборудования, возможность загружать разнообразное программное обеспечение и синхронизироваться с базами данных — все эти качества делают смарт-терминалы исключительно удобными в работе. Стоимость таких устройств варьируется от 20 000 до 250 000 рублей в зависимости от начинки и комплектации.
Выбирая смарт терминал, стоит прежде всего ориентироваться на потребности вашего бизнеса. Мобильная касса со сканером штрихкодов и модемом (Wi-Fi плюс мобильный интернет) подойдёт для курьеров и при разъездной торговле, а также при продаже крупногабаритных предметов (например, мебели). Важно обратить внимание на время работы от встроенного аккумулятора, а также на возможность работы в режиме оффлайн на тот случай, если связь пропадёт. Интернет-магазину с пунктами выдачи понадобятся сразу две кассы: стационарная и мобильная (для курьера).
Бизнес с высокой интенсивностью продаж, такой как кофейня или ресторан быстрого питания, нуждается в быстром обслуживании клиентов. Здесь подойдёт терминал с большим дисплеем, возможностью интеграции с платёжным терминалом, с функцией ведения статистики по наиболее популярным товарам и остаткам. Также очень полезной бывает функция создания отложенного чека, при которой есть возможность закрывать заказ не сразу, а подождать, когда клиент попросит счёт.
Важно учитывать, какие именно товары вы продаёте. Для непродовольственных подойдёт любой терминал. Для продажи товаров, которые подлежат ветеринарному контролю (мясо, мясные изделия, рыба, молочная продукция), вам потребуется касса, совместимая с ФГИС «Меркурий».
Сложнее всего дела обстоят с продажей алкоголя. В этом случае ваш смарт-терминал должен обладать универсальным транспортным модулем для передачи данных, 2D-сканером для акцизных марок и стабильно работать с товароучётным ПО, совместимым с ЕГАИС.
Фискальный регистратор
Это необходимая часть современной онлайн-кассы — по сути, принтер, печатающий чеки. Лучше приобретать совмещённое устройство, но при необходимости можно купить регистратор отдельно. Главной характеристикой любого регистратора является скорость печати, и она ощутимо влияет на его стоимость.
Для небольшой торговой точки приемлемой будет скорость печати до 90 мм в секунду. Если же вам необходимо оборудовать крупный розничный магазин, в котором ежедневно выбивается 150 и более чеков, то стоит отдать предпочтение самым быстрым устройствам со скоростью печати от 150 мм в секунду и выше.
Как видите, выбор онлайн-касс и сопутствующих сервисов на сегодняшний день довольно внушителен. Правильно оценив потребности своего бизнеса и приобретая оборудование у надёжного продавца, вы сможете выполнить все требования законодательства и спокойно вести своё дело, не опасаясь штрафов.
