Все, что вы хотели знать о штатном расписании

Штатное расписание — учётный документ компании. В нём отражают информацию о структуре компании, количестве сотрудников, их должностях, квалификации, зарплатах, надбавках и общем фонде оплаты труда.

Рассказываем, зачем нужно штатное расписание и что будет, если его не вести. 

Зачем нужно штатное расписание

По сути, штатное расписание — это перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить. В расписании указываются все должности, которые есть в компании. При этом в документе нет никаких личных данных сотрудников. 

Вот, зачем штатное расписание используют в компаниях:

• Чтобы видеть структуру компании: количество отделов, сотрудников, размер зарплат и т. д. Названия должностей в расписании и трудовых договорах должны совпадать.

• Чтобы анализировать эффективность работы сотрудников, отделов и компании в целом.

• Чтобы видеть количество незанятых должностей.

• Чтобы отстаивать правоту при сокращениях штата. Благодаря расписанию можно доказать, что в момент увольнения сотруднику нельзя было предложить другую должность.

Также штатное расписание нужно для того, чтобы показывать его при проверках компании. Его может запросить налоговая, инспекция труда, прокуратура и военный комиссариат.

Кого можно не включать в штатное расписание

Подрядчиков, которые оформлены по ГПХ. Дело в том, что отношения с подрядчиками регулируются нормами Гражданского кодекса, а штатное расписание — нормами ТК.

ИП, которые нанимают сотрудников. По закону они не являются работниками компании.

Каким компаниям не нужно штатное расписание

Без штатного расписания могут работать:

• Микропредприятия. Так сказано в ст. 309.2 ТК РФ.

• Некоммерческие организации, которые соответствуют критериям ст. 309.1 ТК РФ. Так сказано в ст. 309.2 ТК РФ.

Как правильно оформить штатное расписание

Оформить штатное расписание можно по собственной форме. В этом случае в документе нужно отразить:

• название организации и код по ОКПО;

• номер документа и дата составления;

• дата, с которой документ начинает действовать;

• номер и дата приказа, которым утверждается расписание;

• перечень структурных подразделений;

• перечень  должностей;

• количество штатных единиц;

• информацию о должностных окладах, надбавках, месячном фонде зарплат;

• свои графы, которые необходимы компании.

Если использовать свое расписание нет желания, можно использовать унифицированную форму № Т-3. 

Вот главные правила, которые помогут правильно оформить штатное расписание:

Есть ещё несколько нюансов:

• Наименование должностей в расписании должно быть на русском языке. Например, нельзя писать SMM-менеджер или Web-дизайнер. Так сказано в ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ.

• Наименование должностей в расписании должны совпадать с теми, что указываются в трудовом договоре.

• В штатном расписании должен быть отражен размер квоты на работников-инвалидов и указано, является ли рабочее место для них выделенным или созданным.

• Штатное расписание должно выполнять требования по МРОТ.

• Оклады по одним и тем же позициям, на которых работают разные сотрудники, должны быть одинаковыми. Иначе работодателя могут обвинить в дискриминации в части оплаты труда.

Важно! В компанию нельзя принимать работника на должность, которой нет в штатном расписании.

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Как утвердить штатное расписание

Для этого нужно издать внутренний приказ и утвердить расписание. Приказ можно писать в произвольной форме. В нём нужно указать реквизиты документа, дату принятия, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.

При необходимости штатное расписание может меняться.

Как внести двойную должность в штатное расписание

Двойную должность можно вводить в том случае, если обе должности родственные по своему содержанию, сложности и требованиям к уровню профессионализма сотрудника.

А если сотрудник выполняет работы разных профессий (на разных должностях), то наименование профессии (должности) в штатном расписании устанавливается по основной работе. С учётом наибольшего удельного веса выполняемых им работ. 

Допустим, сотрудник работает в основном инженером-технологом и лишь иногда выполняет функции механика. В этом случае в штатном расписании целесообразно указать его должность как «инженер-технолог». При этом выполнение им дополнительных обязанностей механика может оформляться либо как совмещение (при сохранении своей основной должности), либо как работа по внутреннему совместительству (с заключением отдельного трудового договора).

Нужно ли показывать штатное расписание сотрудникам

Нет. Штатное расписание — документ, который не связан с трудовой деятельностью. Поэтому показывать сотрудникам его необязательно. Так сказано в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.

При этом сотрудник может запросить штатное расписание. Для этого он должен написать письменное заявление. В ответ работодатель будет обязан предоставить выписку из штатного расписания, которая касается только должности работника.

Что будет, если не вести штатное расписание

Если у компании нет штатного расписания, её может наказать налоговая:

• Она может не принять расходы на оплату труда для целей налогообложения прибыли организации.

• Она может выписать штраф 10 000 рублей за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Так сказано в ст. 120 НК РФ.

Если в штатном расписании не будет занимаемой должности, либо будут несоответствия количества работников, принятых по должностям, профессиям, специальностям, количеству штатных единиц, указанным в штатном расписании, компания может получить административную ответственность по части 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

За такие нарушения предусмотрены штрафы:

• для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.; 

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.; 

• для предпринимателей — штраф от 1000 до 5000 руб.

Главное за 30 секунд

1. Штатное расписание — это учётный документ компании, в котором указывается информация о структуре, количестве и должностях сотрудников, их зарплатах и фонде оплаты труда.

2. Штатное расписание нужно для анализа структуры и эффективности компании, планирования количества сотрудников, защиты прав при сокращениях и для предоставления при проверках.

3. Штатное расписание оформляют по собственной форме или унифицированной форме № Т-3. В нем должна быть информация о структуре, должностях, количестве штатных единиц, окладах.

4. Штатное расписание утверждается внутренним приказом. При необходимости в него можно вносить изменения.

5. Если компания не ведёт штатное расписание, ей грозят штрафы от налоговой инспекции и административная ответственность.