Счёт-фактура: всё самое важное в одной статье

Счёт-фактура — это такой документ, с которым компания-продавец или ИП может зачесть НДС или вернуть его из бюджета. Если не оформить счёт-фактуру, не получится уменьшить сумму НДС к оплате — а ещё можно получить штраф за непредоставление важных налоговых документов.

В статье разбираемся, когда нужно оформлять счёт-фактуру, кому этого можно не делать и как заполнить документ правильно.

Кому и когда нужно оформлять счёт-фактуру

По закону оформлять счёт-фактуру должны все, кто уплачивает НДС по облагаемым операциям. Но бывают случаи, когда счёт-фактуру должны предоставить и те, кто не платит НДС. Чтобы было проще разобраться, приведём полный список ситуаций, когда нужно оформлять счёт-фактуру:

• операция проводится на территории России и облагается НДС;

• налогоплательщик — налоговый агент;

• вносится аванс за предстоящие поставки товара;

• предприниматель проводит посредническую операцию от своего имени;

• организация экспортирует товары;

• организация освобождена от уплаты НДС, но является участником проекта по осуществлению исследовательской и научно-технологической деятельности. В этом случае в документе будет пометка «без НДС».

Если операция не облагается НДС, счёт-фактуру выставлять не нужно. Например, счёт-фактуру не выставляют на УСН и ПСН.

Что будет, если не оформить счёт-фактуру

Статья 120 Налогового кодекса РФ сообщает, что будет штраф:

За какой срок продавцу нужно выставить счёт-фактуру

В течение 5 календарных дней после того, как весь товар передан продавцу (или все услуги оказаны). Такой срок работает и для бумажных документов, и для электронных.

Ещё бывают авансовые счета-фактуры — это когда покупатель платит предоплату. В этом случае 5 дней отсчитываются с момента, когда исполнитель получает оплату.

В каком формате выставлять счёт-фактуру

В любом — бумажном или электронном в формате xml (принимается только такой). Электронный вариант счёта-фактуры приравнивается к бумажному, если продавец передал его через оператора ЭДО и подписал КЭП.

Важно. Оператор ЭДО должен быть подтверждён в ФНС. Посмотреть перечень можно на сайте налоговой службы.

Обычно налогоплательщик сам выбирает формат счёта-фактуры, но есть исключение: товары, которые подлежат прослеживаемости. Например, это холодильники, мониторы и телевизоры, детские коляски и автопогрузчики (полный перечень лежит тут). Для операций с такими товарами подойдёт только электронный формат счёта-фактуры.

Как заполнить реквизиты счета-фактуры

Форма для счёта-фактуры и правила заполнения утверждены Постановлением правительства РФ. Скачать актуальную форму можно тут.

У формы есть две части: реквизиты и табличная часть. В целом правила заполнения уже прописаны в форме, но есть некоторые нюансы — поэтому на всякий случай мы разберём все поля:

Во вторую часть формы нужно внести все данные о товаре или оказанных услугах:

Кто подписывает счет-фактуру

По закону счёт-фактуру подписывает руководитель и главный бухгалтер. А ещё это может делать доверенное лицо.

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Главное про счёт-фактуру

1. Счёт-фактура помогает юрлицу или ИП зачесть НДС или вернуть его из бюджета. Без счёта-фактуры не получится уменьшить сумму НДС к оплате, а ещё можно получить штраф.

2. По закону счёт-фактуру оформляют все, кто уплачивает НДС по облагаемым операциям, но есть исключения.

3. Счёт-фактуру выставляет продавец. Он должен сделать это в течение 5 календарных дней после того, как весь товар передан продавцу (или все услуги оказаны). Если это авансовый счёт-фактура — действует то же правило 5 дней, но отсчёт начинается после получения оплаты.

4. Счёт-фактуру можно выставить в бумажном или электронном виде. Электронный документ нужно подписать КЭП.

5. Счёт-фактуру подписывает руководитель, главный бухгалтер или  доверенное лицо.

6. Скачать форму для счёта-фактуры и разъяснения можно здесь.