Путевой лист: что это такое и как его оформить

Если у компании есть автомобиль, все поездки на нём нужно отмечать в путевом листе. Если этого не сделать, можно нарваться на штрафы от 500 до 130 000 рублей. Что такое путевой лист, кому, когда он нужен и как правильно его оформить — рассказываем в статье.

Кому нужен путевой лист

По закону №259-ФЗ путевой лист нужен компаниям, которые:

• Перевозят пассажиров или грузы. В таком случае путевой лист оформляют для каждого рейса. 

• Перевозят пассажиров или грузы для собственных нужд. Например, развозят сотрудников по домам. В этом случае путевой лист тоже нужен для каждого рейса.

• Хотят учитывать расходы на поездки в налоге. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. 

Важно! Если вы сдаёте автомобиль в аренду, то оформлять путевые листы не нужно. В этом случае за них отвечает арендатор.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист поможет определить расходы на обслуживание и использование автомобиля. Например, рассчитать затраты на топливо или ремонт. Лист также позволит:

• фиксировать состояние и исправность автомобиля перед поездкой;

• рассчитывать стоимость услуг и зарплаты водителям;

• фиксировать состояние сотрудника, результаты медосмотров.

Как оформить путевой лист

Определённой формы путевого листа нет. Компания может использовать типовые бланки или создать свою форму листа. В этом случае важно указать все обязательные реквизиты из пункта 3 закона № 259-ФЗ и приказа Минтранса № 390. А также утвердить её приказом и приложить бланк к учётной политике.

Вот краткий список того, что обязательно должно быть в путевом листе:

Если вы используете путевой лист для подтверждения расходов, укажите наименование документа и дату составления. Они нужны по правилам бухучёта и указаны как обязательные в статье 9 закона № 402-ФЗ.

Путевые листы регистрируют в журнале учёта любой формы. Например, формой Росстата. Вести журнал можно и в электронном виде, но в этом случае нужна электронная подпись. И если оформить путевой лист в электронном виде, то сведения о водителе, марке автомобиля, модели прицепа (полуприцепа) и их регистрационных номерах можно будет изменить. 

Путевые листы нужно хранить 5 лет. 

Важно! Иногда достаточно выписать один путевой лист, а иногда их нужно несколько. Вот, что по этому поводу сказано в п. 11 Приказа № 390:

• Один путевой лист нужен на один рейс, если его длительность превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей). Либо, если в течение рабочего дня (смены) водитель делает один или несколько рейсов.

• Несколько бумажных путевых листов нужно на один автомобиль на каждого водителя в конкретный день.

Вот еще несколько советов, которые помогут правильно оформить путевой лист:

• Нумеруйте листы по порядку с начала календарного года.

• Делайте отметки об осмотре транспорта. Отметку ставит сотрудник, ответственный по приказу.

• Оставляйте две отметки о медосмотрах. По результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». По результатам послерейсового — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

• Оставляйте отметки о техническом состоянии автомобиля «Выпуск на линию разрешён».

• Заполняйте все пункты маршрута.

• Составляйте акт о неисправности оборудования, если сломался одометр. Рассчитывайте, сколько проехал водитель и пишите бухгалтерскую справку.

Какие реквизиты нужно передать в бухгалтерию

Обязательные реквизиты перечислены в законе № 402-ФЗ. Вот, какие реквизиты нужно передать:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование организации или ИП;

• содержание факта хозяйственной деятельности;

• единица измерения;

• должность лица, ответственного за оформление документа;

• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Что будет, если не оформлять путевой лист

Придётся платить штрафы. Если путевого листа не будет вовсе, водителю придётся заплатить 500 рублей, должностным лицам — 20 000 рублей, компаниям и предпринимателям — 100 000 рублей.

Если в путевом листе не будет заключения медработника, Минтранс и ГИБДД могут оштрафовать водителя на 3 000 рублей, а компанию или предпринимателя — на 30 000 рублей. 

За отсутствие отметок о медосмотре наказывают и другие госорганы:

• Служба по труду и занятости может выписать штраф предпринимателю на 25 000 рублей, а компании — до 130 000 рублей.

• Росздравнадзор может оштрафовать водителя — на 1 000 или 1 500 рублей, а работодателя — на 50 000 рублей.

Если в путевом листе не будет заключения о техосмотре и подписи контролера, Минтранс и ГИБДД оштрафуют водителя на 3 000 рублей, а компанию — на 30 000 рублей.

Также оштрафовать может и налоговая. Если она решит, что поездка не подтверждается путевым листом, а ТС использовали в других целях, выпишет 20% штрафа от доначисленного размера налога.

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Главное за 30 секунд

• Путевой лист нужен компаниям, которые перевозят пассажиров или грузы.

• Путевой лист поможет фиксировать состояние и исправность автомобиля перед поездкой, рассчитывать стоимость услуг и зарплаты водителям, фиксировать состояние сотрудника перед рейсом.

• Оформлять путевые листы можно по типовым бланкам или индивидуально разработанным. В этом случае важно указать все обязательные реквизиты из пункта 3 закона № 259-ФЗ и приказа Минтранса № 390

• Некоторые реквизиты из путевого листа нужно обязательно передавать в налоговую. Их список перечислен в законе № 402-ФЗ.

• Если не оформить путевой лист, придётся заплатить штраф Минтрансу, ГИБДД, службе по труду и занятости, Росздравнадзору и налоговой.