vk
Баннер новости Мобильный баннер новости

Путевой лист: что это такое и как его оформить

29 янв 2024

Если у компании есть автомобиль, все поездки на нём нужно отмечать в путевом листе. Если этого не сделать, можно нарваться на штрафы от 500 до 130 000 рублей. Что такое путевой лист, кому, когда он нужен и как правильно его оформить — рассказываем в статье.

Кому нужен путевой лист

По закону №259-ФЗ путевой лист нужен компаниям, которые:

  • Перевозят пассажиров или грузы. В таком случае путевой лист оформляют для каждого рейса. 

  • Перевозят пассажиров или грузы для собственных нужд. Например, развозят сотрудников по домам. В этом случае путевой лист тоже нужен для каждого рейса.

  • Хотят учитывать расходы на поездки в налоге. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. 

Важно! Если вы сдаёте автомобиль в аренду, то оформлять путевые листы не нужно. В этом случае за них отвечает арендатор.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист поможет определить расходы на обслуживание и использование автомобиля. Например, рассчитать затраты на топливо или ремонт. Лист также позволит:

  • фиксировать состояние и исправность автомобиля перед поездкой;

  • рассчитывать стоимость услуг и зарплаты водителям;

  • фиксировать состояние сотрудника, результаты медосмотров.

Как оформить путевой лист

Определённой формы путевого листа нет. Компания может использовать типовые бланки или создать свою форму листа. В этом случае важно указать все обязательные реквизиты из пункта 3 закона № 259-ФЗ и приказа Минтранса № 390. А также утвердить её приказом и приложить бланк к учётной политике.

Вот краткий список того, что обязательно должно быть в путевом листе:

Срок действия путевого листа

Даты начала и окончания срока использования. Например, с 01.02.2024 по 15.02.2024). 

При оформлении на один день указывается одна дата. Обязательно нужно указывать дату составления договора.

Лицо, оформившее путевой лист

Для организации: полное наименование, адрес, телефон, ОГРН. 

Для ИП: ФИО, адрес, телефон, ОГРН. ИП вместо своего почтового адреса заполняет адрес регистрации по месту жительства.

Для такси: ФИО, адрес, телефон, ИНН. 

Данные должны соответствовать юридическим документам собственника или владельца ТС.

Транспортное средство

Тип, марка, модель по ПТС, госномер, дата и время предрейсового контроля и его результат, время отбытия и возвращения ТС. 

Одометр при выпуске/возвращении, для прицепов — марка, модель, номер. 

Водитель транспортного средства

ФИО водителя, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, СНИЛС.

Дата и результат медосмотров, данные и подпись медработника, проводившего осмотр.

В листе должны быть ФИО врача и название медицинской организации, которая провела медосмотр. 

Если путевой лист бумажный, то в нём должна быть подпись медработника. Если электронный, то УКЭП или УНЭП медработника.

Проводить медосмотры можно проводить дистанционно. Правила и требования к ним прописаны в Постановлении правительства № 866 от 30 мая 2023 года.

Вид перевозки

Выбрать нужно один вариант из следующих:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;

  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;

  • организованная перевозка группы детей;

  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;

  • перевозка грузов;

  • перевозка для собственных нужд.

Вид сообщения

Классификация маршрута: городской, пригородный, междугородный.

Указывается в зависимости от характера выполненной перевозки, дистанции и направления перевозки.

Другие сведения

Дополнительные сведения по усмотрению собственника ТС, относящиеся к особенностям деятельности и перевозки. Сюда могут входить уникальные требования или условия, специфичные для данного собственника ТС.

Например, нормативный расход топлива, маршрут движения, экономия или перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом. Это поможет контролировать водителей или рассчитывать зарплату. 


Если вы используете путевой лист для подтверждения расходов, укажите наименование документа и дату составления. Они нужны по правилам бухучёта и указаны как обязательные в статье 9 закона № 402-ФЗ.

Путевые листы регистрируют в журнале учёта любой формы. Например, формой Росстата. Вести журнал можно и в электронном виде, но в этом случае нужна электронная подпись. И если оформить путевой лист в электронном виде, то сведения о водителе, марке автомобиля, модели прицепа (полуприцепа) и их регистрационных номерах можно будет изменить. 

Путевые листы нужно хранить 5 лет. 

Важно! Иногда достаточно выписать один путевой лист, а иногда их нужно несколько. Вот, что по этому поводу сказано в п. 11 Приказа № 390:

  • Один путевой лист нужен на один рейс, если его длительность превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей). Либо, если в течение рабочего дня (смены) водитель делает один или несколько рейсов.

  • Несколько бумажных путевых листов нужно на один автомобиль на каждого водителя в конкретный день.

Вот еще несколько советов, которые помогут правильно оформить путевой лист:

  • Нумеруйте листы по порядку с начала календарного года.

  • Делайте отметки об осмотре транспорта. Отметку ставит сотрудник, ответственный по приказу.

  • Оставляйте две отметки о медосмотрах. По результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». По результатам послерейсового — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

  • Оставляйте отметки о техническом состоянии автомобиля «Выпуск на линию разрешён».

  • Заполняйте все пункты маршрута.

  • Составляйте акт о неисправности оборудования, если сломался одометр. Рассчитывайте, сколько проехал водитель и пишите бухгалтерскую справку.

Какие реквизиты нужно передать в бухгалтерию

Обязательные реквизиты перечислены в законе № 402-ФЗ. Вот, какие реквизиты нужно передать:

  • наименование документа;

  • дата составления документа;

  • наименование организации или ИП;

  • содержание факта хозяйственной деятельности;

  • единица измерения;

  • должность лица, ответственного за оформление документа;

  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Что будет, если не оформлять путевой лист

Придётся платить штрафы. Если путевого листа не будет вовсе, водителю придётся заплатить 500 рублей, должностным лицам — 20 000 рублей, компаниям и предпринимателям — 100 000 рублей.

Если в путевом листе не будет заключения медработника, Минтранс и ГИБДД могут оштрафовать водителя на 3 000 рублей, а компанию или предпринимателя — на 30 000 рублей. 

За отсутствие отметок о медосмотре наказывают и другие госорганы:

  • Служба по труду и занятости может выписать штраф предпринимателю на 25 000 рублей, а компании — до 130 000 рублей.

  • Росздравнадзор может оштрафовать водителя — на 1 000 или 1 500 рублей, а работодателя — на 50 000 рублей.

Если в путевом листе не будет заключения о техосмотре и подписи контролера, Минтранс и ГИБДД оштрафуют водителя на 3 000 рублей, а компанию — на 30 000 рублей.

Также оштрафовать может и налоговая. Если она решит, что поездка не подтверждается путевым листом, а ТС использовали в других целях, выпишет 20% штрафа от доначисленного размера налога.

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!
Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Главное за 30 секунд

  • Путевой лист нужен компаниям, которые перевозят пассажиров или грузы.

  • Путевой лист поможет фиксировать состояние и исправность автомобиля перед поездкой, рассчитывать стоимость услуг и зарплаты водителям, фиксировать состояние сотрудника перед рейсом.

  • Оформлять путевые листы можно по типовым бланкам или индивидуально разработанным. В этом случае важно указать все обязательные реквизиты из пункта 3 закона № 259-ФЗ и приказа Минтранса № 390

  • Некоторые реквизиты из путевого листа нужно обязательно передавать в налоговую. Их список перечислен в законе № 402-ФЗ.

  • Если не оформить путевой лист, придётся заплатить штраф Минтрансу, ГИБДД, службе по труду и занятости, Росздравнадзору и налоговой.

Единый налоговый платёж: что важно знать в 2024 году
26 февраля
Ликбез
Единый налоговый платёж: что важно знать в 2024 году
Что делать, если сотрудник оставил негативный отзыв о компании
22 февраля
Ликбез
Что делать, если сотрудник оставил негативный отзыв о компании

Откройте расчетный счет за 10 минут

или получите консультацию по другим продуктам банка
Ввод номера телефона подтверждает ваше согласие на обработку персональных данных