vk
Баннер новости Мобильный баннер новости

Путевой лист: что это такое и как его оформить

29 янв 2024

Если у компании есть автомобиль, все поездки на нём нужно отмечать в путевом листе. Если этого не сделать, можно нарваться на штрафы от 500 до 130 000 рублей. Что такое путевой лист, кому, когда он нужен и как правильно его оформить — рассказываем в статье.

Кому нужен путевой лист

По закону №259-ФЗ путевой лист нужен компаниям, которые:

  • Перевозят пассажиров или грузы. В таком случае путевой лист оформляют для каждого рейса. 

  • Перевозят пассажиров или грузы для собственных нужд. Например, развозят сотрудников по домам. В этом случае путевой лист тоже нужен для каждого рейса.

  • Хотят учитывать расходы на поездки в налоге. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. 

Важно! Если вы сдаёте автомобиль в аренду, то оформлять путевые листы не нужно. В этом случае за них отвечает арендатор.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист поможет определить расходы на обслуживание и использование автомобиля. Например, рассчитать затраты на топливо или ремонт. Лист также позволит:

  • фиксировать состояние и исправность автомобиля перед поездкой;

  • рассчитывать стоимость услуг и зарплаты водителям;

  • фиксировать состояние сотрудника, результаты медосмотров.

Как оформить путевой лист

Определённой формы путевого листа нет. Компания может использовать типовые бланки или создать свою форму листа. В этом случае важно указать все обязательные реквизиты из пункта 3 закона № 259-ФЗ и приказа Минтранса № 390. А также утвердить её приказом и приложить бланк к учётной политике.

Вот краткий список того, что обязательно должно быть в путевом листе:

Срок действия путевого листа

Даты начала и окончания срока использования. Например, с 01.02.2024 по 15.02.2024). 

При оформлении на один день указывается одна дата. Обязательно нужно указывать дату составления договора.

Лицо, оформившее путевой лист

Для организации: полное наименование, адрес, телефон, ОГРН. 

Для ИП: ФИО, адрес, телефон, ОГРН. ИП вместо своего почтового адреса заполняет адрес регистрации по месту жительства.

Для такси: ФИО, адрес, телефон, ИНН. 

Данные должны соответствовать юридическим документам собственника или владельца ТС.

Транспортное средство

Тип, марка, модель по ПТС, госномер, дата и время предрейсового контроля и его результат, время отбытия и возвращения ТС. 

Одометр при выпуске/возвращении, для прицепов — марка, модель, номер. 

Водитель транспортного средства

ФИО водителя, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, СНИЛС.

Дата и результат медосмотров, данные и подпись медработника, проводившего осмотр.

В листе должны быть ФИО врача и название медицинской организации, которая провела медосмотр. 

Если путевой лист бумажный, то в нём должна быть подпись медработника. Если электронный, то УКЭП или УНЭП медработника.

Проводить медосмотры можно проводить дистанционно. Правила и требования к ним прописаны в Постановлении правительства № 866 от 30 мая 2023 года.

Вид перевозки

Выбрать нужно один вариант из следующих:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;

  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;

  • организованная перевозка группы детей;

  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;

  • перевозка грузов;

  • перевозка для собственных нужд.

Вид сообщения

Классификация маршрута: городской, пригородный, междугородный.

Указывается в зависимости от характера выполненной перевозки, дистанции и направления перевозки.

Другие сведения

Дополнительные сведения по усмотрению собственника ТС, относящиеся к особенностям деятельности и перевозки. Сюда могут входить уникальные требования или условия, специфичные для данного собственника ТС.

Например, нормативный расход топлива, маршрут движения, экономия или перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом. Это поможет контролировать водителей или рассчитывать зарплату. 


Если вы используете путевой лист для подтверждения расходов, укажите наименование документа и дату составления. Они нужны по правилам бухучёта и указаны как обязательные в статье 9 закона № 402-ФЗ.

Путевые листы регистрируют в журнале учёта любой формы. Например, формой Росстата. Вести журнал можно и в электронном виде, но в этом случае нужна электронная подпись. И если оформить путевой лист в электронном виде, то сведения о водителе, марке автомобиля, модели прицепа (полуприцепа) и их регистрационных номерах можно будет изменить. 

Путевые листы нужно хранить 5 лет. 

Важно! Иногда достаточно выписать один путевой лист, а иногда их нужно несколько. Вот, что по этому поводу сказано в п. 11 Приказа № 390:

  • Один путевой лист нужен на один рейс, если его длительность превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей). Либо, если в течение рабочего дня (смены) водитель делает один или несколько рейсов.

  • Несколько бумажных путевых листов нужно на один автомобиль на каждого водителя в конкретный день.

Вот еще несколько советов, которые помогут правильно оформить путевой лист:

  • Нумеруйте листы по порядку с начала календарного года.

  • Делайте отметки об осмотре транспорта. Отметку ставит сотрудник, ответственный по приказу.

  • Оставляйте две отметки о медосмотрах. По результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». По результатам послерейсового — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

  • Оставляйте отметки о техническом состоянии автомобиля «Выпуск на линию разрешён».

  • Заполняйте все пункты маршрута.

  • Составляйте акт о неисправности оборудования, если сломался одометр. Рассчитывайте, сколько проехал водитель и пишите бухгалтерскую справку.

Какие реквизиты нужно передать в бухгалтерию

Обязательные реквизиты перечислены в законе № 402-ФЗ. Вот, какие реквизиты нужно передать:

  • наименование документа;

  • дата составления документа;

  • наименование организации или ИП;

  • содержание факта хозяйственной деятельности;

  • единица измерения;

  • должность лица, ответственного за оформление документа;

  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Что будет, если не оформлять путевой лист

Придётся платить штрафы. Если путевого листа не будет вовсе, водителю придётся заплатить 500 рублей, должностным лицам — 20 000 рублей, компаниям и предпринимателям — 100 000 рублей.

Если в путевом листе не будет заключения медработника, Минтранс и ГИБДД могут оштрафовать водителя на 3 000 рублей, а компанию или предпринимателя — на 30 000 рублей. 

За отсутствие отметок о медосмотре наказывают и другие госорганы:

  • Служба по труду и занятости может выписать штраф предпринимателю на 25 000 рублей, а компании — до 130 000 рублей.

  • Росздравнадзор может оштрафовать водителя — на 1 000 или 1 500 рублей, а работодателя — на 50 000 рублей.

Если в путевом листе не будет заключения о техосмотре и подписи контролера, Минтранс и ГИБДД оштрафуют водителя на 3 000 рублей, а компанию — на 30 000 рублей.

Также оштрафовать может и налоговая. Если она решит, что поездка не подтверждается путевым листом, а ТС использовали в других целях, выпишет 20% штрафа от доначисленного размера налога.

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!
Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Главное за 30 секунд

  • Путевой лист нужен компаниям, которые перевозят пассажиров или грузы.

  • Путевой лист поможет фиксировать состояние и исправность автомобиля перед поездкой, рассчитывать стоимость услуг и зарплаты водителям, фиксировать состояние сотрудника перед рейсом.

  • Оформлять путевые листы можно по типовым бланкам или индивидуально разработанным. В этом случае важно указать все обязательные реквизиты из пункта 3 закона № 259-ФЗ и приказа Минтранса № 390

  • Некоторые реквизиты из путевого листа нужно обязательно передавать в налоговую. Их список перечислен в законе № 402-ФЗ.

  • Если не оформить путевой лист, придётся заплатить штраф Минтрансу, ГИБДД, службе по труду и занятости, Росздравнадзору и налоговой.

Делобанк и CARCRAFT ускорили расчеты с частными продавцами автомобилей
19 июля
Новости
Делобанк и CARCRAFT ускорили расчеты с частными продавцами автомобилей
Оплата по QR коду как способ безналичных расчетов
18 июля
Новости
Оплата по QR коду как способ безналичных расчетов

Откройте расчетный счет за 10 минут

или получите консультацию по другим продуктам банка
Ввод номера телефона подтверждает ваше согласие на обработку персональных данных