Проверки онлайн-касс в 2023 году: кому грозят и как их избежать

В 2022 году плановые проверки в отношении контрольно-кассовой техники отменили. Правительство продлило мораторий и на 2023 год. 

Однако внеплановые проверки никто не отменял. Они проходят в разных форматах: от изучения документов до контрольной закупки. В прошлом году за нарушения в работе с онлайн-кассами налоговые инспекторы выписывали миллионные штрафы. Некоторые из них суд уменьшил, некоторые — оставил в силе. 

Рассказываем, за что чаще всего штрафуют бизнес и как работать с кассами безопасно. 

По каким основаниям могут проверить онлайн-кассы

Главный индикатор нарушения определил Минфин. Это неприменение зарегистрированной кассы в течение 60 дней. Узнают об этом легко: все фискальные документы через оператора поступают в информационную систему ФНС. Нет документов — ККТ не используют. Значит, предприниматель продает товары в обход кассы, чтобы занизить налоговую базу. Проверка в таком случае неизбежна. 

Есть еще несколько факторов, на которые обратят внимание контролирующие органы:

Обращение клиента. Если клиента обслужили, а чек не выдали, он имеет право пожаловаться в ФНС. Инспекторы лично изучат, насколько обращение соответствует действительности. 

Важно. Вместо бумажного чека продавец с согласия клиента может отправить электронный чек на телефон или имейл. Какой-то чек — бумажный или электронный — должен быть выдан обязательно. Иначе штраф. 

Несоответствия в суммах. Подозрение вызовет выручка, если по чекам она одна, а по выпискам из банка или по декларации другая. Ещё инспекторы любят сравнивать выручку конкретной компании со средней по отрасли или региону. Цифры, существенно ниже средних, тоже вызовут сомнения. 

Штрафы за неиспользование кассы в расчётах достигают огромных цифр в зависимости от ущерба. Ущерб — это сумма, которая проведена в обход ККТ. К примеру, магазин не провёл через кассу пять расчётов на 750 тысяч руб. Штраф составит от ¾ до целого размера этой суммы. То есть, от 562 500 до 750 000 руб. Подробнее о штрафах и возможности их снижения читайте в последнем разделе.

Внеплановые проверки за соблюдением требований использования ККТ Правительство ограничило. Суть ограничения в том, что:

1. Проверку должен одобрить руководитель или замруководителя ФНС.

2. Требуется согласование с прокуратурой.

Вместе с тем налоговики отслеживают полноту учёта выручки в компаниях и у ИП. Если заподозрят нарушения, придут с проверкой без прокурорского одобрения или согласуют задним числом. Федеральный закон № 248 «О государственном и муниципальном контроле» им это позволяет. 

Как проходят контрольные мероприятия и что проверяют

Вот главные требования, соблюдение которых могут проверить инспекторы: 

1. Использует ли компания онлайн-кассу.

2. Выдает ли чеки покупателям.

3. Соответствует ли ККТ требованиям 54-ФЗ. 

Способов контроля и надзора у ФНС предостаточно — опять же на основании 248-ФЗ. Ключевые из них: 

Наблюдение или мониторинг. Это ещё не проверка, а только сбор и анализ информации о компании. Данные собирают по межведомственным информационным системам, просматривают видеозаписи и даже читают отзывы в интернете. По итогу инспекторы могут объявить предостережение, а могут перейти к активным действиям. 

Обследование. В рамках обследования инспектор приезжает на объект и осматривает его. Сотрудники и руководство не знают, что у них в кафе или ресторане находится представитель ФНС. Если инспектор выявит нарушения, то незамедлительно приступит к контрольной закупке. 

Контрольная закупка. Это имитация сделки, чтобы проверить соблюдение требований при работе с клиентами. Сценариев два: 

1. Налоговики изучат процесс купли-продажи со стороны.

2. Один из них совершит покупку под видом обычного клиента. Он купит товар рублей на 100 и посмотрит, как себя ведёт продавец: применил ли он кассу, выдал ли чек. В целях фиксации процесс сфотографируют, запишут на аудио или видео. 

Выездная проверка. Полноценная выездная проверка — мероприятие комплексное. Чем-то одним дело не обойдётся: изучат всё, что можно. Проверят кассу на предмет её соответствия 54-ФЗ, осмотрят чеки, документы, допросят директора, продавцов, потребуют письменные объяснения. 

Проверка возможна по месту нахождения плательщика или по месту установки кассы. На практике это означает, что придут даже к ИП домой, если касса установлена в жилом помещении.

ФНС проводит контрольные мероприятия и в виде профилактики. Например, размещает информацию на официальном сайте, публикует письма с разъяснениями или обзорами судебной практики. Инспекторы могут нанести профилактический визит — лично или по видеосвязи. Профилактические меры не влекут штрафов, максимум предостережение. 

Как избежать проверок и не нарушить закон    

Бизнесу не грозят проверки, если он соблюдает требования закона, а именно:

1. Применяет кассу в расчётах.

2. Формирует и выдаёт чеки.

3. Верно указывает реквизиты в чеках.

Теперь подробнее разберём каждое условие. 

Использовать кассы. Самое очевидное требование, но его не все выполняют. К 2023 году осталось крайне мало видов деятельности, которыми разрешено заниматься без ККТ. К примеру, без кассы имеют право работать самозанятые ИП, некоторые предприниматели на патенте или мелкие точки вроде торговли квасом на розлив. Все исключения перечислены в статье второй 54-ФЗ. 

Если присматриваете себе онлайн-кассу обратите внимание на ДелоКассу. Она соответствует требованиям 54-ФЗ, а ещё контролирует товарные остатки и работу сотрудников. ДелоКасса позволяет принимать оплату по QR-коду и платить комиссию всего 0,4-0,7%. Оставить заявку на подключение ДелоКассы можно на сайте. Если возникнут вопросы, оставьте свой номер: вам перезвонят и подробно объяснят все условия.

Пробивать чеки. С чеками за покупки всё просто: надо выдавать либо бумажные, либо электронные — с согласия покупателей. 

Когда возвращаете клиенту деньги за покупку, не забывайте формировать и выдавать возвратные чеки. 

Галина Азарова, налоговый консультант Отсутствие таких чеков — массовая ошибка. Большинство не обращает внимания на такие операции: продажи ведь не было. А о том, что теперь информация, переданная оператору фискальных данных, и информация о ваших доходах в отчётности не совпадают, — не задумываются.

При необходимости изменить какие-то расчётные сведения, сформируйте чек коррекции. Если обнаружите, что не провели платёж через кассу, обязательно пробейте чек коррекции до формирования отчёта о закрытии смены. Тогда неиспользование кассы не будет считаться нарушением. 

Правильно указывать реквизиты в чеках. Требования к чекам прописаны в ст. 4.7 ФЗ № 54 «О применении ККТ». В чеке обязательно должны быть указаны: 

• название документа;

• порядковый номер за смену;

• дата, время, адрес расчёта;

• наименование юрлица или ФИО предпринимателя;

• ИНН пользователя;

• признак расчёта;

• название товара, услуги или работы;

• сумма и форма расчёта;

• должность и фамилия кассира;

• номер ККТ и модели накопителя;

• фискальный признак документа и его номер;

• адрес сайта ФНС;

• номер смены;

• фискальный признак сообщения;

• QR-код. 

В электронные чеки нужно добавить адрес почты клиента и отправителя. 

В Магните кассир продавал товары через кассу, открытую под именем директора магазина. Соответственно, в чеках стояла одна фамилия, а расчёты проводил другой кассир. ИФНС оштрафовала магазин на 10 тысяч. Суд налоговиков поддержал.

Федеральная налоговая служба может установить дополнительные обязательные реквизиты. На сегодня они прописаны в Приказе ФНС от 14.09.2020. 

ИФНС оштрафовала ИП за формирование чеков с неправильными реквизитами. Во-первых, в чеке не было дополнительного кода товара «М». Код отражает, что продан товар, подлежащий обязательной маркировке. Во-вторых, название сигарет из чека не соответствовало фактически проданной марке. Суд решение налоговиков не отменил, но штраф заменил предупреждением.

Информировать о прекращении использования ККТ. При снятии ККТ с учёта фискальные данные и отчёт о закрытии фискального накопителя необходимо передать в ИФНС в течение 60 дней. Иначе вынесут предупреждение. Штрафовать, скорее всего, не станут. 

Соблюдать требования по маркировке. Оборот от продажи маркированной продукции ФНС тоже может отследить и сравнить его с показателями по кассовым чекам. Мы публиковали подробный гайд со всеми правилами по маркировке — прочтите, если начинаете торговать такими товарами или хотите убедиться, что всё сделали верно. А для продавцов алкоголя есть своя инструкция — по подключению к ЕГАИС. 

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Ответственность за нарушения при работе с онлайн-кассами

Ответственность регулирует ст. 14.5 КоАП: 

1. За неприменение ККТ — штраф для организации от ¾ до целого размера суммы, которая не проведена через кассу, но не меньше 30 тысяч. При повторном нарушении с суммой ущерба больше миллиона деятельность компании или ИП приостановят на 90 суток.  

2. За использование кассы, не соответствующей 54-ФЗ, либо неправильное её использование — штраф для юридических лиц до 10 тысяч.

3. За невыдачу чека — штраф для компаний до 10 тысяч.

Если нарушение совершено впервые и оно не создает угрозы неуплаты налогов в полном размере, суд может заменить штраф на предупреждение. Это один из вариантов снижения административной нагрузки на бизнес. 

В некоторых случаях суд может уменьшить штраф, если сочтёт, что провинившийся этого заслуживает. 

Налоговики оштрафовали предпринимателя на 94 тысячи за приём платежей без применения ККТ. Апелляционный суд принял во внимание имущественное положение ИП и снизил сумму штрафа до 47 тысяч.

Коротко о главном 

1. В 2023 году главным инструментом контроля за законностью работы с онлайн-кассами станут внеплановые проверки. Их формат разнообразен: мониторинг через межведомственные каналы, документарные проверки, осмотр на месте, контрольная закупка. 

2. Основной сигнал к проверке — неприменение зарегистрированной кассы в течение 60 дней. Также инспекторы отреагируют на обращение покупателя, которому не выдали чек. Насторожит несоответствие выручки по чекам и по декларации или по выписке из банка. 

3. Не давайте инспекторам оснований для подозрений. Используйте кассу в любых расчётах с клиентами. Выдавайте чеки за покупки, при возврате товаров, и чеки коррекции, если надо исправить ошибку. Следите за правильностью реквизитов в чеках, соблюдайте требования по маркировке.