Онлайн-касса: что это и как с ней работать

Если вы продаете товары или услуги частным клиентам, чаще всего использовать кассу обязательно. Закон не делает разницы между оплатой наличными, банковской картой или через QR-код — чек должен быть всегда. Разберемся, как правильно работать с онлайн-кассой, чтобы обслуживание было быстрым и удобным, а штрафов за нарушение 54-ФЗ удалось избежать.

Что такое онлайн-касса и для кого она обязательна

Онлайн-касса — это современный инструмент для учета продаж, который обязаны применять почти все предприниматели. 

Есть исключения, например:

• ИП на патенте, сдающие в аренду помещения или торгующие газетами;

• самозанятые (НПД) — они формируют чеки в приложении «Мой налог»;

• некоторые категории бизнеса по закону 54-ФЗ (например, фотографы, химчистки, киоски с прессой при выполнении условий).

Полный список освобожденных от ККТ закреплен в статье 2 закона № 54-ФЗ. Во всех остальных случаях касса обязательна.

Как выбрать и подключить кассу

Чтобы касса работала без проблем, важно правильно ее подобрать:

• проверьте, есть ли устройство в реестре ФНС;

• учитывайте специфику бизнеса — количество торговых точек, товаров, наличие учетной программы;

• заранее продумайте частоту смены ассортимента и интенсивность продаж.

После покупки кассы заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД) и зарегистрируйте устройство в налоговой. Обязательно соблюдайте правила работы: вовремя пробивайте чеки и формируйте отчеты.

Если касса работает только от сети, перебои с электричеством остановят продажи. Поэтому для магазинов и сервисов с высокой нагрузкой удобнее модели со встроенным аккумулятором и SIM-картой.

Как работает кассовая техника

Онлайн-касса выполняет важную функцию — фиксирует все расчеты с клиентами. Механизм работы следующий:

1. ККТ формирует фискальные документы — чеки, отчеты об открытии и закрытии смены.

2. Данные сохраняются на фискальном накопителе — специальном чипе в кассе.

3. Информация передается оператору фискальных данных (ОФД), который выступает посредником между бизнесом и ФНС.

4. ОФД подтверждает получение чека и пересылает его в налоговую в режиме реального времени.

Касса — это не просто «аппарат для чеков», а звено в системе контроля, которое обеспечивает прозрачность и законность расчетов.

Требования к онлайн-кассам и фискальным накопителям

Чтобы касса работала легально и без проблем с налоговой, важно убедиться, что и сама модель, и фискальный накопитель включены в официальные реестры ФНС. Проверить это можно через сервис налоговой: достаточно выбрать модель в первой строке и ввести заводской номер (он указан на корпусе).

Основные требования к ККТ (ст. 4 закона № 54-ФЗ)

Онлайн-касса должна отвечать ряду условий:

• на корпусе есть заводской номер;

• внутри установлены часы реального времени, синхронизированные с часовым поясом региона, где используется касса;

• встроено устройство для печати чеков и отчетов (если чеки нужны по закону);

• предусмотрена функция проверки корректности регистрационного номера;

• фискальный накопитель можно установить внутри корпуса.

Если торговля ведется онлайн и бумажные чеки не требуются, допускаются модели без печатающего устройства.

Требования к фискальному накопителю (ст. 4.1 закона № 54-ФЗ)

ФН также должен соответствовать требованиям:

• однократная запись регистрационного номера ККТ и ИНН пользователя;

• запрет на формирование фискального признака, если смена длится больше 24 часов;

• наличие энергонезависимого таймера;

• опломбированный корпус с уникальным заводским номером.

Выбор кассы и накопителя — это не вопрос удобства, а требование закона. Неправильное устройство просто не зарегистрируют в ФНС, и бизнес окажется под риском штрафов.

В интернет-банке Делобанка доступен сервис «ДелоКасса» — онлайн-касса с интегрированным эквайрингом, оформляемая онлайн, без визита в офис. Банк предлагает модели, отвечающие требованиям 54-ФЗ, а терминал и касса работают в единой системе вместе с расчетным счетом.

Как выбрать подходящую кассу

Первое, что нужно сделать перед покупкой, — проверить модель в реестре ККТ на сайте ФНС. Если аппарата там нет, зарегистрировать его не получится, а работа с таким устройством приравнивается к торговле без кассы и грозит штрафом.

Кассы бывают разных типов. Чтобы понять, какая подойдет именно вашему бизнесу, важно оценить формат торговли, количество точек и поток клиентов.

Фискальные регистраторы: решение для стационарной торговли

Фискальный регистратор — это принтер для печати чеков без дисплея и клавиатуры. Для работы его подключают к компьютеру, планшету или телефону с учетной системой.

Подходят для магазинов и супермаркетов с развитым товароучетом, где касса работает в связке с собственной системой.

Это вариант для крупного ритейла, где автоматизация уже выстроена.

Мобильные кассы: для торговли в движении

Мобильная касса выглядит как крупный смартфон, работает от сети или аккумулятора, часто со встроенным эквайрингом.

Идеальна для уличной торговли, доставки, такси, кейтеринга, фестивалей и любых услуг «на выезде».

Мобильная касса дает свободу — можно работать в любом месте и сразу выдавать чек клиенту.

Смарт-терминалы: удобство и функциональность

Смарт-терминал — это компактный планшет с сенсорным экраном, встроенным накопителем и принтером чеков. Ассортимент легко обновлять, товары и услуги выбираются из каталога.

Устройства подойдут для салонов красоты, специализированных магазинов, кафе и сервисов с постоянным, но не слишком большим потоком клиентов.

Смарт-терминал оптимален для тех, кто ценит простоту управления и гибкость настроек.

Облачные кассы: максимум цифровизации

Облачная касса работает удаленно — данные хранятся в дата-центре, а предприниматель формирует чеки через приложение. Чеки автоматически уходят в ФНС и клиенту на e-mail.

Хорошее решение для интернет-магазинов, курьеров, сервисов такси и любых компаний без стационарной точки.

Облачная касса избавляет от «железа» и упрощает онлайн-торговлю.

Как зарегистрировать кассу правильно

После покупки кассы и фискального накопителя следующий шаг — регистрация устройства в налоговой. Это обязательное условие: пока касса не стоит на учете, чеки считаются недействительными, а предприниматель рискует штрафами. Процесс можно пройти онлайн через сайт ФНС или лично в налоговой инспекции.

Шаг 1. Выбор ОФД и подача заявления

Для начала нужно выбрать оператора фискальных данных (ОФД) — посредника, который будет передавать чеки в ФНС. Подойдут только те компании, которые включены в официальный реестр ФНС. С выбранным оператором заключается договор.

Далее — переход в личный кабинет предпринимателя или компании на сайте ФНС. В разделе «Мои кассы» подается заявление на регистрацию ККТ. 

В нем указываются:

• место установки кассы;

• адрес, где будет использоваться устройство;

• модель и серийный номер кассы;

• модель и заводской номер фискального накопителя;

• формат использования — стационарно или на выезде;

• название и ИНН выбранного ОФД.

Заранее подготовьте электронную подпись, без нее заявление не примут онлайн.

Шаг 2. Получение регистрационного номера

После проверки заявления налоговая присваивает кассе уникальный регистрационный номер из 16 цифр. 

В статусе заявки появится отметка «Присвоен регистрационный номер ККТ». Этот номер нужно обязательно сохранить: именно он связывает кассу с конкретным предпринимателем или компанией.

Шаг 3. Ввод регистрационного номера в кассу

Полученный номер вводится в кассу. На это отводится один рабочий день. После ввода устройство автоматически формирует отчет о регистрации, где первый фискальный документ всегда обозначается как «ФД № 1».

Если допустить ошибку при вводе номера, фискальный накопитель блокируется, и его придется заменить на новый. Это не только затраты, но и потеря времени.

Шаг 4. Передача отчета в налоговую

Далее отчет о регистрации отправляется в ФНС тем же способом, каким был получен регистрационный номер:

• через личный кабинет на сайте налоговой;

• через ОФД;

• в бумажном виде.

После успешной проверки появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 5. Получение карточки регистрации

Финальный документ от налоговой — карточка регистрации кассы. Без нее начинать работу нельзя: чеки будут недействительными. Карточку можно скачать в личном кабинете налогоплательщика.

Шаг 6. Активация кассы в ОФД

После регистрации в ФНС нужно настроить кассу у выбранного ОФД. Для этого в личном кабинете оператора заполняют профиль компании, добавляют ККТ и активируют подписку. С этого момента касса готова к полноценной работе.

Сервис «ДелоКасса» в интернет‑банке Делобанка — это комплексное решение с эквайрингом по 54‑ФЗ, доступное без визита в офис. В тариф «Все включено» входит онлайн‑касса, фискальный накопитель, ОФД и кассовая программа – никаких отдельных договоров и сложной настройки. 

Делобанк превращает сложную регистрацию кассы в понятный сервис под ключ. Предпринимателю остается только начать работу и спокойно обслуживать клиентов.

Что нужно для работы с онлайн-кассой

ККТ сама по себе не решает все задачи — для корректной работы бизнеса нужны дополнительные инструменты. Они обеспечат прием безналичных платежей и дадут клиенту удобный выбор способов оплаты.

• Эквайринг. Позволяет принимать платежи картами, смартфонами и другими устройствами. Для этого нужен платежный терминал — встроенный в кассу или внешний. Его можно арендовать у банка-эквайера или купить самостоятельно. Без эквайринга предприниматель теряет большую часть клиентов, привыкших платить картой или телефоном.

• Расчетный счет. Чтобы деньги, прошедшие через терминал, поступали в бизнес, нужен расчетный счет. Его необязательно открывать в том же банке, где подключен эквайринг — можно выбрать любой.

• Система быстрых платежей. СБП — альтернатива эквайрингу. Для нее не нужен терминал: покупатель сканирует QR-код прямо с экрана кассы и оплачивает через свое банковское приложение. Комиссия ниже, а деньги поступают моментально.

Для малого бизнеса СБП — выгодный способ принимать оплату без лишних затрат на оборудование.

Как пользоваться онлайн-кассой

После настройки кассу нужно правильно эксплуатировать. Закон требует фиксировать каждую операцию, поэтому важно соблюдать порядок открытия и закрытия смены, а также выдачи чеков.

Подготовка кассы

Перед началом работы убедитесь, что чековая лента в порядке, касса подключена к сети или заряжена, а дополнительное оборудование (например, сканер штрихкодов) исправно. При необходимости пройдите авторизацию с помощью пароля или карты кассира.

Открытие смены

Каждый рабочий день начинается с отчета об открытии смены. Его можно сформировать через меню кассы или автоматически (в зависимости от модели). Данные об устройстве, накопителе и кассире сразу уходят оператору фискальных данных.

Без открытия смены касса работать не будет, поэтому это обязательный шаг.

Выдача чеков

Чеки формируются по-разному в зависимости от способа оплаты:

• Наличные, карта, QR-код. Чек формируется сразу в момент расчета и выдается клиенту в бумажном или электронном виде.

• Перевод по реквизитам. Чек пробивается не позднее следующего рабочего дня после поступления средств или при передаче товара.

• Через сайт. Чек формирует касса автоматически, предпринимателю ничего делать не нужно.

Есть разные виды чеков: чек возврата при отказе клиента, чек коррекции — если при продаже допущена ошибка.

Чек подтверждает сделку, и его отсутствие приравнивается к нарушению закона.

Закрытие смены и инкассация

Рабочий день завершается отчетом о закрытии смены, который отправляется оператору. Продолжительность смены не может превышать 24 часов. Если ее не закрыть вовремя, касса перестанет выдавать чеки, а предпринимателю грозит штраф до 3000 ₽.

После закрытия смены наличная выручка сдается в основную кассу или сейф по приходно-кассовому ордеру.

Сервис «ДелоКасса» от Делобанка — это комплексное решение для онлайн-кассы с встроенным эквайрингом, позволяющее легко подключить ККТ, эквайринг и СБП, не выходя из личного кабинета. Все управляется дистанционно — от счета до приема оплат. Предприниматель получает полный набор инструментов для законной работы с кассой и приемом платежей в любом формате.

Что нужно сотруднику, чтобы работать с кассой

Касса — это не просто устройство, а инструмент, за который отвечает конкретный человек. Поэтому доступ к ней сотруднику можно дать только после выполнения ряда формальностей.

• Назначение кассира. Работодатель издает приказ в свободной форме, где закрепляет сотрудника за этой должностью.

• Формализация обязанностей. Все задачи кассира фиксируются в трудовом договоре или отдельной должностной инструкции.

• Ознакомление с правилами. Сотрудник под подпись подтверждает, что изучил инструкции по ведению кассовых операций и правила сохранности наличности.

• Материальная ответственность. Обязательно заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Только после выполнения этих шагов сотрудник может приступить к работе с кассой — иначе риски для компании и для него самого слишком высоки.

Какие документы формирует онлайн-касса

Онлайн-касса фиксирует все операции в виде фискальных документов. У каждого документа свое назначение:

• Отчет о регистрации — формируется не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера ККТ.

• Отчет об изменении параметров регистрации — нужен, если установлен новый фискальный накопитель или изменились данные регистрации (например, сменился ОФД).

• Отчет об открытии смены — печатается в начале рабочего дня.

• Отчет о закрытии смены — формируется при завершении смены, но строго не позднее 24 часов с момента открытия.

• Кассовый чек — пробивается при каждой продаже или возврате.

• Кассовый чек коррекции — нужен для исправления ошибок или возврата денег, если чек был пробит неверно.

• Отчет о закрытии фискального накопителя — составляется при замене накопителя или снятии кассы с учета.

• Отчет о текущем состоянии расчетов — формируется по запросу, если нужно проверить данные в течение дня (например, чтобы убедиться, что все чеки дошли до ОФД).

Правильное формирование этих документов гарантирует, что налоговая примет отчетность без вопросов, а у бизнеса не возникнет проблем с контролирующими органами.

Как исправить ошибку в чеке

Ошибки случаются, и закон допускает их корректировку. Действовать нужно в зависимости от того, когда ошибка обнаружена и какая версия формата фискальных данных (ФФД) стоит на кассе.

• Ошибка выявлена при клиенте в течение пяти минут. Сначала пробивается чек с признаком «возврат прихода», затем сразу формируется новый чек «приход» на ту же сумму.

• Ошибка выявлена позже. В личном кабинете ОФД или в отчете об открытии смены уточните версию ФФД.

• При версии 1.1 и выше пробивается чек коррекции с теми же данными, что в ошибочном, и признаком «возврат прихода» или «возврат расхода». Затем создается новый корректный чек.

• При версии 1.05 действия те же, но вместо чека коррекции используются обычные чеки.

Исправленный чек должен содержать все суммы построчно, чтобы было понятно, какие именно операции корректируются. Пробить один чек на общую сумму недостаточно.

Если касса перестала работать: что предпринять

Даже надежная онлайн-касса может выйти из строя — это не повод для паники. Главное, знать алгоритм действий, чтобы остаться в правовом поле.

• Пропало электричество. Продажи без чеков запрещены, поэтому работу нужно остановить. Если отключение совпало с расчетом, при восстановлении питания сформируйте чек коррекции. Аппараты с аккумулятором и сим-картой позволяют продолжать торговлю до полной разрядки.

• Нет интернета. Все данные сохраняются в фискальном накопителе. Как только сеть восстановится, оператор фискальных данных (ОФД) передаст их в ФНС. Если связь отсутствует более 30 дней, касса автоматически блокируется.

• Переполненный или просроченный фискальный накопитель. Когда его ресурс исчерпан, чеки перестают формироваться. Решение — заменить накопитель и пройти процедуру перерегистрации в налоговой.

Сбой кассы не катастрофа, если действовать по правилам. Четкий алгоритм шагов помогает предпринимателю сохранить доверие клиентов и избежать штрафов от налоговой. А значит, даже при непредвиденных обстоятельствах бизнес продолжает работать в рамках закона и остается надежным в глазах партнеров.

Штрафы и ответственность: чем грозят ошибки

Закон 54-ФЗ предусматривает разные меры наказания для предпринимателей, которые игнорируют правила использования онлайн-кассы.

• За невыдачу чека — предупреждение или штраф от 2000 ₽.

• За работу «мимо кассы» — для ИП штраф от четверти до половины суммы операции, но минимум 10 000 ₽. При повторном нарушении на сумму более миллиона — приостановка деятельности до 90 дней.

• За использование незарегистрированной кассы или неверные реквизиты — штраф 1500–3000 ₽ или предупреждение.

Важно: за одно и то же нарушение дважды не штрафуют. Например, если чек не был пробит вообще, ответственность наступает только за неприменение ККТ, а не за сопутствующие ошибки.

Сервис «ДелоКасса» от Делобанка предоставляет услугу автоматизации ключевых операций — передает данные в ФНС, ведет учет и аналитическую статистику, доступную из интернет-банка. Это помогает предпринимателю снизить общую нагрузку и минимизировать риск ошибок.

Часто задаваемые вопросы

Что такое онлайн-касса?

Это устройство, которое пробивает чеки и передает данные о расчетах в налоговую инспекцию через интернет. Внутри стоит фискальный накопитель — чип, где хранятся операции в зашифрованном виде.

Нужно ли открывать смену каждый день?

Да, перед первым расчетом формируется отчет об открытии смены. Если расчетов не будет, отчет не нужен. Главное — не превышать 24 часа работы смены.

Что необходимо для запуска кассы?

Потребуются:

• договор с оператором фискальных данных;

• регистрация кассы в ФНС и получение номера;

• ввод реквизитов в накопитель и формирование отчета о регистрации;

• карточка регистрации ККТ от налоговой;

• подключение кассы к личному кабинету ОФД;

• эквайринг и дополнительное оборудование (при необходимости).

Как работает облачная касса для ИП?

Физически устройство расположено в дата-центре, а чеки формируются автоматически. Деньги поступают на расчетный счет, касса создает электронный чек и передает его покупателю и налоговой через ОФД.

Сколько стоит касса?

Цена зависит от модели, фискального накопителя и услуг ОФД. Средняя стоимость базовой кассы — от 22 000 ₽, со встроенным эквайрингом — от 27 000 ₽. Дополнительно оплачивается накопитель (около 15 000 ₽ на 36 месяцев) и услуги ОФД (от 3000 ₽ за тот же срок). 

Как налоговая проверяет онлайн-кассы

Плановых проверок до 2030 года не будет. Но внепланово налоговая может заинтересоваться:

• если поступила жалоба от клиента о невыдаче чека;

• при выявлении подозрительных показателей (например, возвраты составляют более 30 % за месяц);

• если касса не работает более 60 дней;

• в ходе контрольной закупки, когда инспекторы лично проверяют торговую точку.

Поэтому так важно вести работу прозрачно и пользоваться надежными сервисами.

Онлайн-касса в Делобанке

Вместо долгих бюрократических процедур Делобанк предлагает онлайн-кассу под ключ: покупка, регистрация и эквайринг объединены в одном сервисе. Все подключается онлайн, а предприниматель экономит время и силы, сосредотачиваясь на бизнесе.

Преимущества выбора сервиса:

• Прием любых платежей — карты, смартфоны, QR-коды через СБП.

• Встроенный эквайринг с выгодной комиссией и готовыми тарифами.

• Подключение и регистрация кассы онлайн — без визитов в офис.

• Интеграция с интернет-банком — учет, аналитика и управление продажами в одном окне.

• Три месяца работы бесплатно — для новых клиентов.

Онлайн-касса в Делобанке — это не просто соответствие закону, а возможность выстроить прозрачный и удобный бизнес-процесс с первых дней. Предприниматель получает инструмент, который экономит время, снижает риски штрафов и упрощает взаимодействие с клиентами. 

С Делобанком проще сделать первые шаги, увереннее управлять финансами и смелее масштабировать бизнес — от первых чеков до тысяч довольных клиентов.