vk
Баннер новости Мобильный баннер новости

Новые правила хранения архивных документов: что изменилось для бизнеса в 2023 году

25 дек 2023

С сентября в России действуют новые правила хранения архивных документов, заменившие собой порядок, который действовал 8 лет. Теперь документы можно отдавать на аутсорс, а ещё — чётче прописали работу с электронными документами. В статье рассказываем о ключевых переменах. 

А если нет времени читать весь текст, переходите в пункт «Статья за 30 секунд», пересказали там основные мысли.

Кого касаются перемены в правилах

17 сентября 2023 года вступили в силу изменения, которые утвердил приказ Росархива от 31 июля 2023 года № 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в госорганах, органах местного самоуправления и организациях». Новые правила заменили собой прошлые, действовавшие с 2015 года, а приказ Министерства культуры от 31 марта 2015 № 526, утратил силу.

Правила меняют порядок того, как теперь нужно работать с документами и хранить их в архиве. Они касаются всех организаций — и государственных структур, и бизнеса.

Документы, которые сдаются в архив, делятся на три большие группы:

Временного срока хранения — до 10 лет. В эту категорию попадают кассовые документы, акты о принятых работах, приказы, первичные документы и т.п. Документы этой категории можно хранить в архиве, либо в структурном подразделении компании. 

Временного срока хранения — свыше 10 лет. Это личные дела, технические документы и т.п. Эти документы обязательно хранить в архиве.

Постоянного срока хранения. Сюда относятся уставные документы, номенклатуры дел, годовые отчёты и т.п. Эти документы также обязательно хранить в архиве.

Что поменялось в хранении документов

  • Новые правила уточнили часть разделов, а также дополнили их. Например, работа с электронными документами теперь вынесена в отдельную главу правил. Рассмотрим основные изменения:

  • Работодателям разрешили по договору передавать архивные документы на хранение сторонним организациям. Но важно, чтобы эта деятельность была уставной для компании-подрядчика.

  • Итоговую запись в новой форме номенклатуры дел теперь нужно разделать на бумажные и электронные дела. А гибридные документы учитываются по отдельным томам.

  • Передавать документ в архив теперь нужно не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после исключения его из документооборота.

Также изменили правила организации бумажного и электронного архивов — рассмотрим их подробнее далее.

Как организовать бумажный архив

Компания может отдать документы на хранение сторонней организации — это новое право. Но это не обязательное требование, по желанию архив можно вести самостоятельно. 

В этом случае нужно отвести для хранилища бумажных документов отдельное помещение. Оно должно вентилироваться и иметь систему противопожарной безопасности.

Назначьте ответственного сотрудника, который будет отвечать за хранение документов. И выпустите локальный нормативный акт, который будет регулировать деятельность архива.

 Чтобы отправить документы в архив, нужно сгруппировать их как отдельные дела по тематическому, функциональному признаку, или по сроку хранения.

Основные правила к оформлению бумажных дел не поменялись — они не должны включать в себя более 250 листов и превышать 4 см в корешке. Одно дело прошивается в твёрдую обложку четырьмя проколами, а малоформатные дела допустимо прошить тремя.

Как организовать электронный архив

Для организации электронного архива доступны два способа — можно выбрать один, а можно совмещать. 

На электронном носителе. В этом случае документы хранятся на флешке или жёстком диске. Каждые пять лет нужно проверять носитель, чтобы убедиться, что с документами все в порядке. 

В системе хранения электронных документов. СХЭД — это специальное программное обеспечение, которое отвечает требованиям информационной безопасности. Компании, которые оказывают услуги по хранению архивных документов, могут предоставить доступ к системе.

Как уничтожать документы

Правила уточнили порядок уничтожения архивных бумаг и файлов.

Бумажные документы уничтожаются силами компаний, которые перерабатывают вторсырьё. 

Но есть исключения — это документы: с персональными данными, с пометкой «для служебного пользования», с информацией для ограниченного пользования. Такие документы компания сама уничтожает с помощью шредера или другим способом — главное, чтобы восстановить целостность документа было невозможно.

Электронные документы уничтожаются программно-техническими средствами. Факт уничтожения нужно зафиксировать в акте и отразить в СХЭД детали, информацию об индексах и заголовках электронных дел.

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!
Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.
 

Статья за 30 секунд

17 сентября 2023 года вступили в силу изменения в правила хранения архивных документов, которые утвердил приказ Росархива. Они касаются всех организаций — и государственных структур, и бизнеса.

Документы со сроком хранения от 10 лет включительно сдаются в архив обязательно, до 10 лет — по желанию уполномоченного сотрудника.

Новые правила уточнили часть разделов, а также дополнили их. Работодателям разрешили по договору передавать архивные документы на хранение сторонним организациям. 

Передавать документ в архив теперь нужно не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после исключения его из документооборота.

Также правила уточнили порядок организации бумажного и электронного архивов документации, если бизнес решит вести их своими силами. Для бумажного потребуется отдельное помещение, а для электронного — носитель. 



Единое пособие на детей в 2024 году: сумма, кому положено, как оформить
18 апреля
Ликбез
Единое пособие на детей в 2024 году: сумма, кому положено, как оформить
Делобанк: россияне за год стали платить через СБП вдвое чаще и почти втрое больше
17 апреля
Ликбез
Делобанк: россияне за год стали платить через СБП вдвое чаще и почти втрое больше

Откройте расчетный счет за 10 минут

или получите консультацию по другим продуктам банка
Ввод номера телефона подтверждает ваше согласие на обработку персональных данных