Даже в распространённом виде бизнеса, например, пекарне, могут быть важные секреты — рецептура или список поставщиков с лучшими продуктами в городе. Если эта информация попадёт к конкурентам, предприятие окажется под угрозой.
Избежать подобной ситуации поможет коммерческая тайна. Но просто сказать работникам или контрагентам: «Это секрет», недостаточно. В статье рассказываем, как ввести в компании режим коммерческой тайны и обезопасить бизнес от утечки важной информации.
А если у вас нет времени читать текст целиком, то переходите в последний пункт «Статья за 30 секунд».
Что такое коммерческая тайна и зачем она бизнесу
Понятие «коммерческой тайны» устанавливает Федеральный закон №98 от 29 июля 2004 года. Согласно закону, коммерческая тайна предполагает коммерческую выгоду от соблюдения режима конфиденциальности.
Строгой формулировки того, какую информацию можно признать коммерческой тайной, в законе нет — каждая компания определяет это самостоятельно. Зато сформулировано, что нельзя признать коммерческой тайной — полный перечень можно посмотреть в ст.5 закона.
Коммерческой тайной можно признать любую информацию, раскрытие которой способно нанести вред коммерческой деятельности организации. Например, технологию производства, рецептуру, финансовую политику работы с клиентами и контрагентами, базы данных, систему мотивации персонала и т. п. Но нельзя защитить информацию, которую уже обнародовали. Не получится признать коммерческой тайной рецепт фирменного пирожного от бабушки, если вы делились им в социальных сетях. Или общеизвестную и доступную информацию — имя генерального директора или состав продукта, который печатается на этикетке.
Что выбрать: коммерческую тайну или NDA
Режим коммерческой тайны защищает предпринимателя, но это довольно объёмная бюрократическая процедура. В качестве альтернативного варианта можно заключить с сотрудниками или контрагентами NDA или соглашение о неразглашении (от англ. NDA — Non Disclosure Agreement). Как защитить бизнес-секреты с помощью договора NDA, мы рассказали в этой статье.
Вводить режим коммерческой тайны или нет, зависит от объема информации, которую нужно защитить от разглашения. Размер компании и численность сотрудников тут играет второстепенную роль. Если объём уже большой, то стоит потратить время и установить режим коммерческой тайны. А если объём такой информации невелик, достаточно NDA. Ещё NDA часто подписывают в тех случаях, когда информацию нужно уберечь от утечки в какой-то непродолжительный период. Например, при подготовке сделки о продаже бизнеса, разработке нового продукта или брендинга.
Как ввести режим коммерческой тайны
Просто сказать сотрудникам, что информация о рецепте булочек в вашей кондитерской или база клиентов — это секрет, недостаточно. Чтобы коммерческая тайна защищала ваш бизнес, нужно ввести специальный режим. Вот как это сделать.
1. Определите, какая информация составляет коммерческую тайну. Лучше ориентироваться на содержание информации, а не перечислять конкретные документы. Иначе положение о коммерческой тайне придётся корректировать каждый раз, когда будете принимать новый конфиденциальный документ. Формулируйте информацию конкретно: не просто «коммерческая политика для работы с крупными дистрибьюторами», а пропишите, что именно входит в понятие коммерческая политика и кого признаёте крупным дистрибьютором.
2. Составьте положение или приказ о коммерческой тайне. С этим положением нужно ознакомить всех работников под подпись. Строгой формы для документа нет, но важно прописать в нём перечень информации, которая признаётся конфиденциальной, порядок работы с такой информацией, требования к работникам, у которых есть доступ к коммерческой тайне, на какой срок устанавливается режим и меры ответственности за нарушение режима. Ещё укажите способы защиты коммерческой тайны. Например, кто выдаёт ключ от сейфа с секретными документами, где работники должны за него расписаться, как фиксируется возвращение ключа на место. То же касается цифровой информации — как фиксируется факт доступа к компьютеру или серверу.
3. Организуйте учёт лиц, у которых есть доступ к коммерческой тайне. Строгой формы закон не требует, её можно установить самостоятельно, например, завести журнал учёта.
4. Заключите с работниками и контрагентами соглашения о неразглашении коммерческой тайны. Каждый работник или контрагент, у которого есть доступ к коммерческой тайне, должен знать, какая именно информация признаётся защищённой. И письменно подтвердить, что он ознакомлен с перечнем такой информации, порядком доступа к ней и ответственностью за разглашение.
5. Нанесите на материальные носители и электронные документы гриф «Коммерческая тайна». На всех носителях с секретной информацией нужно указать гриф «коммерческая тайна» и владельца информации — название и адрес компании.
Чтобы защитить конфиденциальную информацию, можно принять дополнительные меры. Например, установить запрет на копирование информации с компьютеров на какие-либо носители работника, запрет на отправку документов с рабочей на личную электронную почту. Или контролировать исходящую корреспонденцию сотрудника. Для этого примите локальные нормативные акты, в которых урегулируйте порядок работы с персональным компьютером и личными учётными данными работников.
Что делать, чтобы сотрудники соблюдали режим коммерческой тайны
За разглашение коммерческой тайны сотрудника можно привлечь к ответственности. Но важно чётко донести эту информацию до коллектива: прописать её в положении о режиме коммерческой тайны и допсоглашениях с работниками.
Вот какая бывает ответственность за разглашение коммерческой тайны:
Дисциплинарная. Можно привлечь работника, если он умышленно или случайно разгласил коммерческую тайну. Руководитель сам выбирает меру наказания: выговор, штраф, понижение в должности или увольнение. Важно: дисциплинарное взыскание можно применить не позднее 6 месяцев со дня проступка, так гласит ст.193 ТК РФ.
Административная. Применяется, если есть доказанные негативные последствия для компании, но они незначительны и не ведут к уголовной ответственности. Согласно ст. 13.14 КоАП РФ, гражданина можно оштрафовать на сумму от 5 тыс. до 10 тыс. руб., должностное лицо — от 40 тыс. до 50 тыс. руб., а юрлицо — от 100 тыс. до 200 тыс. руб.
Уголовная. Применяется, если работник незаконно разгласил или использовал данные коммерческой тайны без согласия её владельца. Согласно ст. 183 УК РФ, мера наказания в этом случае — штраф до 1 млн руб. или тюремный срок до четырёх лет.
Взыскать ущерб достаточно сложно, так как нужно доказать, что действия конкретного сотрудника нанесли компании ущерб в определённом объёме. Чаще всего случаются эпизоды непреднамеренного или случайного разглашения, когда сотрудник не знал, что информация относится к защищаемой. В судах много прецедентов, когда компания не смогла доказать, что сотрудник преднамеренно нанёс вред организации через разглашение коммерческой тайны. Также проиграть дело можно, если компания приняла недостаточно мер для защиты информации, которую разгласил сотрудник. Поэтому важно следить за соблюдением режима коммерческой тайны. Полезно менять ключи и пароли после каждого доступа к информации, хранящийся в электронном виде. Рекомендую строго вести учёт движения всех документов и носителей с защищаемой информацией внутри организации. Это поможет избежать воровства документов. Можно установить камеры в офисе, это в некоторой степени снизит риск копирования информации, когда просто фотографируют экран.
Статья за 30 секунд
-
Коммерческая тайна помогает защитить важную для бизнеса информацию от утечки. Строгих требований к ней нет — тайной можно признать любые данные, если их нужно сохранить в секрете. Исключение — открытая информация, которую компании обязаны раскрывать — имя руководителя, учредительные документы, участие в судах.
-
Вместо режима коммерческой тайны можно заключать с сотрудниками и контрагентами соглашение о неразглашении — NDA. Этот вариант проще и подойдёт, если объём секретной информации в компании небольшой или она часто меняется.
-
Режим коммерческой тайны регламентируется законом. Поэтому его нужно устанавливать по правилам — чётко зафиксировать в документах и ознакомить с ними сотрудников под подпись.
-
Важно не только ввести режим коммерческой тайны, но и следить, как сотрудники ему следуют. Всю тайную информацию нужно промаркировать и охранять. Если сотрудник узнает секретные сведения случайно, то взыскать с него ущерб в суде, скорее всего, не получится.
