Как предпринимателю мотивировать сотрудников на удалёнке

Удалённая работа выгодна и работодателю, и работнику. Работодатель экономит на оборудовании рабочих мест и аренде офисов. Работнику не надо тратить время и деньги на проезд и обеды в столовой. Но есть и обратная сторона — потеря коммуникации, переработки, выгорание и проблемы с дисциплиной.

Мы спросили предпринимателей, которые управляют коллективом дистанционно, как они сохранили мотивацию сотрудников и на какие аспекты  удалёнки обратить особое внимание. 

Если у вас нет времени прочитать всю статью, то переходите в пункт «Главное за 30 секунд», собрали там основные мысли.

Чем отличается работа в офисе от работы на удалёнке

Работа из дома принципиально отличается от офисной двумя особенностями. От сотрудников требуется больше самодисциплины, чтобы не отвлекаться на домашние дела. Также удалённые работники могут чувствовать себя оторванными от коллектива.

Дмитрий Пучков, руководитель по развитию Авито Работы:Основные проблемы, с которыми сталкиваются работники, трудясь из дома: не могут быстро переключаться между рабочими и домашними делами, чувствуют отстраненность и одиночество, эмоционально подавлены из-за отсутствия частой коммуникации. Для дополнительной мотивации сотрудников постарайтесь создать позитивный микроклимат в команде, уделять внимание проблемам и развитию сотрудников.

Из-за того, что разграничивать рабочие и личные задачи на удалёнке сложнее, рабочий день размывается — это может привести к выгоранию сотрудников. О том, как не допустить выгорания, расскажем далее. Но одна из главных задач руководителя, который пытается сохранить мотивацию команды на удалёнке — четко ограничить время рабочего дня. Радоваться тому, что работники трудятся с утра до ночи не стоит, в долгосрочной перспективе это не принесет пользы.

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Дмитрий Кравченко, генеральный директор Acer в России:В офисе рабочее время определено: ты приходишь к 10 и уходишь в 19. Дома ситуация иная: ты можешь проснуться позже, можешь отвлечься на что-то днем и вернуться к работе вечером, после того как рабочий день закончился. Все это размывает границы личной и профессиональной жизни, создавая у сотрудника ощущение, что рабочий день у него не заканчивается, что он работает всегда. Ненормированный рабочий день приводит к усталости, раздражительности, выгоранию. Бороться с этим — задача работодателя. Требуйте от сотрудников присутствия на рабочем месте в рабочее время, организуйте встречи, ставьте задачи, просите о них отчитываться, и не позволяйте себе беспокоить коллег по окончании рабочего дня.

Основные отличия офисной работы от удалёнки:

• Ставьте дедлайны и просите сотрудников о них отчитываться.

• Общайтесь с людьми во время рабочего дня, но не беспокойте после его завершения.

• Наладьте регулярную и понятную коммуникацию: например, созвоны по задачам раз в неделю, обсуждение итогов — раз в месяц, переписка в рабочих чатах — каждый день.

Как выстроить коммуникацию с сотрудниками

Для эффективной удалёнки нужно выстроить не только границы рабочего дня, но и схему работы. Сотрудники должны точно знать, как связаться с руководителем, куда написать коллегам из другого отдела, где и во сколько планерки. Для этого полезно прописать правила коммуникации и ознакомить с ними сотрудников. Например, решить, что планерка с целями на неделю для всей компании проходит в понедельник в Zoom, короткие задачи обсуждаются в мессенджере, а сложные — в таск-трекере.

Наталья Венерова, генеральный директор центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»:Введите четкий режим дня. Например, все текущие вопросы обсуждаются в почте и мессенджерах в рабочее время (9.00-18.00), общая планерка проводится в Zoom утром в понедельник, в случае срочного дела можно звонить на мобильный телефон по предварительной договоренности и т.д. Это введет необходимые рамки дисциплины и в то же время позволит отделить личное время от рабочего, предотвратить выгорание.

На удалёнке сотрудники меньше общаются друг с другом и могут чувствовать себя одиноко. Эту задачу должен решать руководитель команды — больше общаться с работниками, замечать их достижения и публично хвалить. А вот критиковать и разбирать ошибки сотрудников эксперты советуют лично, без участия остальной команды. Также полезно несколько раз в месяц созваниваться с сотрудником индивидуально на несколько минут. Это поможет руководителю заметить эмоциональное состояние работника, проговорить его достижения и узнать возможные жалобы.

Максим Овчаренко, директор проектов по развитию персонала и внедрению изменений в ЭКОПСИ Консалтинг:Поскольку на удалёнке «живых» контактов становится меньше, то руководителю необходимо смещать фокус внимания на личный, эмоциональный аспект отношений. То есть, меньше формализма, больше человечности. Смещается фокус внимания с оценки процесса на оценку по результату. Необходимо ставить максимально короткие задачи и как следствие очень часто давать обратную связь. Соотношения поддерживающей и корректирующей обратной связи при удалённой работе важно смещать в сторону увеличения поддерживающей.

Правила коммуникации:

• Пропишите правила коммуникации на удалёнке и ознакомьте с ними сотрудников.

• Вовлекайте команду в общение, чтобы на удаленке люди не чувствовали себя оторванными от коллектива. 

• Замечайте достижения сотрудников и публично хвалите их, а ошибки разбирайте тет-а-тет. 

• Поддерживайте работников эмоционально, смещайте фокус внимания на личный аспект отношений.

Как контролировать работу удалённых сотрудников

Эксперты рекомендуют упростить систему измерения эффективности работы, чтобы сотрудники не расписывали поминутно, что делали в течение дня, а отчитывались о статусе выполнения отдельных задач. Задачи лучше делать более конкретными и короткими, тогда проще будет помочь сотруднику, если у него возникнут трудности в работе.

Наталья Венерова, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»:У всех сотрудников разные способы и сроки для того, чтобы настроится на работу и ее выполнение. Руководителю придется четче планировать, «мельчить» задачи. Например, дать менеджеру задание утром, потом поинтересоваться, не требуется ли помощь в выполнении, вечером спросить об итогах. Формализовать процесс письменными отчетами не стоит, но нужно знать, кто, чего и сколько сделал за день.

Но не стоит чрезмерно увлекаться контролем — это демотивирует команду и показывает сотрудникам, что руководитель им не доверяет. Таких ситуаций лучше избегать, более оптимальная стратегия в коммуникации с удалёнными работниками — доверительная.

Сергей Дегтярев, основатель холдинга Franch.Global, управляющей компании по развитию франшиз:Часто руководители внедряют программы записи экранов для контроля сотрудников на удалёнке. В этом есть смысл в редких случаях, когда в компании возможны факты воровства, коррупции и других нарушений корпоративной безопасности. Но в большинстве компаний это не требуется, а такой способ отслеживания нахождения сотрудника на рабочем месте является фактом излишнего контроля, который нарушает доверие внутри команды и отражает неэффективный менеджмент. Для эффективного контроля лучше использовать сервисы управления задачами, статистиками, финансами, организационной структурой, базой знаний. Те сервисы, которые отражают результаты работы сотрудников, а не их присутствие на рабочем месте.

Как контролировать удалённых сотрудников:

• Ставьте более короткие задачи и чаще собирайте обратную связь.

• Упрощайте контроль. Отчеты о каждой минуте рабочего времени вредят коммуникации, сотрудники могут подумать, что руководитель им не доверяет.

Что делать, если после перехода на удалёнку продуктивность сотрудников упала

Продуктивность сотрудников может снижаться из-за того, что они не привыкли работать из дома, или у них нет условий для удалённой работы. В таком случае, компании следует озаботиться, чтобы создать такие условия и дополнительно провести обучающий вебинар о том, как правильно организовать своё рабочее место и не работать после завершения рабочего дня.

Также стоит обратить внимание на систему мотивации. Если команду перевели на удалёнку, а мотивация осталась со времен работы в офисе, она может просто перестать работать в новых условиях.

Елена Богдашкина, руководитель группы привлечения талантов компании Ingate:Чаще всего продуктивность снижается из-за несогласованности или технических проблем. Например, не всем хватило оборудования, не понятно, как коммуницировать с командой. Лучше всего провести первичное обучение по организации работы на удалёнке. Также продуктивность может падает из-за выгорания, так как по статистике работают из дома больше. Руководителю стоит чаще проводить видеовстречи и общаться не только на рабочие темы, попытаться решить психологические барьеры и помогать выстроить график работы.

Как сохранить продуктивность сотрудников:

• Научите сотрудников работать на удалёнке. Проведите вебинар, пригласите экспертов, которые расскажут о том, как организовать удалённую работу оптимально и ответят на вопросы.

• Следите за технической стороной процесса — у всех членов команды должно быть подходящее для работы оборудование, доступы к нужным программам и документам. В случае необходимости, такое оборудование нужно предоставить за счёт компании.

• Пересмотрите систему мотивации с учетом нюансов удалённой работы.

Как не допустить выгорания удалённых сотрудников

Этот пункт мы специально поставили последним, потому что он включает в себя все нюансы удалённой работы, описанные выше. Чтобы сотрудники не выгорали, они не должны перерабатывать, постановка задач в компании должна быть прозрачной и понятной, а коммуникация — отлаженной.

Борис Попов, директор по развитию бизнеса компании Vinteo:Выгорание поможет предотвратить регламентированный рабочий график – временные границы рабочего дня, обеденный перерыв, минимизация внеурочных запросов после окончания работы. Также важна постановка реалистичных задач, фиксирование достигнутых сотрудниками результатов, методы поощрения, совместная работа с возникающими проблемами.

Дополнительные способы поддержать команду — организовать активности вне работы. Чаще всего эксперты предлагают в качестве таких активностей устраивать совместные утренние зарядки в прямом эфире, создать группу в Skype или Zoom, чат в телеграме, где сотрудники смогут без осуждения поговорить на внерабочие темы, поделиться мемасиком или запостить фото котика. Другой вариант — совместные мероприятия в различных форматах — квизы, выезды на природу.

Максим Овчаренко, директор проектов по развитию персонала и внедрению изменений в ЭКОПСИ Консалтинг:«Домашняя» работа — это тоже работа, от которой нужен отдых, переключение. Этому тоже может способствовать работодатель, организовывая и онлайн, и офлайн-мероприятия не рабочего, а развлекательного наполнения. Вот как поступил один наш клиент: вместо организации дня рождения компании, каждому сотруднику дали право выбрать из каталога полезных событий, услуг, мероприятий — что угодно на свое усмотрение, в рамках бюджета, который бы потратился на сотрудника, празднуй компания день рождения. Из чего был выбор: занятий йогой, спортивные секции, хобби, музей, выставки, катание на речных кораблях и многое другое.

Чтобы не допустить выгорания сотрудников:

• Следите, чтобы сотрудники не перерабатывали, поощряйте и призывайте их не только к работе, но и к отдыху.

• Упростите рабочую коммуникацию, ставьте сотрудникам понятные задачи и собирайте обратную связь.

• Дайте людям возможность пообщаться на нерабочие темы — в специальных чатах, комнатах в Zoom-е, пусть просто болтают. На удаленной работе люди чувствуют себя одиноко, это поддержит командный дух.

• Обсуждайте общие задачи и результаты с командой, пусть работники понимают, как личные задачи увязаны с общими планами. Так команда почувствует, что выполняет общее дело.

• Не забывайте про нерабочие мероприятия — корпоративы, выезды на природу. Если пандемия не позволяет проводить офлайн-мероприятия, то проводите их онлайн. Это могут быть зарядки в прямом эфире, квизы, даже совместный просмотр кино с обсуждением в чатах.

Главное за 30 секунд

• Следите, чтобы у всех членов команды имелось подходящее для работы оборудование и доступы к нужным программам и документам.

• Ставьте более короткие задачи и чаще собирайте обратную связь. Просите сотрудников отчитываться по результатам задач, а затраченному времени.

• Проверяйте статус задач во время рабочего дня, но не беспокойте сотрудников после его завершения.

• Наладьте регулярное рабочее общение с сотрудниками — пропишите правила коммуникации на удалёнке и ознакомьте с ними команду.

• Вовлекайте команду в общение на нерабочие темы — пусть люди обмениваются фото питомцев в специальном чате-болталке, обсуждают новости и мемы. Это поддержит командный дух.

• Поддерживайте работников эмоционально, смещайте фокус на личный аспект отношений, замечайте их достижения.

• Не забывайте о нерабочих мероприятиях — корпоративах, выездах на природу, онлайн-зарядках.