Если вы подыскали новый офис с арендой подешевле или решили перевести компанию в другой город, сообщите в ИФНС об изменении юридического адреса. Это необходимо, чтобы избежать штрафа, проблем с клиентами, расчётным банком, налоговиками.
Рассказываем, как оформить смену юридического адреса.
Почему нужно сообщить в налоговую о переезде
Если коротко: о переезде нужно уведомить, чтобы избежать подозрений в фиктивности бизнеса и продолжить нормально работать. Теперь объясним подробнее.
Компания обязана находиться по тому адресу, который указан в едином госреестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). На этот адрес госорганы высылают официальные требования, указания, а партнёры, клиенты — письма и предложения.
Если официальная корреспонденция возвращается с пометкой «организация выбыла», «истёк срок хранения», налоговики решат, что фирма по указанному адресу отсутствует. А это повод проставить в ЕГРЮЛ отметку о недостоверности сведений. Ещё отметку внесут в реестр, если инспекторы приехали с проверкой и не обнаружили компанию.
Отметка о недостоверности тянет за собой проблемы:
-
С контрагентами. Покупатели, заказчики неохотно сотрудничают с таким предприятием, потому что не могут подтвердить расходы по сделке и сильно рискуют.
-
С банком. Обслуживающий банк по требованию налоговой блокирует счёта бизнеса из-за недостоверности адреса.
-
С ИФНС. Инспекторы принудительно исключат бизнес из ЕГРЮЛ, если в течение шести месяцев не заявить о смене адреса.
У организации есть два обозначения: место нахождения и юридический адрес. Место нахождения — это населённый пункт или муниципальное образование. Например, Новосибирская область, город Новосибирск — место нахождения. Когда к месту нахождения добавляют конкретику, получается юридический адрес. 630047, г. Новосибирск, ул. Новая 28, офис 14 — юрадрес.
Как пошагово оформить изменение юридического адреса
Порядок изменения адреса прописан в статье 17 Закона «О госрегистрации юридических лиц и ИП». Вот как зарегистрировать новый адрес.
Шаг 1. Подготовить протокол или решение
Решение о переезде должен принимать тот, у кого по уставу компании есть такое право: генеральный директор, либо собственники.
Несколько учредителей оформляют протокол общего собрания, единственный учредитель — решение. Протокол составляют по правилам Гражданского кодекса. Например, в документе следует обозначить участников, которые голосовали против. В остальном, форма протокола и решения свободная.
Фирма может располагаться по домашнему адресу руководителя или собственника, если ему принадлежит 50% доли уставного капитала и больше. В нежилых помещениях не всегда удастся разместить офис или производство. Например, нельзя регистрировать адрес в здании, которое разрушено, не достроено, принадлежит воинской части.
Шаг 2. Изменить устав
Устав меняют не в каждом случае. Это необходимо, когда:
-
организация переезжает в другой населённый пункт;
-
в уставе прописано место нахождения вплоть до названия улицы, номера дома и офиса, а теперь эти данные меняются
Если в уставе указан только город, и город не меняется, обновлять устав не надо.
Чтобы закрепить в уставе поправки, оформите новую редакцию или составьте лист изменений.
Шаг 3. Заполнить заявление Р13014
Чтобы зафиксировать в ЕГРЮЛ изменения, подают заявление Р13014. В случае переезда заполняют лист Б, П, титульный лист. На первой странице в пункте 6 проставьте единицу «принято решение об изменении места нахождения». Для заполнения бланка можно использовать специальную программу ФНС.
Шаг 4. Подать документы в регистрирующую ИФНС
Отправьте в регистрирующую инспекцию заверенное нотариусом заявление Р13014 и официальный документ с решением о переезде. Это необходимо сделать за три рабочих дня с даты принятия решения.
Подать документы в налоговую можно:
-
лично или почтой;
-
через нотариуса, МФЦ;
Реквизиты своей инспекции ищите с помощью сервиса ФНС.
Налоговики обновят информацию в едином госреестре в течение пяти рабочих дней.
Если устав меняли, его тоже необходимо включить в пакет документов для ИФНС. Подаёте бумажные документы — уплатите пошлину 800 рублей, приложите квитанцию.
При переезде в одном населённом пункте на этом процедура завершена. Чуть погодя закажите выписку из ЕГРЮЛ, чтобы убедиться в достоверности информации.
Шаг 5. Подать документы в ИФНС по новому месту нахождения
Этот дополнительный шаг необходим тем компаниям, которые переезжают в другой город или посёлок.
Отсчитайте 20 дней с даты, когда старая инспекция зарегистрировала изменение места нахождения. Будьте готовы, что налоговики потребуют закрыть долги по налогам, досдать отчётность.
Спустя 20 дней отправьте в ИФНС по новому месту нахождения:
-
заявление Р13014;
-
решение или протокол;
-
новый устав, либо лист изменений к нему;
-
квитанцию об оплате госпошлины, если подаёте документы не в электронном виде;
-
документ, который подтвердит право на новое помещение
Доказать право на помещение можно с помощью свидетельства о собственности или договора аренды. Гарантийное письмо — как отмечает ФНС — подтверждением не считается.
В течение пяти дней ИФНС по новому месту нахождения зарегистрирует изменения в ЕГРЮЛ.
Не забудьте сообщить о новом адресе контрагентам, клиентам, поставщикам, обслуживающему банку, чтобы рабочие процессы не нарушились.
