Весной 2022 года предприниматели столкнулись с проблемой — из-за сложностей с логистикой возник дефицит чековой ленты. Рассказываем, что делать в этом случае бизнесу, можно ли заменить бумажные чеки на электронные и как это сделать.
А если у вас нет времени читать текст целиком, то переходите в последний пункт «Статья за 30 секунд».
Что такое электронные чеки
Электронный чек – это электронная версия бумажного чека, который продавец отдаёт потребителю. Такой чек отправляют покупателю на электронную почту, по смс или в мессенджер в виде изображения, PDF-документа или ссылки. По юридической силе электронный чек равен бумажному, если данные в них идентичны. Так сказано в п.4 ст.1.2 №54 ФЗ.
Сейчас практически все предприниматели обязаны пользоваться онлайн-кассами и регистрировать их в налоговой службе. Онлайн-кассы передают информацию, в том числе и электронные чеки, оператору фискальных данных (ОФД), который отправляет их в налоговую. С помощью этих же касс предприниматели могут отправлять электронные чеки и покупателям. Главное, подключить услугу отправки чеков покупателю у оператора фискальных данных и настроить оборудование. Например, присмотритесь к онлайн-кассам «Делобанка», они соответствуют всем требованиям №54-ФЗ.
В №54-ФЗ отражено, что весь бизнес последние 2 года обязан использовать кассы, которые оснащены так называемыми фискальными накопителями. Эта система при печати реального чека отправляет в ОФД его электронную копию. ОФД — это оператор фискальных данных, которым пользуется Налоговая служба России. Поскольку электронный чек всё равно уходит в ФНС, переход на электронные чеки для бизнеса в данном случае не является чем-то невероятным. Дело в том, что даже ИП обязали эти кассы себе поставить. А значит, на данном этапе продавцы могут воспользоваться уже существующей системой.
Как бизнесу перейти на электронные чеки
Несмотря на то что юридически электронные и бумажные чеки равны, просто так отказаться от бумажных чеков не получится. Чтобы отправить покупателю только электронный чек, нужно до момента расчёта получить его электронную почту или номер телефона. Это обязательное требование п.2 ст.1.2 №54 ФЗ. Если покупатель не согласится, то продавец обязан выдать ему бумажный чек.
Основная сложность заключается в том, как получить согласие клиента на получение электронного чека. Если продавец каждого покупателя будет спрашивать о готовности получения электронного чека и просить предоставить для этого его контактные данные: номер телефона или email, это будет существенно задерживать и очередь, и самого покупателя, и продавца. В этом плане удобно ритейлерам, потому что у них уже есть сложившаяся система лояльности, привычная для многих потребителей. Если есть система лояльности, то у продавца уже есть номер телефона или email клиента, куда можно направить чек. Малому бизнесу тоже нужно задуматься о создании собственной системе лояльности для клиентов. При этом вовсе не обязательно создавать физическую пластиковую скидочную карту, достаточно будет номера телефона. Данная схема существенно облегчит жизнь тем продавцам, у которых возникли сложности с приобретением бумажной чековой ленты.
Когда бумажный чек обязателен и можно ли не выдавать чек вообще
В большинстве случаев, если покупатель согласен получить электронный чек, то бумажный можно не выдавать. Исключений немного, в основном они касаются отдалённых от сетей связи местностей и военных объектов. Подробнее об ограничениях можно узнать в п.7 ст.2 №54-ФЗ.
Если организация в соответствии со ст.2 №54-ФЗ обязана использовать контрольно-кассовую технику, то она обязана выдавать чек в бумажном или электронном виде. Исключительно в электронном виде можно выдавать чек при продаже товаров и услуг через интернет. А также через автоматические торговые аппараты — в этом случае чек можно направлять в электронном виде или отображать ссылку на него в виде QR кода.
А вот совсем не выдавать покупателю чек запрещено. За это, согласно п.6.ст.14.5 КоАП РФ грозит предупреждение или административный штраф в размере 2 000 рублей для должностных лиц и 10 000 рублей для юридических лиц.
Что делать бизнесу, если кончилась чековая лента
Весной 2022 года возникли сложности с поставками чековых лент. В ответ на ситуацию, ФНС России заявила, что не будет привлекать пользователей онлайн-касс к ответственности за отсутствие бумажного чека, если расчёт зафиксирован на кассе, а чековая лента отсутствует по не зависящим от них обстоятельствам. Но сколько продлится этот период, в налоговой не уточнили. Поэтому лучше не ждать, пока чековая лента закончится, а предлагать покупателям получить электронные чеки.
Согласно 54-ФЗ чек нужно выдавать обязательно, но не уточняется, в каком формате должен быть этот чек: в бумажном или электронном. В законе говорится, что чек может быть заменён на накладную строгой отчётности, либо на электронную версию чека. Таким образом, совершенно законной будет выдача электронного чека с согласия покупателя, если продавец не может выдать чек бумажный. Если у продавца нет возможности выдать и электронный чек, тогда нужно выдать документ строгой отчётности, т.е. накладную.
Статья за 30 секунд
-
Электронный чек — это электронная копия бумажного чека, по юридической силе они равны.
-
Электронный чек автоматически формируется в онлайн-кассе для передачи оператору фискальных данных. Если настроить оборудование, то эти же чеки можно отправлять и покупателям.
-
Чтобы заменить бумажный чек на электронный, нужно до расчёта получить от покупателя электронный адрес или телефон. Для этого удобно использовать программы лояльности.
-
Совсем не выдавать покупателю чек запрещено, но в большинстве случаев бумажный можно заменить электронным.
-
Налоговая служба обещала не штрафовать предпринимателей, если они не смогли выдать бумажный чек из-за отсутствия чековой ленты.
