Дебиторская задолженность: почему появляется, зачем и как ею управлять

Когда бизнес даёт покупателям отсрочку платежей, а поставщикам предоплату, у него возникает дебиторская задолженность. 

Дебиторка — это актив, который пополнит оборотные средства компании, когда контрагенты расплатятся. Если отслеживать, кто и сколько должен, и контролировать должников, проблем не возникнет. А иначе сумма будет копиться, а денег для оплаты текущих обязательств — аренды, налогов, зарплат — в обороте не будет. 

Разбираемся, какой бывает дебиторка, как с ней работать, чтобы избежать кассовых разрывов и убытков. 

Что такое дебиторская задолженность 

Дебиторская задолженность — это деньги, а иногда товары, услуги, которые контрагенты должны предпринимателю или организации. 

Должника называют дебитором. Им может быть:

• поставщик, который получил предоплату, но не отгрузил товар;

• покупатель, который воспользовался услугой, но пока не оплатил;

• госструктура, которая должна вернуть переплату по обязательным платежам;

• сотрудники, которые задолжали работодателю, например, компенсацию за материальный ущерб

Пример. ООО «Мэри Поппинс» 15 января перечислило ООО «Грут» 300 тысяч авансом за поставку строительных материалов. Поставка произойдёт 25 января. До 25 января «Грут» числится дебитором. 

Из примера видно, что дебиторка появилась, потому что оплата и поставка произошли не одномоментно. То есть, причина образования задолженности — разрыв во времени исполнения условий сделки. Один контрагент уже выполнил свою часть обязательств, второй — нет. 

Дебиторская задолженность идёт в связке с кредиторской, потому что они возникают одновременно. В нашем примере «Грут» стал дебитором, соответственно, «Мэри Поппинс» — кредитором. 

В то же время фирма «Мэри Поппинс» может сама быть дебитором, если по договору должна другим компаниям деньги или товары. 

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Подписаться

Какие есть виды дебиторской задолженности и зачем их знать

Какой бывает дебиторка, смотрите в таблице: 

В видах дебиторской задолженности следует разбираться, чтобы эффективно с нею работать. Можно не нервничать, пока задолженность срочная и до срока исполнения ещё долго. Если дата возврата близится, а денег нет, стоит напомнить должнику. 

Сомнительных долгов удастся избежать, если получить от контрагента банковскую гарантию или другое поручительство. 

Просроченные задолженности можно продать, либо предложить дебитору рассрочку.

Безнадёжные долги остаётся списать в убытки. Это одна из причин, почему дебиторкой нужно управлять. 

Проверяйте поставщиков, клиентов до сделки хотя бы через бесплатный портал ФНС. Так вы отсечёте тех, кто банкротится, ликвидирован, не платежеспособен. Для расширенной проверки есть специальные программы. Например, используйте бесплатный сервис проверки контрагентов Делобанка. Он анализирует данные из 62 источников и определяет ненадёжные компании, фирмы-однодневки. Проводите анализ даже действующих партнёров, чтобы успеть попасть в реестр кредиторов, если партнёр начнёт процедуру банкротства.

Как управлять дебиторкой 

Для начала оцените ликвидность дебиторской задолженности — как быстро долги превращаются в деньги. Для анализа ликвидности используют коэффициент оборачиваемости дебиторки. Его рассчитывают по формуле: 

Единого показателя ликвидности, который считался бы эталонным, нет. Чем выше уровень ликвидности, тем быстрее дебиторы возвращают долги. Надо учитывать, что быстро долги отдают мелкие и средние контрагенты. Крупные поставщики, заказчики платят по соглашению долго — из-за бюрократических процедур. Чтобы анализ ликвидности был объективным для бизнеса, учитывайте:

• кто ваши партнёры;

• в какой сфере вы работаете;

• как меняется коэффициент оборачиваемости от квартала к кварталу

Оформляйте с контрагентами не типовые, а индивидуальные договоры. Если фирма надёжная, можно дать отсрочку оплаты. Есть сомнения в платежеспособности покупателя — лучше договориться о предоплате. Прописывайте в тексте финансовые санкции за нарушение условий сделки: штрафы, неустойки. Чтобы крупный долг точно вернули, его можно застраховать в страховой компании, либо воспользоваться посредничеством банка — аккредитивом.

Посмотрим, как можно управлять дебиторскими задолженностями.

Инвентаризация. Это не способ управления, а скорее, подготовительный этап. Инвентаризация помогает уточнить, кто и сколько должен предприятию, почему возникла задолженность, пытались ли связаться с дебитором, что он ответил. 

Оценка собственного финансового положения. Кредитору нужно понимать, способен он дальше давать контрагентам отсрочки платежей, авансы, займы и в каком количестве. Может оказаться, что нужен займ или кредит, чтобы покрыть кассовый разрыв. 

Работа с должниками. Первый этап — переговоры: тогда станет ясно, почему контрагент не платит. Если у него тяжёлое финансовое состояние, можно предложить рассрочку. 

Старайтесь получать от дебиторов гарантийные письма: так будет проще доказать право на оплату, если дойдёт до суда. 

Безнадёжные долги — с истёкшим сроком давности — можно возродить, если дебитор согласится подписать акт взаимосверки расчётов. Тогда срок давности начнётся заново. Однако возобновить задолженность с 10-летним сроком исковой давности не получится. 

Взыскание. Возможность решить дело мирно — направить должнику претензию и прописать в ней срок оплаты. Если ответ отрицательный или ответа нет, обратитесь в арбитражный срок. 

По спорам на сумму до 500 тысяч руб. можно подать заявление о выдаче судебного приказа. Рассмотрения спора не будет: судья просто выдаст приказ о взыскании. 

Есть вариант, чтобы дело рассмотрели упрощенно: без судебного заседания. Это возможно, когда сумма иска не превышает:

• 1,2 млн. для организаций;

• 600 тысяч для ИП