Что такое дебиторская задолженность

Дебиторка — это актив особого рода. Его нельзя пустить на зарплату, закупить на него материалы или оплатить им налоги. По своей сути дебиторская задолженность — это замороженные деньги, которые временно работают не на вас, а на вашего контрагента. В этой статье мы разберемся с теорией, дадим пошаговый план по наведению порядка в долгах и расскажем, как быстро закрыть кассовый разрыв, если дебиторка уже создала проблемы с ликвидностью.

Что такое дебиторская задолженность? 

Представьте, что вы отгрузили товар с отсрочкой платежа. В отчете о прибылях вы уже увидели выручку и даже заплатили с нее налоги. Но денег на счете нет. Вы не можете ими воспользоваться. В это время вам нужно платить поставщику за сырье, выдавать зарплату сотрудникам и перечислять взносы в налоговую. Вот он — классический кассовый разрыв, который напрямую вытекает из неконтролируемой дебиторской задолженности.

Управление дебиторкой — это не просто бухгалтерский учет. Грамотный руководитель всегда видит разницу между прибылью на бумаге (которая включает в себя долги) и реальными денежными потоками.

Кто и почему должен вашей компании?

Понимание структуры дебиторской задолженности — первый шаг к эффективному управлению. Категории должников и долги, которые входят в состав дебиторки, представлены в таблице ниже.  

Анализируя дебиторку по этим группам, вы сможете точечно выявлять проблемы: где-то нужно ужесточить контроль за авансами, а где-то — пересмотреть условия работы с клиентами.

Срочно нужны деньги на развитие, пока ваши собственные средства зависли в долгах клиентов? Не ждите, пока контрагенты рассчитаются — действуйте сейчас.

Рекомендуем попробовать Делобанк

Когда ваши активы превращаются в долги — появление дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — это «моментальный снимок» ваших бизнес-процессов, который показывает, где ваши деньги временно находятся. Она возникает в тот самый момент, когда ваша компания выполнила свою часть сделки, а встречное исполнение обязательств, будь то оплата, отгрузка или оказание услуги, только предстоит.

Представьте себе эстафету: вы передали  палочку, но ваш партнер еще не побежал. Ваш километр уже пройден, а его — нет. В бизнесе эта «палочка» — ваши товары, услуги или деньги, и пока контрагент не совершит встречное действие, они формально принадлежат ему, но юридически — все еще вам.

В 2025 году этот переходный момент наступает в самых разнообразных ситуациях:

• Вы — инициатор доверия. Вы перечисляете аванс поставщику, чтобы забронировать для себя сырье или место в графике. Ваши деньги уже ушли, а ценность вы получите позже.

• Вы — стратег роста. Вы предоставляете клиенту отсрочку, чтобы дать ему «подышать» и принять товар, а уже потом собрать платеж. Вы получили клиента, но пока не получили его деньги.

• Вы — финансовый партнер. Вы выдаете заем сотруднику или другой компании. Ваш капитал работает на них, а возвращаться к вам будет по частям.

• Вы — максималист. Случайно переплатили налоги или зарплату? Теперь государство или ваш сотрудник временно должны вам. Это тоже дебиторка, хоть и не всегда желаемая.

Управление дебиторской задолженностью требует стратегического подхода уже на этапе формирования договорных отношений. Распространенное заблуждение заключается в том, что проблема возникает исключительно при просрочке платежа. В действительности ее истоки закладываются в момент подписания контракта.

Критической ошибкой является использование единых шаблонов договоров для всех контрагентов. Условия оплаты должны быть дифференцированы в зависимости от надежности партнера: вновь созданной компании и организации с пятилетней историей работы требуют различных подходов к установлению кредитных лимитов.

Эффективным инструментом контроля является установление в договоре четких параметров: срока отсрочки платежа и предельной суммы задолженности. При превышении установленного лимита поставки должны автоматически приостанавливаться до частичного погашения долга..

Отличие дебиторской задолженности от кредиторской

Если представить каждую сделку в виде весов, то дебиторская и кредиторская задолженность — это два противоположных плеча. Они рождаются одновременно и всегда равны друг другу по сумме, но несут совершенно разную смысловую нагрузку для вашего бизнеса.

Дебиторская задолженность (ДЗ) — это актив. Ваша дебиторка — это ваши будущие деньги. В балансе она стоит в левой части, среди имущества компании, потому что теоретически должна превратиться в реальные средства. 

Кредиторская задолженность (КЗ) — это пассив. Ваша кредиторка — это ваши будущие платежи. Она отражается в правой части баланса, среди источников формирования этого имущества. По сути, КЗ — это бесплатный и часто невольный кредит, который вам предоставили поставщики, государство (в виде начисленных, но еще не уплаченных налогов) или сотрудники (в виде начисленной, но еще не выданной зарплаты). Это чужие деньги, которые вы временно используете в обороте.

Как классифицировать дебиторскую задолженность

Не все долги одинаковы: одни — это рабочий инструмент, другие — тревожный сигнал, а третьи — уже почти потери. Разложив дебиторскую задолженность по полочкам, вы сможете точно оценить риски и направить усилия туда, где это действительно необходимо. ДЗ классифицируется описанным далее образом.

По срочности погашения:

• Краткосрочная (текущая) ДЗ (< 12 месяцев). Сюда относятся стандартные отсрочки платежей клиентам, выданные авансы поставщикам с коротким циклом поставки, подотчетные суммы на командировки. 

• Долгосрочная ДЗ (> 1 года). Такие активы уже больше похожи на финансовые вложения. Сюда включены выданные на несколько лет займы дочерним компаниям или сотрудникам, долгосрочные авансы подрядчикам на масштабные проекты, инвестиции в оборудование с длительным циклом производства. 

По соблюдению сроков: 

• Срочная (нормальная) задолженность. Период отсрочки, прописанный в договоре, еще не вышел. Деньги за отгруженный товар должны поступить через 14 дней? До истечения этого срока долг считается нормальным и не требует вашего вмешательства, только мониторинга.

• Просроченная задолженность. Это точка, где нормальная дебиторка превращается в проблемную. С этого момента должен запускаться регламент взыскания — от напоминания и начисления пеней до передачи дела юристам.

По наличию гарантий:

• Необеспеченная дебиторка. Стандартная ситуация для большинства сделок — вы работаете на основании доверия и подписанного договора. Риск полностью лежит на вашей компании. Если контрагент не заплатит, взыскать долг будет сложно.

• Обеспеченная дебиторка. В качестве гарантии может выступать залог имущества дебитора, банковская гарантия или поручительство третьего лица. Это значительно снижает риски и повышает шансы на возврат средств даже в случае проблем у должника.

По вероятности возврата: 

• Сомнительный долг. Это любая просроченная и необеспеченная задолженность. Шансы на возврат есть, но они малы.

• Безнадежный долг. Долг, который с высокой вероятностью никогда не будет возвращен. К этой категории имеют отношение долги, у которых истек срок исковой давности (3 года с момента последнего признания долга должником) или должник ликвидирован или признан банкротом.

Проверьте себя!

1. Знаете ли вы, какая доля вашей дебиторки просрочена более чем на 90 дней?

2. Есть ли у вас резерв по сомнительным долгам?

Если эти вопросы вызывают затруднения — самое время провести инвентаризацию. Следующий раздел подскажет, с чего начать.

Как взять дебиторскую задолженность под контроль и снизить риски

Управление дебиторской задолженностью — это выстраивание системы, в рамках которой каждый долг либо работает на вас, либо надежно застрахован. Чтобы построить такую систему в 2025 году, стоит обратить внимание на перечисленные ниже  аспекты.

1. Финансовая гигиена.

Прежде чем применять сложные инструменты, наведите порядок в базовых процессах. Это бесплатно, но эффективно. Не реже раза в неделю формируйте реестр старения дебиторки. Он наглядно покажет, сколько долгов просрочено на 1—30 дней и больше трех месяцев. Ежемесячные акты сверок с ключевыми контрагентами — это еще и мягкий способ напомнить о себе, оперативно выявить разногласия.

Установите четкие лимиты кредитования для каждого клиента или типа контрагента. Новому партнеру — минимальная отсрочка, проверенному и надежному — увеличенная, но все же ограниченный лимит. Автоматически блокируйте отгрузки при превышении лимита.

2. Проактивная защита: до того, как отгрузили товар

Лучший способ снизить дебиторку — не допускать появления плохих долгов. Проверка контрагента перед сделкой необходима, для минимизации рисков в бизнесе используйте услугу проверки контрагентов от Делобанка. Запрос выписки из ЕГРЮЛ, анализ сайта и отзывов, использование платных сервисов оценки финансового состояния — это отсекает 90 % мошенников и недобросовестных партнеров.

Детально прописывайте в договоре срок оплаты и жесткие санкции за просрочку: неустойку за каждый день, право на односторонний отказ от исполнения договора при длительной задержке. Сам факт наличия таких условий дисциплинирует.

3. Финансовые инструменты: перекладываем риски на профессионалов.

Когда обороты растут, одних договоренностей мало. Подключите технологии:

• Аккредитив — арбитр для сделок с незнакомыми партнерами. Покупатель резервирует деньги в банке. Банк вас уведомляет. Вы спокойно отгружаете товар. Чтобы получить оплату, вы предоставляете банку документы, подтверждающие отгрузку (транспортные накладные, акты). Банк проверяет документы и только тогда перечисляет деньги. Это страхует обе стороны от обмана.

• Факторинг без регресса — «скорая помощь» для роста. Вы отгружаете товар с отсрочкой, сразу же уступаете право требования долга фактору (банку или финансовой компании) и получаете на счет до 95 % от суммы. Фактор берет на себя риски неплатежа и сам ведет работу с должником. Вы можете начать пользоваться деньгами сразу, а не через месяцы. 

Факторинг — это мощный инструмент, который нивелирует риски и мгновенно превращает ваши долги в живые деньги. Это позволяет не ждать месяцами оплаты от контрагента, а продолжать расти, финансируя новые закупки и проекты.

Сравните:

• Ждать оплаты от клиента 60 дней — ваши деньги работают на него.

• Получить 95 % от суммы долга за 2 дня через факторинг — ваши деньги работают на вас.

Как правильно списать дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность — это балласт. Она искажает отчетность, маскирует реальные доходы и привлекает внимание налоговиков. Правильное списание — это часть финансовой гигиены.

Неоспоримые основания для списания:

• прошел срок исковой давности;

• юрлицо ликвидировано (выписка из ЕГРЮЛ), должник-физлицо — банкрот или умер;

• отказ со стороны пристава — есть официальное постановление о невозможности взыскания.

Алгоритм списания дебиторской задолженности

1. Руководитель издает приказ, проводится комиссия, формируется акт по форме ИНВ-17. На данном этапе фиксируются сумма, должник и причина задолженности.

2. К акту прикладываются доказательства. Просрочка по сроку давности требует хронологии неплатежей и отсутствия контакта, по ликвидации — свежей выписки, по решению пристава — постановления.

3. Руководитель подписывает итоговый документ на основе акта и доказательств.

4. Производится списание указанной суммы.

Проверьте состояние дебиторской задолженности и получите понятный отчет о финансовом положении ваших контрагентов. 

Использовать бесплатный сервис проверки контрагентов Делобанка

Налоги: можно ли сэкономить

При наличии правильного пакета документов списанная сумма — внереализационный расход (ст. 265 НК РФ). Он уменьшает налог на прибыль. Но будьте готовы, что налоговая запросит ваше «досье» и будет придирчиво его изучать. Без доказательств расход не примут.

Списание долга — это финальный этап, до которого лучше не доводить. Гораздо эффективнее и выгоднее выстроить работу так, чтобы безнадежные долги не появлялись.

Автоматизируйте управление финансами с онлайн-сервисами Делобанка. Борьба с дебиторской задолженностью требует четких регламентов и современных инструментов. Чтобы контролировать долги и платежи было проще, используйте цифровые сервисы Делобанка.

Наша деятельность ведется на основании официальных лицензий и аккредитаций, подтверждающих статус и надежность банка. Вся документация, включая сведения о разрешениях и регистрациях, наградах, доступна для ознакомления в разделе «Лицензии и свидетельства».

Экономьте время и снижайте риски, интегрируя финансовые услуги в повседневную операционную деятельность вашей компании.

Ключевые сервисы для вашего бизнеса:

• мгновенная аналитика и контроль cash flow;

• автоматизация платежей и расчетов;

• безопасные и выгодные сделки с контрагентами;

• онлайн-эквайринг для быстрого получения денег.

Посмотреть все услуги и подключить нужные сервисы можно на этой странице.

Откройте расчетный счет в нашем банке и получите современные инструменты для контроля дебиторской задолженности. Управляйте финансами эффективно, а свободные средства направляйте на развитие бизнеса.

Открыть счет онлайн за 5 минут