Чек при эквайринге — нужен или нет?
Дискуссии о том, нужен ли фискальный чек при онлайн-оплате и есть ли необходимость его сохранять, ведутся с начала нулевых. В 2003 году был принят закон № 54-ФЗ, который определил использование кассовых аппаратов при оплате товаров или услуг банковской картой либо наличными. Но этот закон не учел главного: технологии постоянно обновляются, в частности, возможность онлайн-оплаты появилась не так давно. До 2016 года в рамках этого закона фискальный чек не требовался при непосредственном переводе денежных средств на счет фирмы.
Однако в 2016 году вышел федеральный закон № 290, в котором черным по белому написано, что чек необходим при любом способе оплаты, в том числе и тогда, когда речь идет о выплате выигрышей по лотерейным билетам и получении платного контента (игры, книги, софт и т.д.)
Поэтому в настоящее время чеки при эквайринге однозначно нужны. Однако не все из них нужно хранить долгие годы.
Сколько должны храниться фискальные чеки?
Все первичные кассовые документы по закону должны сохраняться в течение 5 лет. Это правило действует с 2007 года.
Между тем, в законе есть исключение для копий товарных чеков и использованных кассовых чеков: у них срок хранения составляет всего 10 дней. Хранением чеков по эквайрингу занимается материально ответственное лицо. При этом стоит учитывать, что Z-отчеты с ККМ (в том числе с POS-терминалов) относятся к первичным документам, срок хранения которых — 5 лет.
В рамках стандартного договора эквайринга предусмотрен срок хранения чеков и всех документов, подтверждающих факт совершения сделки или расходов, — 3 года. При этом чеки (слипы) передаются в банк не позднее чем в течение 3 дней со дня получения запроса от банка.
И для чего надо хранить чеки?
В первую очередь, это нужно самой компании. Аккуратно сохраненные чеки помогут избежать штрафа от налоговой, пригодятся для урегулирования спорных ситуаций с клиентами, для возврата денег, а в некоторых случаях — для проверки статуса платежа.
Кроме того, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату. При правильном хранении чеков это займет у вас совсем немного времени.
Как правильно хранить чеки?
Современные кассовые аппараты обычно печатают чеки на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают и с этим ничего нельзя сделать. Чтобы вся важная информация не исчезла через некоторое время, необходимо соблюдать два нехитрых правила.
- Делайте ксерокопии чеков. При этом оригинал прикладывается к копии, которая заверяется ответственным лицом и печатью компании. Даже если чек полностью выцвел, в таком виде он все равно действителен. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.
- Складывайте чеки в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам.
Передача слип-чеков в банк
Сверка итогов по POS-терминалу происходит ежедневно. В банк-эквайрер уходит вся информация по проведенным операциям. При этом банк может прислать запрос на предоставление слип-чека и уточнение деталей операции — как правило, для профилактики мошенничества со стороны покупателей.
