С онлайн-кассами, на которые перешли российские предприниматели, не всегда могут разобраться даже продвинутые кассиры. Новинка требует от работников хотя бы элементарных технических навыков. И чтобы дорогостоящая контрольно-кассовая техника (ККТ) не выходила из строя, а налоговая не наказала за некорректное использование аппаратов, стоит потратить время на обучение персонала.
Четкой и строгой инструкции по допуску к работе с онлайн-кассой сегодня не существует. По крайней мере, налоговая инспекция не требует от предпринимателей внутреннего документа, в котором расписаны права и обязанности кассира. Но некоторые моменты обязательны к исполнению.
С чего начинается работа кассира?
К работе с ККТ допускаются только сотрудники, которые прошли инструктаж и изучили «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». Эти правила были сформулированы и утверждены Минфином РФ более 20 лет назад (письмо Минфина № 104 от 30.08. 1993 года), но остались в силе и не вступили в противоречие с федеральным законом (ФЗ-54), который регулирует использование современных онлайн-касс.
Издавать внутренний документ или приказ, посвященный обучению кассиров, совсем не обязательно. Достаточно завести журнал, в котором персонал своей подписью подтвердит, что ознакомлен с правилами работы на ККТ.
Второй важный пункт — заключить с работником договор о полной материальной ответственности. Найти на просторах интернета типовой документ не составит труда. Этот момент законодательно не прописан, но подстраховаться — разумно.
Третий постулат частично перекликается с материальной ответственностью кассира. Речь идет о создании внутренних правил для работников. Лучше четко и заранее прописать все «нельзя» и «запрещается». Например, нельзя нарушать целостность корпуса ККТ, запрещено допускать к технике третьих лиц, самостоятельно вносить изменения в программное устройство ККТ, оставлять онлайн-кассу без присмотра, самостоятельно менять реквизиты чека, перенастраивать запрограммированное в кассе время и т. д.
Как правильно открыть смену?
И вот недолгий, но ответственный момент обучения позади. Кассир приступает к работе. К началу смены работник должен получить ключи от денежного ящика, разменные купюры и «расходники» — чековую ленту, ленту для печатающего устройства.
Задача кассира — не забыть сформировать «пустой» чек об открытии смены, который автоматически зафиксирует оператор фискальных данных. Только после этого можно начинать работать с покупателями.
Чтобы избежать конфликтов с клиентами, кассир до пробивки чека обязан вслух назвать сумму покупки, а получив деньги, также проговорить сумму сдачи и выдать ее вместе с чеком или бланком строгой отчетности.
Как закрыть смену?
Важно также правильно оформить закрытие кассовой смены. И тут есть нюанс: отчет о закрытии смены, который также «улетает» оператору фискальных данных, должен быть сформирован не позднее 24 часов после ее начала. Другими словами, даже если предприниматель работает круглосуточно, раз в сутки кассу нужно официально закрыть. И если надо, то тут же открыть ее снова.
Кому и как именно кассир сдает выручку — решает сам владелец бизнеса. Также добровольным считается выполнение некоторых правил из вышеуказанного письма Минфина. Речь идет о том, как правильно выключить ККТ, кому и как передать отчет о завершившейся смене.
